Wie das Regionale Pflegezentrum Baden Administration, Pflege und Alterswohnungen in einer Lösung vereint
• min Lesezeit
Was zeichnet das Regionale Pflegezentrum Baden aus?
Martin Haefeli: Mit rund 450 Mitarbeitenden und etwa 280 Pflegeplätzen sind wir ein grosses, spezialisiertes Pflegezentrum. Was uns besonders macht, ist die Vielfalt unserer Angebote. Neben der klassischen Langzeitpflege bieten wir verschiedene Spezialisierungen an, etwa in der Demenzpflege, der Gerontopsychiatrie oder in der Schwerstpflege. Zusätzlich bauen wir mit Alterswohnungen ein neues Geschäftsfeld auf.
Wie sah Ihre Ausgangssituation vor der Einführung der Abacus Software aus?
MH: Früher war vieles noch manuell organisiert. Es wurde mit Papier gearbeitet, Listen wurden von Hand geführt und Informationen mehrfach erfasst. Das führte im Alltag dazu, dass vieles doppelt lief oder Informationen an verschiedenen Orten zusammengesucht werden mussten. Mit der Einführung der Abacus Software im Jahr 2012 wurden Prozesse schrittweise digitalisiert und in ein zentrales System zusammengeführt.
Welche Rolle spielt Abacus heute bei Ihnen?
MH: Abacus ist heute die zentrale Plattform in unserem Unternehmen. Sämtliche Prozesse rund um Finanzen, HR und Administration werden darüber abgewickelt, von der Finanzbuchhaltung über die Lohnverarbeitung bis hin zur Bewohneradministration.
Im HR nutzen wir zusätzlich das Bewerbermanagement sowie das Mitarbeiterportal MyAbacus. Damit können unsere Mitarbeitenden beispielsweise ihre Lohnausweise einsehen oder persönliche Daten selbstständig verwalten, was den administrativen Aufwand deutlich reduziert.
Seit Kurzem zählen wir auch AbaImmo zu unserem Abacus-Portfolio.
«Alle Daten greifen ineinander: Wird ein Kunde einmal erfasst, bleibt er in allen Bereichen derselbe.»
Martin Haefeli, Leitung Finanz- und Rechnungswesen, CFO im Regionalen Pflegezentrum Baden
Sie sind der 500. AbaImmo Kunde, wie kam AbaImmo bei Ihnen ins Spiel?
MH: Mit dem Aufbau von Alterswohnungen ist für uns ein neues Geschäftsfeld entstanden. Neben der Pflege bewirtschaften wir künftig auch Wohnungen, Parkplätze und Gewerbeflächen. Da wir bereits seit 2012 mit Abacus arbeiten und sehr zufrieden sind, lag es für uns nahe, auch diesen Bereich mit einer Abacus-Lösung abzudecken. AbaImmo unterstützt uns aktuell vor allem in der Aufbauphase, etwa bei der Verwaltung der Objekte, der Erstellung der Mietverträge sowie der Vorbereitung der Vermietung.
Sobald die ersten Mieterinnen und Mieter eingezogen sind, werden auch die laufenden Prozesse wie Mietverrechnung, Nebenkostenabrechnungen oder Mahnläufe vollständig über AbaImmo abgewickelt. Ein grosser Vorteil ist die direkte Integration in die Finanzbuchhaltung. So können wir die Prozesse von Anfang an sauber im System aufbauen.
Welchen Mehrwert bringt Abacus als integrierte Lösung?
MH: Der grösste Vorteil liegt im zentralen Datenstamm. Bewohner, Angehörige, Mietende, Mitarbeitende und Lieferanten werden zentral geführt. Dadurch greifen die Prozesse ineinander und Informationen müssen nicht mehrfach erfasst werden.
Gerade bei Übertritten von Personen, etwa von einer Alterswohnung ins Pflegezentrum, ist das spürbar, weil die Informationen bereits vorhanden sind. Auch für die Finanzbuchhaltung und Auswertungen ist die Integration ein grosser Vorteil, da alle Daten zentral an einem Ort sind.
Was hat sich durch den Einsatz der Abacus Software am stärksten verändert?
MH: Vor allem die Arbeitsweise im administrativen Bereich. Früher wurde vieles auf Papier festgehalten und mehrfach geführt. Heute arbeiten wir direkt im System. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt im Alltag für deutlich mehr Übersicht.
Welche Erweiterungen in der Produktpalette planen Sie in Zukunft?
MH: Das Regionale Pflegezentrum Baden entwickelt sich mit neuen Angeboten und zusätzlichen Kapazitäten laufend weiter. Ein aktuelles Thema ist die Zeiterfassung in Verbindung mit der Personaleinsatzplanung. Gerade im Pflegebereich mit Schichtbetrieb, unterschiedlichen Pensen und kurzfristigen Einsätzen ist die Planung sehr anspruchsvoll. Mit der Personaleinsatzplanung sehen wir hier eine gute Möglichkeit, diese Prozesse künftig besser abzubilden und zu vereinfachen.
Fazit
MH: Für das Regionale Pflegezentrum Baden ist Abacus heute die zentrale Plattform, auf der alles zusammenläuft.
Die Kombination aus AbaCare, AbaImmo und den klassischen ERP-Funktionen sowie zusätzlichen HR- und Planungstools ermöglicht es, unterschiedlichste Anforderungen in einer Lösung abzubilden.
«Abacus ist innovativ, zuverlässig und praxisorientiert. Und vor allem: Es ist alles aus einem Guss.»
Über Martin Haefeli:
Martin Haefeli ist CFO des Regionalen Pflegezentrums Baden und verantwortet das Finanz- und Rechnungswesen sowie das Controlling. In seiner Funktion befasst er sich täglich mit finanziellen Fragestellungen, Budgetierung und strategischen Entscheidungen. Zudem begleitet er die Weiterentwicklung administrativer Prozesse und die Digitalisierung innerhalb der Institution.
Über das Regionale Pflegezentrum Baden:
Das Regionale Pflegezentrum Baden gehört zu den grösseren unabhängigen Pflegezentren der Schweiz. Mit rund 450 Mitarbeitenden und aktuell etwa 280 Pflegeplätzen bietet es ein breites Spektrum an spezialisierten Pflegeleistungen, darunter Demenzpflege, Gerontopsychiatrie und Schwerstpflege.
Ergänzt wird das Angebot durch neue Alterswohnungen, mit denen das Pflegezentrum sein Leistungsportfolio gezielt erweitert. Damit vereint die Institution verschiedene Bereiche unter einem Dach und entwickelt sich kontinuierlich weiter.
Möchten auch Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten?
Erfahren Sie, wie Abacus unterschiedliche Bereiche in einer integrierten Lösung verbindet und Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt.
Nichts verpassen
Im Newsletter stellen wir Ihnen die neuesten Innovationen, Entwicklungen und Produkte der Abacus vor. Sie profitieren von Informationen aus erster Hand.