Comment le Centre régional de soins de Baden réunit administration, soins et logements pour personnes âgées au sein d'une solution unique

Qu’est-ce qui caractérise le Centre régional de soins de Baden ?

Martin Haefeli : Avec environ 450 collaborateurs et quelque 280 places de soins, nous sommes un grand centre de soins spécialisé. Ce qui nous distingue, c’est la diversité de nos prestations. Outre les soins de longue durée classiques, nous proposons plusieurs spécialisations, notamment dans les domaines de la démence, de la gérontopsychiatrie et des soins intensifs. Par ailleurs, nous développons actuellement un nouveau secteur d’activité avec les logements pour personnes âgées.

Quelle était votre situation initiale avant l’introduction du logiciel Abacus ?

MH : À l’époque, de nombreuses tâches étaient encore gérées manuellement. Nous travaillions avec des documents papier, des listes tenues à la main et des informations saisies à plusieurs reprises. Cela entraînait des doublons et obligeait souvent à rechercher des données à différents endroits. L’introduction d’Abacus en 2012 nous a permis de numériser progressivement nos processus et de les regrouper au sein d’un système centralisé.

Quel rôle joue Abacus aujourd’hui au sein du Centre Régional de soins ?

MH : Abacus constitue la plateforme centrale de notre établissement. Tous les processus liés aux finances, aux ressources humaines et à l’administration y sont gérés, de la comptabilité financière au traitement des salaires en passant par la gestion des résidents.
Dans le domaine du RH, nous utilisons également la gestion des candidatures ainsi que le portail des employés MyAbacus. Celui-ci permet notamment à nos collaborateurs de consulter leurs certificats de salaire ou de gérer eux-mêmes leurs données personnelles, ce qui réduit considérablement la charge administrative.
Depuis peu, AbaImmo complète également notre environnement Abacus.

Vous êtes le 500e client d’AbaImmo. Comment avez-vous découvert cette solution ?

MH : La construction de logements pour personnes âgées a ouvert un nouveau champ d’activité pour notre établissement. À l’avenir, nous gérerons non seulement des prestations de soins, mais aussi des appartements, des places de stationnement et des surfaces commerciales. Comme nous utilisons Abacus depuis 2012 avec entière satisfaction, il nous a semblé naturel de couvrir également ce nouveau domaine avec une solution du même fournisseur. Actuellement, AbaImmo nous soutient surtout dans la phase de mise en place, notamment pour la gestion des objets, l’établissement des baux et la préparation des locations.
Lorsque les premiers locataires auront emménagé, les processus récurrents, tels que la facturation des loyers, les décomptes des charges ou les rappels, seront eux aussi entièrement gérés dans AbaImmo. Son intégration directe à la comptabilité financière représente un avantage majeur, puisqu’elle nous permet de structurer clairement nos processus dès le départ.

Quelle valeur ajoutée apporte Abacus en tant que solution intégrée ?

MH : Le principal avantage réside dans la base de données centrale. Les résidents, les proches, les locataires, les collaborateurs et les fournisseurs sont gérés au même endroit. Les différents processus s’articulent ainsi naturellement entre eux et les informations ne doivent être saisies qu’une seule fois.
Cet avantage est particulièrement visible lors du passage d’une personne d’un logement pour seniors à un centre de soins, puisque toutes les données nécessaires sont déjà disponibles. Cette intégration facilite également le travail de la comptabilité financière et l’établissement des différents décomptes, toutes les informations étant centralisées dans un seul système.

Qu'est-ce qui a le plus changé depuis la mise en place d’Abacus ?

MH : Avant tout, notre manière de travailler dans l’administration. Auparavant, de nombreux documents existaient sous forme papier et étaient gérés en plusieurs exemplaires. Aujourd’hui, nous travaillons directement dans le système. Nous gagnons ainsi du temps, réduisons les risques d’erreur et bénéficions d’une bien meilleure vue d’ensemble au quotidien.

Quels développements prévoyez-vous pour l’avenir ?

MH : Le Centre régional de soins de Baden poursuit son développement avec de nouvelles offres et des capacités supplémentaires. L’un des projets actuels concerne la gestion du temps en liaison avec la planification du personnel. Dans le secteur des soins, cette tâche est particulièrement complexe en raison du travail en équipes, des différents modèles horaires et des missions de dernière minute. Nous voyons dans les solutions de planification du personnel une réelle opportunité de simplifier et d’optimiser ces processus à l’avenir.

Conclusion

MH : Aujourd’hui, Abacus est la plateforme centrale du Centre régional de soins de Baden, celle où toutes les informations convergent.
La combinaison d’AbaCare, d’AbaImmo, des fonctions ERP classiques ainsi que des outils RH et de planification nous permet de répondre à des besoins très variés au sein d’un environnement unique.