«Das Zusammenspiel zwischen innosolv und Abacus funktioniert in der Praxis sehr gut.»

Seit wann ist AbaGovernment bei der Stadt Aarau im Einsatz und weshalb fiel die Wahl auf Abacus?

Gerhard Zehnder: Das Projekt startete 2022. Der Go-live erfolgte gestaffelt bis 2023 und seither bauen wir die Lösung laufend weiter aus. Für uns war wichtig, eine etablierte Lösung zu wählen, die in Schweizer Städten und Gemeinden bereits breit eingesetzt wird. Gleichzeitig spielte die Integration mit unseren Fachapplikationen eine zentrale Rolle. Beispielsweise arbeiten wir im Einwohnerwesen mit innosolvcity. Das Zusammenspiel zwischen innosolv und Abacus funktioniert sehr gut und ermöglicht einen durchgängigen Datenaustausch. Auch weitere Fachlösungen wie unsere Grabverwaltung sind über Schnittstellen integriert.

Welche Herausforderungen brachte die Einführung mit sich?

GZ: Die Stadt Aarau ist eine sehr vielfältige und dezentrale Organisation. Neben der eigentlichen Stadtverwaltung gehören unter anderem der Werkhof, das Schwimmbad, die Schulen sowie die Ortsbürgergemeinde dazu. Insgesamt arbeiten rund 750 Mitarbeitende in sehr unterschiedlichen Bereichen. Aus diesem Grund haben wir die Einführung bewusst Schritt für Schritt umgesetzt. Gleichzeitig wollten wir die Verantwortung für die einzelnen Anwendungen stärker in die Fachabteilungen bringen. Heute verfügt jedes Abacus Modul über eine verantwortliche Person aus dem jeweiligen Fachbereich. Besonders wichtig war, dass wir nicht einfach das bestehende System eins zu eins ersetzt haben. Wir haben die Gelegenheit genutzt, unsere Prozesse gesamthaft zu hinterfragen und neu zu gestalten.
 

Wie haben die Mitarbeitenden auf die neue Lösung reagiert?

GZ: Natürlich bedeutete die Umstellung zunächst Veränderung. Das zeigt sich besonders gut im Immobilienbereich. Früher wurden viele Prozesse mit Excel und Papier abgewickelt. Heute erfolgen beispielsweise Wohnungsabnahmen direkt auf dem Tablet. Das erforderte ein Umdenken. Mit AbaGovernment arbeiten wir heute schneller und verfügen über deutlich mehr Daten und Informationen. Den grössten Nutzen erzielt man jedoch erst, wenn Prozesse ganzheitlich betrachtet und die neuen Möglichkeiten im Arbeitsalltag konsequent genutzt werden. Dafür braucht es Offenheit für Veränderungen.

Welche Funktionen schätzen Sie an AbaGovernment besonders?

GZ: Für uns ist vor allem die modulübergreifende Integration ein grosser Vorteil. Die verschiedenen Abteilungen arbeiten enger zusammen, weil sie auf derselben Datenbasis arbeiten. Gerade in einer öffentlichen Verwaltung spielen Transparenz und Nachvollziehbarkeit eine zentrale Rolle. Wir unterliegen gesetzlichen Vorgaben und werden regelmässig durch den Kanton auditiert. Deshalb müssen wir jederzeit nachvollziehen können, wer welche Daten einsehen oder bearbeiten darf. Die Benutzerverwaltung im Abacus unterstützt diese Anforderungen zuverlässig.

Welche Vorteile bietet Ihnen AbaGovernment im Finanzbereich?

GZ: Die Digitalisierung unserer Kreditorenprozesse hat den Arbeitsalltag deutlich vereinfacht. Früher wurden Rechnungen physisch von Abteilung zu Abteilung weitergereicht. Heute erfolgt der gesamte Freigabeprozess digital. Das spart Zeit und schafft jederzeit Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand. Auch der digitale Rechnungseingang und die Budgetierung erleichtern unsere tägliche Arbeit erheblich. Im Debitorenbereich erstellen wir unsere Rechnungen weiterhin in innosolvcity. Das Mahnwesen und die Debitorenverwaltung erfolgen anschliessend in Abacus. Dank der nahtlosen Integration werden die relevanten Daten automatisch übernommen. Das Zusammenspiel zwischen innosolv und Abacus funktioniert in der Praxis sehr gut.

Wo sehen Sie weiteres Potenzial für Digitalisierung und Automatisierung?

GZ: Neue Digitalisierungsprojekte entstehen bei uns aus den Fachabteilungen. Dort werden Bedürfnisse eingebracht, die wir gemeinsam ganzheitlich beurteilen. Wir betrachten dabei nicht nur einzelne Prozesse, sondern immer auch die umliegenden Systeme und neue Möglichkeiten innerhalb der Abacus Software. Ein aktuelles Beispiel ist die Einführung von DeepBox für weitere digitale Prozesse. Auch künstliche Intelligenz beschäftigt uns intensiv. Als öffentliche Verwaltung müssen wir neue Technologien besonders sorgfältig prüfen. Datenschutz, Informationssicherheit und der Datenfluss werden vor jedem Einsatz detailliert bewertet. Erst wenn diese Anforderungen erfüllt sind, können neue Lösungen produktiv eingesetzt werden.

Was macht AbaGovernment für Sie zur passenden Lösung für eine öffentliche Verwaltung?

GZ: Eine öffentliche Verwaltung unterscheidet sich in vielen Bereichen von einem klassischen Unternehmen. Gesetzliche Vorgaben, Datenschutz und Revisionssicherheit haben bei uns einen besonders hohen Stellenwert. AbaGovernment verbindet diese Anforderungen auf einer gemeinsamen Plattform. Gleichzeitig profitieren wir von einer modernen Arbeitsumgebung, die auch für neue Mitarbeitende attraktiv ist. Viele kennen Abacus bereits aus der Privatwirtschaft und finden sich dadurch schnell zurecht. Wir sind mit der Lösung sehr zufrieden und sehen grosses Potenzial, unsere Prozesse gemeinsam mit Abacus kontinuierlich weiterzuentwickeln.