Das Abacus Spesenmanagement ist für Unternehmen, welche auf eine innovative und bewährte Softwarelösung vertrauen wollen. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz wird die Spesenerfassung zum Kinderspiel. Ihre Mitarbeitenden können Spesenbelege einfach und bequem mit der Smartphone App AbaClik 3 (erhältlich im Play Store und im App Store) oder über das Mitarbeiter-Portal MyAbacus erfassen. Spesenreglemente können direkt in der Software hinterlegt und automatisch geprüft werden. Dank der nahtlosen Integration sind die Daten bereits vor Freigabe in der Finanzbuchhaltung ersichtlich.
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Das Spesenmanagement der Zukunft
Das Abacus Spesenmanagement ist für Unternehmen, welche auf eine innovative und bewährte Softwarelösung vertrauen wollen. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz wird die Spesenerfassung zum Kinderspiel. Dank der nahtlosen Integration sind die Daten bereits vor Freigabe in der Finanzbuchhaltung ersichtlich. Individuelle Spesenreglemente können in der Software hinterlegt werden und werden bei jeder Belegserfassung automatisch geprüft. Verstösse können als Warnung angezeigt werden oder die Belegserfassung komplett abgewiesen werden.
Erfassung von Spesen
Spesen können mit verschiedenen Instrumenten ortsunabhängig erfasst werden. Relevante Informationen werden mit künstlicher Intelligenz automatisch extrahiert und verarbeitet.
Datenerkennung
Belegdatum, Verkäufer, Betrag oder Mehrwertsteuer werden automatisch erfasst und einer Spesenkategorie zugeordnet.
Integration
Dank moderner APIs können sämtliche Finanzsysteme angebunden werden. Ohne Schnittstellen mit der Abacus Business Software integriert.
Kreditkarten
Transaktionen der verschiedenen Debit-/ Kreditkarten werden automatisiert abgeglichen. Anbindung an FinTech-Systeme wie YAPEAL, Revolut, etc.
Rückzahlung
Mitarbeitende erhalten den effektiv bezahlten Betrag, auch bei Fremdwährungen, innert kürzester Zeit zurück.
Rechnungen
Zu einem modernen Spesenmanagement gehören auch Rechnungen, welche automatisiert in die Kreditorenbuchhaltung verarbeitet werden.
Wann dürfen wir Sie zu unseren Kunden zählen?
Diverse Kundinnen und Kunden haben das Spesenmanagement von Abacus bereits erfolgreich in ihrem Betrieb eingeführt.
Digitaler Spesenprozess
Mit dem Abacus Spesenmanagement setzen Sie auf einen vollständig digitalen und automatisierten Spesenprozess:
Zahlung
Privates Zahlungsmittel
Die mit privatem Zahlungsmittel bezahlten Spesen können über die Lohnbuchhaltung oder Kreditorenbuchhaltung abgewickelt werden.
Abacus Debit Business Visa Karte
Zahlen Sie Ihre Spesen bequem mit der Abacaus Debit Business Visa Karte und profitieren Sie von einfachen Spesen- und Zahlungsprozessen. Sie können die einzelnen Karten und Limiten in Ihrem Unternehmen selber verwalten. Darüber hinaus sind auch virtuelle Debitkarten verfügbar.
YAPEAL
Mitarbeitende, welche ein kostenfreies YAPEAL-Konto besitzen, bekommen den ausgelegten Betrag innerhalb kürzester Zeit zurückerstattet und müssen so nie mehr Wochen oder gar Monate auf ihr Geld warten.
Firmenkreditkarten von Cornèrcard
Die Transaktionen der Firmenkreditkarten von Cornèrcard erscheinen Online und in Echtzeit auf dem Smartphone oder Mitarbeiter-Portal und werden automatisch mit dem richtigen Beleg verknüpft. Haben Sie Firmenkreditkarten anderer Anbieter im Einsatz? Auch dafür haben wir eine Lösung.
Erfassung
AbaClik 3
Beleg scannen und fertig, AbaClik 3 ist die Smartphone App zum Erfassen von Spesen. Sie nutzt neuronale Netze, um relevante Informationen aus Belegen automatisch zu extrahieren und die Daten zu strukturieren.
MyAbacus Mitarbeiter-Portal
Auf dem Mitarbeiter-Portal MyAbacus erfassen Sie Spesen im Nu. Individualisierbare Dashboards geben Ihnen zudem einen strukturierten Überblick: Kennzahlen und Reporte – mit dem Mitarbeiter-Portal MyAbacus greifen Sie in Echtzeit auf Ihr persönliches Spesencockpit zu.
Spesen per E-Mail einreichen
Zahlreiche Belege, zum Beispiel PDF-Dateien von Zug- oder Flugtickets, werden oft per E-Mail zugestellt. Mit der Funktion "Spesenbelege per E-Mail einreichen" können Sie solche Belege künftig direkt per E-Mail weiterleiten und die Spesenbuchung wird durch Abacus automatisch erstellt.
Freigabe
Ob in der Smartphone App AbaClik oder auf dem Mitarbeiter-Portal MyAbacus, ein Klick genügt und die Spesen Ihrer Mitarbeitenden sind freigegeben. Zudem erscheinen in der Freigabe nützliche Hinweise direkt aus Ihrem Spesenreglement.
Automatische Verbuchung
Dank der nahtlosen Integration in Ihr Finanzsystem sind die Daten bereits vor Freigabe in der Buchhaltung ersichtlich. Um die Verbuchung der Spesen müssen Sie sich erst gar nicht mehr kümmern. Die MWST-Sätze werden erkannt und Beträge korrekt aufgeteilt.
Rückzahlung
Ob eine Rückzahlung in Echtzeit auf das YAPEAL-Konto Ihrer Mitarbeitenden, Ende Monat via Lohn oder direkt via Kreditorenbuchhaltung, das Spesenmanagement passt sich Ihren Bedürfnissen an und lässt sich nach Belieben konfigurieren.
Spesenmanagement: Spesen-App oder Mitarbeiterportal?
Wie möchten Sie Ihre Spesen und Kreditorenabrechnungen erfassen, freigeben und weiterverarbeiten? Zusätzlich zu der Abacus Business Software gibt es folgende Möglichkeiten:
Spesen-App AbaClik 3
Für eine standortunabhängige Erfassung und Verarbeitung von Spesen, Rechnungen und mehr.
Spesenbeleg scannen und fertig! AbaClik 3 ist die Spesen-App zum Erfassen, Ändern oder Freigeben von Spesen, Reisekosten oder Kreditorenrechnungen. Zusätzlich können Sie Ihre Arbeitszeiten, Absenzen und Leistungen erfassen sowie Ihre Mitarbeiterdaten einsehen und bearbeiten.
Mitarbeiterportal MyAbacus
Mit dem Mitarbeiterportal MyAbacus können Sie Spesenbelege, Reisekosteen oder Kreditorenrechnungen einfach uploaden, erfassen und freigeben. Die Daten aus dem MyAbacus, AbaClik 3 und der Abacus Business Software werden in Echtzeit synchronisiert. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden selber entscheiden, welches Instrument sie einsetzen möchten. Im MyAbacus stehen zusätzlich Kennzahlen und Reporte zur Verfügung.
Unser Spesenmanagement
gewährleistet Integration
Ob YAPEAL, Cornèrcard, UBS, Swisscard oder weitere Anbieter, die Kreditkartentransaktionen können im System abgeglichen oder der Betrag in Echtzeit zurückbezahlt werden. Das Abacus Spesenmanagement ist nahtlos in die Abacus Business Software oder Swiss21.org integriert. Dank der Abacus Report- und Schnittstellen Engine können die Spesen in alle gängigen ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, etc. exportiert werden.
Kostenloser Beratungstermin
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Individueller Spesenprozess
Ob mit der neuen Abacus Debit Business Visa Karte, Firmenkreditkarten oder Lohnrückzahlung - mit Abacus können Sie Ihren individuellen Spesenprozess abbilden!
Spesenmanagement mit Lohnrückzahlung
Spesenmanagement mit YAPEAL
Spesenmanagement mit Firmenkreditkarten
Spesenerfassung mit AbaClik 3
Erfahren Sie, wie wir unsere Spesen ganz einfach mit AbaClik 3 erfassen – voll integriert und ohne Schnittstelle in die Abacus Business Software.
Gerne beraten wir Sie persönlich
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