Spesen­managementVerarbeitung von Spesen, unterstützt durch künstliche Intelligenz

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Die revolutionäre Spesensoftware mit Spesen App

Erfassung, Freigabe und Verarbeitung von Spesenbelegen waren mit Spesen App und Mitarbeiterportal noch nie so einfach.

Das Abacus Spesen­management ist für Unternehmen, welche auf eine innovative und bewährte Software­lösung vertrauen wollen. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz wird die Spesen­erfassung zum Kinder­spiel. Ihre Mitarbeitenden können Spesenbelege einfach und bequem mit der Smartphone App AbaClik 3 (erhältlich im Play Store und im App Store) oder über das Mitarbeiter-Portal MyAbacus erfassen. Spesenreglemente können direkt in der Software hinterlegt und automatisch geprüft werden. Dank der naht­losen Integration sind die Daten bereits vor Frei­gabe in der Finanz­buch­haltung ersicht­lich.

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Das Spesen­management der Zukunft

Das Abacus Spesen­management ist für Unternehmen, welche auf eine innovative und bewährte Software­lösung vertrauen wollen. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz wird die Spesen­erfassung zum Kinder­spiel. Dank der naht­losen Integration sind die Daten bereits vor Frei­gabe in der Finanz­buch­haltung ersicht­lich. Individuelle Spesenreglemente können in der Software hinterlegt werden und werden bei jeder Belegserfassung automatisch geprüft. Verstösse können als Warnung angezeigt werden oder die Belegserfassung komplett abgewiesen werden. 

Spesen mit der Spesen App mobil erfassen

Erfassung von Spesen

Spesen können mit verschiedenen Instrumenten ortsunabhängig erfasst werden. Relevante Informationen werden mit künstlicher Intelligenz automatisch extrahiert und verarbeitet.

Spesensoftware erkennt Spesenbelege mit künstlicher Intelligenz

Datenerkennung

Belegdatum, Verkäufer, Betrag oder Mehrwertsteuer werden automatisch erfasst und einer Spesenkategorie zugeordnet.

Finanzsysteme können in das Spesentool integriert werden

Integration

Dank moderner APIs können sämtliche Finanz­systeme angebunden werden. Ohne Schnitt­stellen mit der Abacus Business Software inte­griert.

Kreditkartentransaktionen werden automatisch im Spesen Tool abgeglichen

Kredit­karten

Trans­aktionen der verschiedenen Debit-/ Kredit­karten werden auto­matisiert ab­geglichen. An­bindung an FinTech-Systeme wie YAPEAL, Revolut, etc.

Das Spesen Tool zahlt Spesen an die Mitarbeitenden zurück

Rück­zahlung

Mit­arbeitende erhalten den effektiv bezahlten Betrag, auch bei Fremd­währungen, innert kürzester Zeit zurück.

Auch Rechnungen können mit dem Spesen Tool bearbeitet werden

Rechnungen

Zu einem modernen Spesen­manage­ment gehören auch Rech­nungen, welche auto­matisiert in die Kredi­toren­buch­haltung ver­arbeitet werden.

Wann dürfen wir Sie zu unseren Kunden zählen?

Diverse Kundinnen und Kunden haben das Spesenmanagement von Abacus bereits erfolgreich in ihrem Betrieb eingeführt.

Digitaler Spesenprozess

Mit dem Abacus Spesenmanagement setzen Sie auf einen vollständig digitalen und automatisierten Spesenprozess:

Zahlung

Privates Zahlungs­mittel

Die mit privatem Zahlungs­mittel bezahlten Spesen können über die Lohn­buch­haltung oder Kreditoren­buch­haltung abgewickelt werden.

Abacus Debit Business Visa Karte

Zahlen Sie Ihre Spesen bequem mit der Abacaus Debit Business Visa Karte und profitieren Sie von einfachen Spesen- und Zahlungsprozessen. Sie können die einzelnen Karten und Limiten in Ihrem Unternehmen selber verwalten. Darüber hinaus sind auch virtuelle Debitkarten verfügbar.

YAPEAL

Mit­arbeitende, welche ein kosten­freies YAPEAL-Konto besitzen, bekommen den ausgelegten Betrag innerhalb kürzester Zeit zurück­erstattet und müssen so nie mehr Wochen oder gar Monate auf ihr Geld warten. 

Firmen­kredit­karten von Cornèrcard

Die Trans­aktionen der Firmen­kredit­karten von Cornèrcard erscheinen Online und in Echt­zeit auf dem Smart­phone oder Mit­arbeiter-Portal und werden automatisch mit dem richtigen Beleg verknüpft. Haben Sie Firmen­kredit­karten anderer Anbieter im Einsatz? Auch dafür haben wir eine Lösung.

Erfassung

AbaClik 3

Beleg scannen und fertig, AbaClik 3 ist die Smart­phone App zum Erfassen von Spesen. Sie nutzt neuronale Netze, um relevante Infor­mationen aus Belegen auto­matisch zu extrahieren und die Daten zu struk­turieren.

MyAbacus Mitarbeiter-Portal

Auf dem Mit­arbeiter-Portal MyAbacus erfassen Sie Spesen im Nu. Indi­vidualisierbare Dash­boards geben Ihnen zudem einen strukturierten Über­blick: Kenn­zahlen und Reporte – mit dem Mit­arbeiter-Portal MyAbacus greifen Sie in Echtzeit auf Ihr persönliches Spesen­cockpit zu.

Spesen per E-Mail einreichen

Zahlreiche Belege, zum Beispiel PDF-Dateien von Zug- oder Flugtickets, werden oft per E-Mail zugestellt. Mit der Funktion "Spesenbelege per E-Mail einreichen" können Sie solche Belege künftig direkt per E-Mail weiterleiten und die Spesenbuchung wird durch Abacus automatisch erstellt.

Freigabe

Ob in der Smart­phone App AbaClik oder auf dem Mit­arbeiter-Portal MyAbacus, ein Klick genügt und die Spesen Ihrer Mit­arbeitenden sind frei­gegeben. Zudem erscheinen in der Freigabe nützliche Hinweise direkt aus Ihrem Spesenreglement.

Automatische Verbuchung

Dank der naht­losen Integration in Ihr Finanz­system sind die Daten bereits vor Freigabe in der Buch­haltung ersichtlich. Um die Ver­buchung der Spesen müssen Sie sich erst gar nicht mehr kümmern. Die MWST-Sätze werden erkannt und Beträge korrekt aufgeteilt.

Rückzahlung

Ob eine Rück­zahlung in Echt­zeit auf das YAPEAL-Konto Ihrer Mit­arbei­tenden, Ende Monat via Lohn oder direkt via Kreditoren­buch­haltung, das Spesen­management passt sich Ihren Bedürf­nissen an und lässt sich nach Belieben konfigu­rieren.

Spesenmanagement: Spesen-App oder Mitarbeiterportal?

Wie möchten Sie Ihre Spesen und Kreditorenabrechnungen erfassen, freigeben und weiterverarbeiten? Zusätzlich zu der Abacus Business Software gibt es folgende Möglichkeiten:

Spesen erfassen mit der Spesen App

Spesen-App AbaClik 3

Für eine standortunabhängige Erfassung und Verarbeitung von Spesen, Rechnungen und mehr.

Spesenbeleg scannen und fertig! AbaClik 3 ist die Spesen-App zum Erfassen, Ändern oder Freigeben von Spesen, Reisekosten oder Kreditorenrechnungen. Zusätzlich können Sie Ihre Arbeitszeiten, Absenzen und Leistungen erfassen sowie Ihre Mitarbeiterdaten einsehen und bearbeiten.

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App Store

Mitarbeiterportal MyAbacus

Mit dem Mitarbeiterportal MyAbacus können Sie Spesenbelege, Reisekosteen oder Kreditorenrechnungen einfach uploaden, erfassen und freigeben. Die Daten aus dem MyAbacus, AbaClik 3 und der Abacus Business Software werden in Echtzeit synchronisiert. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden selber entscheiden, welches Instrument sie einsetzen möchten. Im MyAbacus stehen zusätzlich Kennzahlen und Reporte zur Verfügung.

Mehr dazu

Unser Spesen­manage­ment
gewähr­leistet Integration

Ob YAPEAL, Cornèrcard, UBS, Swisscard oder weitere Anbieter, die Kredit­karten­trans­aktionen können im System abgeglichen oder der Betrag in Echt­zeit zurückbezahlt werden. Das Abacus Spesen­manage­ment ist nahtlos in die Abacus Business Software oder Swiss21.org integriert. Dank der Abacus Report- und Schnittstellen Engine können die Spesen in alle gängigen ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, etc. exportiert werden.

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Individueller Spesenprozess

Ob mit der neuen Abacus Debit Business Visa Karte, Firmenkreditkarten oder Lohnrückzahlung - mit Abacus können Sie Ihren individuellen Spesenprozess abbilden! 

Spesenmanagement mit Lohnrückzahlung

Spesenmanagement mit YAPEAL

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Spesenmanagement mit Firmenkreditkarten

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Spesenerfassung mit AbaClik 3

Erfahren Sie, wie wir unsere Spesen ganz einfach mit AbaClik 3 erfassen – voll integriert und ohne Schnittstelle in die Abacus Business Software.

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