Wie lange haben Sie Abacus bereits im Einsatz?
Ramon Jehle: Abacus haben wir bereits seit 1996 im Einsatz. Im Jahr 2015 haben wir eine Neuinstallierung aufgesetzt mit komplettem Redesign und einem neuen Vertriebspartner. Dieses Projekt habe ich damals geleitet. Heute haben wir die Abacus Gesamtlösung mit diversen Applikationen im Einsatz.
Was schätzen Sie besonders an Ihrer Abacus Gesamtlösung?
Insbesondere, dass alle Bereiche der Betriebsführung sowie der Administration durch ein Tool abgedeckt sind. Die Mitarbeitenden rapportieren zum Beispiel nicht nur ihre Zeit im Abacus, sondern auch die Leistungen von konkreten Projekten, welche wiederum direkt in die Finanzbuchhaltung miteinbezogen werden. Die Abacus Gesamtlösung bietet zusätzlich zu den standardisierten ERP-Applikationen weitere, integrierte Funktionen, die nicht zwingend Bestandteil einer ERP-Lösung sind wie eben beispielsweise die Zeiterfassung oder das Spesenmanagement.
Gibt es noch weitere Vorteile?
Ja. Als Schweizer Unternehmen ist Abacus nahe am Schweizer KMU-Markt dran und übernimmt so eine Vorreiterrolle. Neue Funktionen und Prozesse adaptiert Abacus umgehend in die Software. Ein Beispiel dafür ist der Wechsel auf QRRechnungen. Zudem schätze ich als Systemverantwortlicher die hohe Konfigurierbarkeit des Systems. Vieles kann ich als erfahrener User oder mit Support des Vertriebspartners auch selbst machen.
Welche Funktion nutzen Sie am liebsten?
Unser Herzstück ist die Abacus Projektverwaltung, welche ich auch am häufigsten nutze. Als technisch-affine Person arbeite ich zudem sehr gern mit dem Data Analyzer sowie dem AbaReport.
Was sind die Rückmeldungen der Mitarbeitenden?
Die Rückmeldungen von unseren Mitarbeitenden in der Administration, die täglich mit Abacus arbeiten, sind sehr positiv. Es ist ein System, das eine Vielzahl an Bedienungsmöglichkeiten und Funktionalitäten bietet.
Welche Bedeutung hat Abacus in Ihrem Arbeitsalltag?
Die Software hat bei uns eine sehr grosse Bedeutung in den Bereichen Buchhaltung, Human Resources und Projektabwicklung. Abacus läuft bei uns den ganzen Tag, von morgens bis abends. Daher haben wir es als kritische Applikation eingestuft: Würde das System ausfallen, dann funktioniert vieles nicht mehr. Ohne Abacus geht es nicht.
Wie oft nutzen die Mitarbeitenden Abacus?
Abacus ist für alle unsere Mitarbeitenden ein Tool, das sie täglich nutzen, sei es auch nur um die Arbeitszeit zu erfassen. Wir haben rund 480 Lizenzen für die Projektverwaltung und ungefähr 15 Personen in der Administration, die Abacus umfangreich als Arbeitsinstrument nutzen. Hinzu kommen rund 100 Lizenzen für das Reporting, das für unsere Projektleiter wichtig ist.
Wenn Sie die Lösungen von Abacus mit einem Wort beschreiben müssten: Welches Wort wäre das?
Umfangreich.
Wie wichtig sind Finanzkennzahlen in der Firmensteuerung eines so agilen IT-Unternehmens?
Kennzahlen sind für uns absolut elementar. Diesbezüglich gibt es zwei wichtige Ebenen: die Mitarbeitenden und die Projekte. Da gibt es zum einen die Leistungsrapporte der Mitarbeitenden, aus denen wir Kennzahlen zur Produktivität erfassen. Dann gibt es Finanzzahlen, die für die Steuerung von Projekten wichtig sind. So sehen wir zum Beispiel, ob das Budget eingehalten wurde oder ein Projekt rentabel ist.
Welches sind für Sie die wichtigsten Kennzahlen des Data Analyzers, die Sie für Entscheidungen benötigen?
Das ist wie gesagt die Rentabilität in Hinblick auf Projekte und Mitarbeitende. Wenn wir Auswertungen und Kennzahlen von Projekten haben, können wir diese auf einen bestimmten Geschäftsbereich, Branchen oder Kunden aggregieren.
Planen Sie noch Erweiterungen Ihrer Abacus Lösungen?
Den Data Analyzer haben wir nun ein Jahr in Betrieb. Da möchten wir noch weitere Dashboards hinzufügen, um die grosse Datenmenge vertiefter und zeitnah analysieren zu können.
