ELM 6.0: Was sich ändert und was gleich bleibt

ELM 6.0 ist die neuste Generation des Schweizer Lohnstandards. Was verändert sich damit und was sollten Treuhandunternehmen darüber wissen?

Fachlich verändert sich mit ELM 6.0 weniger, als man zunächst vermuten könnte. Es gibt in verschiedenen Bereichen kleinere Anpassungen, die teilweise auch geschult werden müssen. Die grundlegenden Prozesse bleiben für unsere Kundinnen und Kunden aber weitgehend dieselben. ELM 6.0 ist deshalb in erster Linie ein grosses technisches Projekt.

Swissdec und ihr Informatikpartner bauen die zugrunde liegende Infrastruktur neu auf. Ein zentraler Bestandteil davon sind fünf klar voneinander getrennte Basisdienste. Für die Anwenderinnen und Anwender sind diese heute noch kaum sichtbar, technisch bilden sie aber künftig eine deutlich greifbarere und sauberer strukturierte Grundlage:

• die Unternehmensauthentifizierung mittels SUA zur eindeutigen Identifikation eines Unternehmens
• der direkte Datenaustausch mit Versicherungen (beispielsweise um Versicherungsprofile anzufordern)
• tägliche Meldungen
• monatliche Meldungen 
• jährliche Meldungen

Die verschiedenen Prozesse werden künftig sauberer in einzelne Basisdienste getrennt: von der Unternehmensauthentifizierung über den Datenaustausch bis hin zu täglichen, monatlichen und jährlichen Meldungen. Das schafft eine technische Grundlage, auf der künftig effizienter neue Prozesse und Schnittstellen umgesetzt werden können. Davon werden wir beispielsweise bei kommenden Erweiterungen wie der geplanten EO-Schnittstelle profitieren.

Auch auf unserer Seite wird ELM 6.0 technisch neu aufgebaut. Unter anderem realisieren wir die Benutzeroberfläche als Browser Edition und entwickeln auch das technische Framework für die Übermittlung neu. Weil sowohl bei Swissdec als auch bei uns sehr viel verändert wird, rechnen wir gerade in der Anfangsphase mit Herausforderungen. Entsprechend intensiv testen wir bereits heute.

Welche Neuerungen von ELM 6.0 werden Treuhandunternehmen und ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Arbeitsalltag tatsächlich spüren?

Zunächst eher wenig. Die bestehenden Meldeprozesse bleiben weitgehend unverändert. Das gilt beispielsweise für die monatliche Quellensteuermeldung oder die Jahresendmeldungen an Ausgleichskassen und Versicherungen. Neu kommt mit ELM 6.0 für bestimmte digitale Prozesse die sogenannte «Swissdec Unternehmens-Authentifizierung» (SUA) hinzu. Sie dient dazu, ein Unternehmen eindeutig zu identifizieren. SUA ist beispielsweise erforderlich, um Versicherungsprofile direkt bei Versicherungen abzurufen, wird für UKA-connect benötigt und bildet auch die Grundlage für künftige Prozesse wie EO. Die bereits aus ELM 5.0 bekannten Meldeprozesse sind davon hingegen nicht betroffen und können weiterhin ohne SUA genutzt werden.

Die Unternehmensauthentifizierung ist aktuell allerdings noch auf den postalischen Versand eines Aktivierungscodes durch die Versicherung angewiesen. Aus meiner Sicht ist dieser Prozess deshalb noch nicht praktikabel: Durch den physischen Versand entstehen Wartezeiten von mehreren Tagen, während denen der Prozess nicht weitergeführt werden kann. Gerade bei einer vorgelagerten Authentifizierung verzögert dies die nachfolgenden digitalen Abläufe und macht einen wesentlichen Teil des angestrebten Effizienzgewinns wieder zunichte.

Für die bestehenden ELM-Prozesse stellt dies aktuell kein Hindernis dar, da sie ohne SUA weitergeführt werden können. Wer hingegen die neuen beziehungsweise künftigen Prozesse nutzen möchte, ist auf die SUA-Authentifizierung angewiesen. Entsprechend entscheidend wird sein, dass sich auch dieser vorgelagerte Schritt künftig vollständig digital und effizient abwickeln lässt.

Abacus arbeitet bereits intensiv an der Umsetzung und Zertifizierung von ELM 6.0. Weshalb ist es wichtig, bei neuen Swissdec-Standards früh bereit zu sein?

Möglichst früh zertifiziert zu sein, ist nicht automatisch ein Vorteil. Gerade bei einer neuen Version ist der Aufwand für die ersten Softwareanbieter oft besonders hoch, weil Zertifizierungsinfrastruktur und Testdaten noch nicht in allen Bereichen ausgereift sind.

Zu lange zuzuwarten, wäre aber ebenfalls falsch. Neue Standards wie ELM 6.0 bilden die technische Basis für weitere Entwicklungen. Wer diese Grundlage nicht rechtzeitig umgesetzt hat, kann auch Folgeprojekte nicht zeitnah angehen. Gleichzeitig findet gerade während der Einführungsphase ein sehr intensiver Austausch zwischen Swissdec und den Softwareherstellern statt. Dadurch erhält man früh wichtige Informationen und kann Entwicklungen aktiv mitverfolgen.

Als Marktführer im Schweizer Lohnbereich haben wir zudem den Anspruch, bei einem solchen Standard rechtzeitig bereit zu sein. Für uns gehört die Zertifizierung zu den grundlegenden Aufgaben, die wir frühzeitig und mit der nötigen Konsequenz abarbeiten wollen, damit anschliessend wieder Raum für weitere Entwicklungen entsteht.

Wie läuft eine solche Zertifizierung ab und wie stellt Abacus sicher, dass ELM 6.0 zuverlässig funktioniert?

Die Umsetzung einer neuen ELM-Version erstreckt sich insgesamt über rund zwei Jahre. Etwa ein Jahr entfällt auf die Vorbereitung mit Konzeption und Entwicklung. Anschliessend folgt die eigentliche Zertifizierung, die rund ein halbes Jahr dauert. Weitere sechs Monate benötigen wir für die Nachbearbeitung sowie für Dokumentation und Schulung.

Geprüft werden unter anderem die technischen Basisdienste, die Übermittlungsprozesse, die korrekte Verarbeitung von Antworten und Fehlermeldungen sowie zahlreiche fachliche Aspekte der Lohnsoftware. Dazu kommen umfangreiche Berechnungs- und Systemtests sowie die notwendige Dokumentation.

Das Swissdec-Qualitätslabel stellt damit eine wichtige Grundqualität sicher. Für unseren eigenen Qualitätsanspruch reicht uns die Zertifizierung alleine allerdings nicht aus. Wer eine Lohnsoftware laufend weiterentwickelt, muss Änderungen kontinuierlich und deutlich breiter testen. Deshalb arbeiten wir zusätzlich mit rund 60 bis 70 umfangreichen internen Testmandanten. Diese laufen kontinuierlich und enthalten unterschiedlichste Konstellationen und Testfälle. Damit überprüfen wir nicht nur, ob die Anforderungen der Zertifizierung erfüllt sind, sondern auch, ob Berechnungen, Auswertungen und Prozesse im realen Einsatz zuverlässig funktionieren. Für uns ist die Zertifizierung deshalb die Basis – die eigentliche Qualitätssicherung geht bei Abacus deutlich darüber hinaus.

Wenn wir etwas weiter nach vorne schauen: Welche Entwicklungen rund um die digitale Lohnverarbeitung werden für Treuhandunternehmen besonders relevant?

Sobald Unternehmen zuverlässig digital authentifiziert werden können, dürfte ein immer grösserer Teil des Austauschs mit Behörden, Versicherungen und anderen Empfängern elektronisch erfolgen. Dabei geht es nicht nur um klassische Lohnmeldungen, sondern beispielsweise auch um Bewilligungsanträge oder Rückfragen von Ausgleichskassen und Versicherungen.

Diese Entwicklung wird nicht nur die Technik verändern, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Treuhandunternehmen und ihren Kunden. Digitale Prozesse folgen zunehmend klar definierten Abläufen und Zeitfenstern. Informationen oder Änderungen erst mit grösserer Verzögerung zu verarbeiten, wird dadurch immer schwieriger. Damit stellt sich auch die Frage nach der zukünftigen Rolle des Treuhänders: Beschränkt er sich auf die Kontrolle der vom Kunden gepflegten Personaldaten und Prozesse oder übernimmt er faktisch einen grösseren Teil der Personaladministration?

Gerade für Treuhandunternehmen, die heute bereits ein breites Portfolio von Finanzbuchhaltung über Debitoren und Kreditoren bis hin zum Lohn anbieten, wird diese Frage wichtiger. Der Lohnbereich dürfte künftig mehr Ressourcen und ein tieferes Verständnis der Prozesse beim Kunden voraussetzen. Je stärker die digitalen Abläufe miteinander verzahnt sind, desto schwieriger wird es, einzelne Aufgaben klar voneinander abzugrenzen.