«DeepO hat unsere Rechnungsprozesse entscheidend verbessert.»

(Informationen zu DeepCloud, DeepBox und DeepO finden Sie in der schwarzen Infobox.)

Dominik Stahel, wie funktioniert der Kreditorenprozess bei der Transport AG Aarau?

Dominik Stahel: Die Kreditorenrechnungen werden in den zentralen Rechnungseingang von DeepBox gelegt. Danach werden sie von DeepO anhand der vordefinierten Vorschläge analysiert und automatisiert als Beleg in der Kreditorenbuchhaltung angelegt. In wenigen Fällen ergänzen wir in der DeepBox noch einige Angaben manuell. Anschliessend durchläuft der Beleg die Belegfreigabe und wird via Abacus E-Banking bezahlt.

Was schätzen Sie an diesem Prozess am meisten?

DS: Mit DeepBox haben wir eine fortschrittliche Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Lieferantenrechnungen implementiert, die nahtlos in unser Abacus-System integriert ist. Mit dieser Technologie können wir Rechnungen effizient erfassen, prüfen, verbuchen und archivieren. Von der integrierten künstlichen Intelligenz profitieren wir enorm. Sie führt zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis und verbessert die Qualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit unserer Prozesse. Wir haben jetzt einen zentralen Rechnungseingang und wissen jederzeit, wo die Belege sind und wohin sie gehen.

Wie sah der Prozess vor der Einführung von DeepBox aus?

DS: Vor der Einführung von DeepBox war die Rechnungsverarbeitung ein manueller und papierintensiver Prozess, der anfälliger für Fehler war. Die Automatisierung mit DeepBox und die Digitalisierung haben diesen Prozess revolutioniert.

Wie viele Belege verarbeiten Sie pro Jahr?

DS: Wir verarbeiten jährlich schätzungsweise 2’000 Rechnungsbelege vollautomatisiert und weitere 600 Belege teilautomatisiert. Bei den Rechnungen, bei denen noch manuelle Eingriffe erforderlich sind, ist der Aufwand aber sehr gering. Diese Zahlen sind indikativ, da wir uns im ersten Jahr der Anwendung befinden. Das Potenzial für eine vollständige Automatisierung ist aber noch höher. Daran arbeiten wir intern laufend.

Bei welchen Tätigkeiten sehen Sie die grösste Effizienzsteigerung?

DS: Die Einführung von DeepBox hat zu einer schnelleren und präziseren Rechnungsbearbeitung und einem vereinfachten Zugriff auf die Rechnungsdaten geführt. Dies hat zu einer deutlichen Reduzierung des Arbeitsaufwands im gesamten Prozess geführt. Auch die Ablage, Archivierung und Suche von Belegen wird durch Abacus vereinfacht. Die grösste Erleichterung sehen wir in der verbesserten Durchgängigkeit und Nachvollziehbarkeit des Prozesses.

Für welche Tätigkeiten nutzen Sie die gewonnene Zeit?

DS: Die gewonnene Zeit wird zur weiteren Optimierung unserer Dienstleistungen und zur Förderung bestehender und neuer Fachkompetenzen genutzt.

Empfehlen Sie Abacus und die künstliche Intelligenz DeepO an andere Unternehmen?

DS: Wir können Abacus und DeepO uneingeschränkt empfehlen. Die Software hat unsere Rechnungsprozesse entscheidend verbessert, insbesondere durch die Möglichkeit, die Buchungsregeln individuell anzupassen. Die Anwendung kommt aufgrund der einfachen Handhabung und der Benutzerfreundlichkeit intern gut an.

Welche Abacus-Projekte laufen derzeit oder werden in diesem Jahr gestartet?

DS: Es ist viel in Bewegung! Wir wollen demnächst den Abacus Data Analyzer einführen. Ich erhoffe mir, die Zahlen aus der Buchhaltung interaktiv analysieren und damit intern transparent ausweisen zu können. Auch im HR-Bereich wollen wir auf Abacus setzen. Wir wollen das Mitarbeiter-Portal, die Unfall- und Krankheitsmeldungen und AbaClik einführen. Zudem bauen wir eine Organisationsstruktur auf, die uns dann auch den Belegfreigabeprozess vereinfachen wird. Auf diese Projekte freue ich mich sehr.

Mit welchen drei Worten Beschreiben Sie die Abacus Business Software und die Zusammenarbeit mit uns?

DS: Innovativ, schnell und einfach.