Belegerkennung (Kreditoren)

Kreditorenbelege automatisch verarbeiten

Ihr Kreditorenprozess gestaltet sich mühsam, ist langsam und nicht effizient? Das digitale Postfach, DeepBox Mailroom, schafft Abhilfe! Mit intelligenter Dokumentenerkennung und vordefinierten Workflows können Belege mit geringstem manuellem Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung erfasst und verbucht werden.

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Kreditorenbelege erhalten

Kreditorenbelege gelangen auf unterschiedlichen Wegen (Briefpost, E-Mail, Scan, Electronic Banking, eCommerce-Plattform, …) und in verschiedenen Formaten in das Unternehmen. Die Zuteilung der Kreditorenbelege zum richtigen Geschäftsbereich, Kostenstelle oder der verantwortlichen Person ist nicht immer ganz einfach.

02 Belege an digitales Postfach weiterleiten

Wo und wie der Kreditorenbeleg im Unternehmen eintrifft, spielt keine Rolle mehr. Sämtliche Kreditorenbelege können für die Weiterverarbeitung an das digitale Postfach, DeepBox Mailroom, gesendet werden.

03 Belege analysieren

Die Kreditorenbelege werden im digitalen Postfach von der branchenweit führenden, intelligenten Datenerfassungs-KI (DeepO) analysiert und wichtige Informationen aus dem Beleg extrahiert. Das Ergebnis sind strukturierte Daten: von der Lieferantenadresse, über die angewandte Mehrwertsteuer bis hin zu einzelnen Rechnungspositionen.

04 Belege zuordnen

Das digitale Postfach ordnet die Belege anhand der extrahierten Informationen einem Geschäftsbereich, Kostenstelle oder Projekt zu. Die für den Geschäftsbereich verantwortliche Person prüft den Beleg und kann manuell - sofern notwendig - zusätzliche Informationen ergänzen.

05 Beleg in Abacus verbuchen

Im Abacus wird automatisch eine Buchung zum Kreditorenbeleg angelegt und der Freigabeprozess ausgelöst. Hinterlegte Regeln ermöglichen eine direkte Verbuchung in die Abacus Software (ohne Schritt 4). In der Praxis wird das oft für Rechnungsbeträge unter einem definierten Betrag eingesetzt.

«DeepO hat unsere Rechnungsprozesse entscheidend verbessert.»

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Wie wird der Beleg analysiert?

Das digitale Postfach erkennt einzelne Rechnungspositionen sowie vordefinierte Schlüsselwörter wie beispielsweise Projektnummern oder Kostenstellen. Deshalb eignet sich die automatische Belegerkennung hervorragend für folgende Anwendungsfälle:

Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen mit bekannten Rechnungsinformationen z. B. Swisscomrechnungen mit den Telefonnummern der Mitarbeitenden können dank Positionserkennung einzeln auf die entsprechende Kostenstelle gebucht werden.

Sammelrechnungen

Auch Sammelrechnungen mit zahlreichen einzelnen Positionen z. B. SBB Rechnungen können auf einzelne Kostenstellen gebucht werden.

Rechnungen mit Bestellnummern

Rechnungen mit Bestellnummern werden erkannt und können mit der Bestellung aus der Auftragsbearbeitung direkt verknüpft werden.

Workflows und Regeln definieren

Bestimmen Sie eigene Regeln und Workflows nach denen Kreditorenbelege direkt an Abacus zur Weiterverarbeitung gesendet werden.

FAQ - häufige Fragen zur Belegerfassung

Was ist DeepBox?

DeepBox ist ein cloudbasiertes Schweizer digitales Postfach, mit gesichertem Zugriff, der auf Wunsch mit auserwählten Personen geteilt werden kann.

Wie garantiere ich die Datensicherheit und den Datenschutz?

Die Cloud-Lösungen der DeepCloud AG sind nach ISO 27001:2013 zertifiziert und Ihre Daten sind in der Schweiz gespeichert.

Wie ist der Zugriffsschutz geregelt?

DeepBox ist vollumfänglich integriert, damit es mit Inhalten von der Abacus-Software angereicht wird. Dies ermöglich das Abbilden von Strukturen wie Geschäftsbereiche (GB’s), Projekte oder Kostenstellen. Zugriffsrechte und Validierungsprozesse werden somit zentral über die Abacus-Software gesteuert.

Wo werden Kreditorenbelege zur Zahlung freigegeben?

Hierfür wird das übliche Freigabeprozess der Abacus-Software weiterverwendend. DeepO dient zur Automatisierung von Routineaufgabe wie das Erfassen von Belegen, die Kontierung und die Zuweisung an die jeweiligen Personen.

Wie wird ein neuer Kreditor im Lieferantenstamm angelegt?

DeepBox gleicht den Kreditor mit dem Lieferantenstamm ab und erfasst neue Lieferanten automatisch und ohne manuellen Eingriff. Durch den intelligenten Abgleich wird eine hohe Datenqualität im Lieferantenstamm sichergestellt.

Kann ich DeepO «trainieren»?

Sie können laufend neue Keywords und Begriffe hinzufügen, damit sich DeepO laufend verbessert. Die hinterlegten Informationen werden bei jeder Rechnung durchsucht. Die Keywords sind mehrsprachig und können pro Lieferant, Box oder über mehrere Boxen definiert werden.

Was ist der Unterschied zwischen OCR- und KI-Dokumenterkennung?

Im Wesentlichen liegt der Unterschied zwischen OCR und KI-basierter Belegerkennung darin, dass OCR (Optical Character Recognition) hauptsächlich darauf ausgerichtet ist, den Text aus einem Bild oder Dokument zu extrahieren, während KI-basierte Dokumentenerkennung eine breitere Palette von Dokumentelementen erkennen und verstehen kann, um die Bedeutung des Dokuments besser zu erfassen.

DeepBox

Mit DeepBox können Sie Dokumente in einer sicheren und automatisierten Cloud-Umgebung verarbeiten, speichern und teilen.

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Die branchenweit führende, intelligete Datenerfassungs-KI von DeepBox.