Die Abacus Business Software bietet dazu eine integrierte Archivierungs- und Scanning-Lösung. Ein Dokumententext wird beim Scannen automatisch indexiert. Dadurch finden Sie ihn in kürzester Zeit über die Stichwortsuche. Echtheit, Vollständigkeit und Herkunft der Dokumente werden durch elektronische Signaturen nachgewiesen.
Die Scanning-Funktion ist in die Abacus Software integriert. Eingelesene Belege werden automatisiert gebucht und mit der Originalbuchung verknüpft.
Mit der hilfreichen Drill-Down-Funktion verfolgen Sie in Auswertungen die Buchungen jederzeit bis zum Originalbeleg zurück. Für den mehrstufigen Freigabeprozess stehen stets die Originalbelege zur Verfügung.
Die Abacus Archivierung ist nach den einschlägigen Bestimmungen im Steuerrecht (MWST) hinsichtlich Scanning und Archivierung sowie nach der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV), von einer namhaften Revisionsgesellschaft geprüft worden.
Ihr Nutzen mit Abacus Archivierung und Scanning
Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Geschäftsdokumente in digitalen Dossiers und Archiven aufzubewahren – nach den Vorgaben einer gesetzeskonformen Archivierung. Zudem zeichnet sich Abacus Archivierung und Scanning durch folgende Vorteile aus:
Einfach
Keine Schnittstellen – volle Integration ins Abacus ERP
Platz- und kostensparend
Kein physisches Archiv nötig
Transparent
Sämtliche Auswertungen stehen mit Originalbelegen zur Verfügung
Archivierung und Scanning auf einen Blick
Scannen, Dokumente und Dossiers sowie Archivierung und Zusatzfunktionen bilden die zentralen Elemente der Abacus Lösung für Archivierung und Scanning. Alle Funktionen nachstehend im Überblick:
Scannen
- Papierrechnungen digitalisieren
- Erkennung / Extraktion von Informationen wie MWST, Branche, Kontierung
- Vollständige Integration in Verbuchungsprozesse
Dokumente und Dossiers
- Applikationsdossiers zu Geschäftsfällen und Stammdaten
- Zentrale Dokumentablage
- Dokumentkomprimierung & sichere Aufbewahrung
- Übergreifende Volltextsuche
- EasySignature (Timestamp)
Archivierung
- Rechtskonforme Ablage und Aufbewahrung
- Originalbelege als Beilage in Auswertungen
- Protokollierung Zugriffe und Archivierungsvorgänge
- Auslagerungs- und Abgleichassistenten
Zusatzfunktionen
- Externe Ablage in Dateisystem
- AbaConnect für zentrale Dokumentschnittstelle
- DMS-Connector für Ablage von Dokumenten in externem DMS
- Kontrollfunktion Belegintegrität
4'500
Unternehmen haben sich für Abacus Archivierung und Scanning entschieden
20'000
User arbeiten täglich mit Abacus Archivierung und Scanning
Abacus DMS Connector
Die Schnittstellen zu den jeweiligen DMS werden von Abacus Lösungspartnern bzw. offiziellen Partnern des jeweiligen DMS-Herstellers entwickelt und zur Verfügung gestellt. Folgende Schnittstellen sind aktuell verfügbar:
