Reconnaissance des documents

Traitement automatique des factures fournisseurs

Votre processus des créanciers est laborieux, lent et inefficace ? La boîte aux lettres numérique, DeepBox Mailroom, y remédie ! Grâce à une reconnaissance intelligente des documents et à des workflows prédéfinis, il est possible de saisir et de comptabiliser les factures dans la comptabilité des créanciers avec un minimum de saisie manuelle.

01 Réception des factures fournisseurs

Les factures fournisseurs sont transmises à l'entreprise par différents moyens (courrier, e-mail, scan, Electronic banking, plateforme E-Commerce,...) et sous différents formats. Il n'est pas toujours facile d'attribuer les factures fournisseurs à la bonne division, à la section de frais correcte ou à la personne responsable.

02 Transmission des documents à la boîte aux lettres numérique

Le lieu et la manière dont la facture fournisseur parvient à l'entreprise n'a plus d'importance. Toutes les factures fournisseurs peuvent être envoyées à la boîte aux lettres numérique DeepBox Mailroom pour un traitement ultérieur.

03 Analyse des factures

Les factures fournisseurs sont enregistrées dans la boîte aux lettres numérique par l'IA de saisie de données intelligente (DeepO) qui analyse et extrait les informations importantes du document. Il en résulte des données structurées : de l'adresse du fournisseur aux différentes positions de la facture, en passant par la TVA appliquée.

04 Attribution des documents

La boîte aux lettres numérique attribue les documents à un secteur d'activité, une section de frais ou un projet en fonction des informations extraites. La personne responsable de la division vérifie le document et peut y ajouter manuellement des informations supplémentaires.

05 Enregistrement du document dans Abacus

Une écriture est automatiquement créée pour la facture fournisseur dans Abacus et le processus de visa pour la libération du paiement est déclenché. Des règles enregistrées permettent une comptabilisation directe dans le logiciel Abacus (sans l'étape 4). Dans la pratique, cela est souvent utilisé pour des montants de factures inférieurs à un montant défini.

Avantages

Éviter les erreurs et gagner du temps précieux.

Boîte aux lettres centrale

Toutes les factures fournisseurs peuvent être enregistrées à un endroit central, indépendamment du support et de l'utilisateur.

Traitement automatique

Les factures fournisseurs sont automatiquement attribuées à la bonne division et traitées ultérieurement.

Gain d'efficacité

DeepBox Mailroom vous permet d'établir un processus de comptabilité fournisseurs rapide et efficace dans votre entreprise.

Comment le document est-il analysé ?

La boîte aux lettres numérique reconnaît les différentes positions de la facture ainsi que des mots-clés prédéfinis, tels que par exemple les numéros de projet ou les sections de frais. C'est pourquoi la reconnaissance automatique des documents est parfaitement adaptée aux cas d'utilisation suivants :

Factures récurrentes

Les factures récurrentes avec des informations de facturation connues, par exemple les factures Swisscom avec les numéros de téléphone des collaborateurs, peuvent être imputées individuellement sur la section de frais correspondante grâce à la reconnaissance des positions.

Factures groupées

Il est également possible d'imputer des factures groupées avec de nombreuses positions individuelles, par exemple des factures CFF, sur des sections de frais individuelles.

Factures avec numéros de commande

Les factures avec des numéros de commande sont reconnues et peuvent être directement reliées à la commande depuis la Gestion des commandes.

Définir des workflows et des règles

Définissez vos propres règles et workflows selon lesquels les factures fournisseurs sont directement envoyées à Abacus pour un traitement ultérieur.

FAQ - questions fréquentes sur la saisie des documents

DeepBox, c'est quoi ?

DeepBox est une boîte aux lettres numérique suisse basée sur le cloud avec un accès sécurisé qui peut être partagé avec des personnes sélectionnées.

Comment puis-je garantir la sécu-rité et la protection des données ?

Les solutions en mode cloud de DeepCloud SA sont certifiées ISO 27001 : 2013 et vos données sont conservées en Suisse.

Comment le droit d'accès est-il ré-glé ?

DeepBox est entièrement intégrée afin d'être alimenté en contenus par le logiciel Abacus. Cela permet une représentation des structures telles que les divisions (DIV), les projets ou les sections de frais. Les droits d'accès et les processus de validation sont ainsi gérés de manière centralisée par le logiciel Abacus.

Où les factures fournisseurs sont-elles validées pour paiement ?

Pour cela, le processus de visa habituel du logiciel Abacus est utilisé. DeepO sert à automatiser les tâches de routine telles que la saisie de documents, l'imputation et l'attribution aux personnes concernées.

Puis-je "entraîner" DeepO ?

Vous pouvez constamment ajouter de nouveaux termes et mots-clés pour que DeepO continue à s'améliorer. Les informations enregistrées sont recherchées pour chaque facture. Les mots-clés sont multilingues et peuvent être définis par fournisseur, par boîte ou pour plusieurs boîtes.

Quelle est la différence entre la reconnaissance de documents par OCR et la reconnaissance de do-cuments par IA ?

En substance, la différence entre l'OCR et la reconnaissance de documents basée sur l'IA réside dans le fait que l'OCR (Optical Character Recognition) vise principalement à extraire le texte d'une image ou d'un document, tandis que la reconnaissance de documents basée sur l'IA peut reconnaître et comprendre un éventail plus large d'éléments du document afin de mieux en saisir le sens.

DeepBox

DeepBox vous permet de traiter, stocker et partager des documents dans un environnement sécurisé et automatisé basé sur le cloud.

DeepO

L'IA de collecte de données intelligente DeepBox est leader sur le marché.