Riconoscimento delle fatture

Elaborazione automatica delle fatture dei creditori

Il vostro processo di contabilità è macchinoso, lento e inefficiente? La casella postale digitale DeepBox Mailroom può aiutarvi! Grazie al riconoscimento intelligente dei documenti e ai flussi di lavoro predefiniti, l'inserimento e la registrazione delle fatture nella contabilità creditori richiedono uno sforzo manuale minimo.

01 Ricezione delle fatture dei creditori

Le fatture dei creditori arrivano in azienda per varie vie (posta, e-mail, scansione, e-banking, piattaforma e-commerce, ...) e in formati diversi. Assegnare le fatture alla divisione aziendale, al centro di costo o alla persona responsabile corretti non è sempre facile.

02 Inoltro delle fatture alla casella postale digitale

Dove e come la fattura di un creditore arriva in azienda non è più importante. Tutte le fatture possono poi essere inoltrate alla casella postale digitale DeepBox Mailroom per l'ulteriore elaborazione.

03 Analisi delle fatture

Nella casella postale digitale, le fatture dei creditori vengono analizzate dall'IA leader del settore per l'acquisizione dei dati (DeepO), che ne estrae le informazioni importanti. Il risultato sono dati strutturati: dall'indirizzo del fornitore, all'IVA applicata, alle singole voci della fattura.

04 Assegnazione delle fatture

In base alle informazioni estratte, la casella postale digitale assegna le fatture a una divisione aziendale, a un centro di costo o a un progetto. Il responsabile della divisione aziendale controlla il documento e, se necessario, può aggiungere manualmente ulteriori informazioni.

05 Contabilizzazione della fattura in Abacus

In Abacus, l'imputazione della fattura e l'attivazione del processo di convalida per il rilascio del pagamento avvengono automaticamente. Le regole memorizzate consentono la contabilizzazione diretta nel software Abacus (senza la fase 4). Nella pratica, questa opzione viene spesso utilizzata per le fatture inferiori a un determinato importo.

Vantaggi

Si evitano errori e si risparmia tempo prezioso.

Casella postale centralizzata

Indipendentemente dal supporto e dall'utente, tutte le fatture dei creditori possono essere inoltrate a un'unica casella postale centralizzata.

Elaborazione automatica

Le fatture dei creditori vengono assegnate alla divisione aziendale corretta ed elaborate automaticamente.

Maggiore efficienza

DeepBox Mailroom rende il processo di pagamento della vostra azienda rapido ed efficiente.

Come viene analizzata la fattura?

La casella postale digitale riconosce le singole voci della fattura e le parole chiave predefinite, come possono essere i numeri dei progetti o i centri di costo. Pertanto, il riconoscimento automatico è particolarmente utile nei seguenti casi:

Fatture ricorrenti

Grazie al riconoscimento della posizione, le fatture ricorrenti con informazioni note, come ad esempio le fatture di Swisscom con i numeri di telefono dei collaboratori, possono essere imputate individualmente sul centro di costo corrispondente.

Fatture cumulative

Anche le fatture cumulative che presentano numerose singole voci, come ad esempio le fatture delle FFS, possono essere imputate su singoli centri di costo.

Fatture con numeri d'ordine

Le fatture con numero d'ordine vengono riconosciute e possono essere collegate direttamente all'ordine d'evazione corrispondente.

Definizione dei flussi di lavoro e delle regole

Siete voi a definire le regole e i flussi di lavoro in base ai quali le fatture dei creditori vengono inviate ad Abacus per la successiva elaborazione.

FAQ - Domande frequenti sulla registrazione delle fatture

Che cos'è DeepBox?

DeepBox è una casella postale digitale svizzera basata su cloud con accesso sicuro che, se lo si desidera, può essere condiviso con persone selezionate.

Come posso garantire la sicurezza e la protezione dei dati?

La soluzione cloud della DeepCloud AG è certificata secondo lo standard ISO 27001:2013 e i vostri dati vengono memorizzati in Svizzera.

Come viene regolata la protezione dell'accesso?

DeepBox è completamente integrato in modo da poter includere i contenuti del software Abacus. Ciò consente la mappatura di strutture quali le divisioni aziendali (DIV), i progetti o i centri di costo. I diritti di accesso e i processi di convalida sono quindi controllati in modo centralizzato tramite il software Abacus.

Dove avviene l'approvazione delle fat-ture dei creditori per il rilascio del paga-mento?

A tal fine, si continua a utilizzare il consueto processo di convalida del software Abacus. DeepO viene utilizzato per automatizzare attività di routine come la registrazione delle fatture, l'assegnazione dei conti e l'attribuzione alle rispettive persone.

Posso "allenare" DeepO?

È possibile aggiungere regolarmente nuove parole e termini chiave, in modo da migliorare costantemente DeepO . Le informazioni inserite vengono poi cercate in ogni fattura. Le parole chiave sono multilingue e possono essere definite per ogni fornitore e per uno o più box.

Qual è la differenza tra l'OCR e l'IA nel riconoscimento dei documenti?

In sostanza, la differenza tra il riconoscimento dei document OCR e quello basato sull'IA è che l'OCR (Optical Character Recognition) si concentra principalmente sull'estrazione del testo da un'immagine o da un documento, mentre il riconoscimento dei documenti basato sull'IA è in grado di riconoscere e comprendere una gamma più ampia di elementi del documento per catturarne meglio il significato.

DeepBox

Con DeepBox è possibile elaborare, archiviare e condividere documenti in un ambiente cloud sicuro e automatizzato.

Per saperne di più

DeepO

L'IA di DeepBox, leader del settore per l'acquisizione dei dati.