Die Stadtverwaltung Rapperswil-Jona hat ihre Arbeitsprozesse Anfang 2023 mit der Einführung der Abacus Software digitalisiert. Ein entscheidender Schritt dabei war die Integration von DeepO für den Kreditorenworkflow. Im Interview spricht Cornel Widmer, Leiter Finanzverwaltung, über den Implementierungsprozess und die Vorteile der Automatisierung für die Stadt.
Welche Dokumenttypen werden verarbeitet?
CW: Aktuell verarbeiten wir ausschliesslich Kreditoren-Rechnungen. Diese Belege werden eingescannt, automatisch an DeepO gesendet, dort via Flow verarbeitet und an Abacus übergeben.
Welche Funktionen unterstützen die Automatisierung der Belegverarbeitung am meisten?
CW: Nebst der Erkennung des Kreditors ist das Auslesen von eigens erstellten Keywords die grösste Erleichterung. Wir können auf den Rechnungen Informationen wie die Kontierung, Buchungstext und die Mitarbeiternummer für das erste Visum hinterlegen. Bei rund 1'000 möglichen Visumsberechtigten und über 6'000 Kontierungskombinationen ist dies eine grosse Erleichterung.
Können Sie solche Definitionen selbst durchführen oder benötigen Sie dazu immer den Abacus Partner?
CW: Durch die gesamthafte Umstellung auf Abacus hat diese Einrichtung unser Abacus Partner Abraxas übernommen. Grundsätzlich sind wir jedoch in der Lage, die Definitionen selbstständig einzurichten.
Was war die grösste Herausforderung bei der Einführung von DeepO?
CW: Als öffentliche Verwaltung erhalten wir eine Vielzahl von Kreditorenbelegen, darunter auch handschriftliche Zettel oder komplexe Abrechnungen. Anfangs traten immer wieder Probleme bei der Erkennung dieser speziellen Belege auf. Durch die Zusammenarbeit mit Abacus konnten wir den Prozess jedoch stetig verbessern.
Wie hoch schätzen Sie die Zeitersparnis (künftig) ein?
CW: Die genaue Zeitersparnis abzuschätzen ist momentan recht schwierig, da wir den Prozess laufend optimieren. Eine deutliche Zeitersparnis erwarten wir bei Standardrechnungen, die via eBill oder der Kreditoren-E-Mail-Adresse in DeepO eintreffen und automatisch verarbeitet werden. Zeitersparnis ist aber nicht der einzige Vorteil des neuen Prozesses, sondern auch die Vereinfachung komplexer Abläufe, die schnelle und transparente Belegverarbeitung und eine nutzerfreundliche Umgebung beim Kontieren und Freigeben im MyAbacus.
Haben Sie Tipps für Abacus Kunden, die DeepO einführen möchten?
CW: Wichtig ist eine gründliche Analyse der IST- und SOLL-Prozesse von Beginn einer Bestellung bis zur Zahlung. Dabei stellen sich Fragen wie: Sollen die Rechnungen zentral oder dezentral eingescannt werden? Welche Vorschriften gibt es bei der Visierung? Was sind logische Keywörter, welche für die automatische Verbuchung der Belege verwendet werden sollen? Eine Umstellung ist ein komplexer Vorgang, der sämtliche Mitarbeitenden und auch die Lieferanten betrifft. Wichtig zu wissen ist auch, dass der Prozess mit der Einführung nicht beendet ist. Vieles ist ein Lernprozess und muss regelmässig individuell angepasst werden.
Was sind die drei wichtigsten Vorteile von DeepO gegenüber Konkurrenzprodukten?
CW: Die grössten Vorteile aus meiner Sicht sind:
- Die Integration von DeepO mit Abacus: So können Stammdaten wie Konten, Kostenstellen oder Projekte oder auch Lieferantenadressen direkt in DeepO verwendet werden.
- Das System erlaubt höchst individuelle Kombinationsmöglichkeiten bezüglich Kontierung, Mitarbeiter und Visum. Dies verbessert die Qualität der Kreditorenbuchhaltung massiv, weil dadurch Buchungs- und Visumsprozesse automatisiert werden können.
- Last but not least: Die Unterstützung durch unseren Vertriebspartner Abraxas als auch von Abacus war für uns als «Early Adapter» sehr wichtig und wertvoll.
