AbaEnergy: Die Schaltzentrale für moderne Energieversorger

Mit AbaEnergy bietet Abacus eine integrierte Branchenlösung, die betriebswirtschaftliche, operative und strategische Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform verbindet. Die drei Bereiche greifen ineinander und nutzen eine gemeinsame Datenbasis. Dadurch werden Medienbrüche reduziert und Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.

Im betriebswirtschaftlichen Bereich deckt AbaEnergy unter anderem Finanzwesen mit Kreditoren und Debitoren, Lohn und HR sowie Reporting ab. Die Anwendungen sind vollständig integriert und ermöglichen durchgängige Abläufe über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg. Auch die operativen Abläufe rund um Projekte, Anlagen und Service werden unterstützt. Projekte lassen sich zentral verwalten und erbrachte Leistungen direkt erfassen. Das Servicemanagement unterstützt die Planung und Durchführung regelmässiger Wartungen nach definierten Zyklen oder Zählerständen. Anlagen und Objekte werden zentral verwaltet, während Servicetechniker ihre ausgeführten Arbeiten direkt erfassen können. Für die langfristige und strategische Unternehmenssteuerung greifen Budgetierung, Finanzplanung und Investitionsplanung auf dieselbe Datengrundlage zu. Gerade bei Investitionen in Netze, Anlagen oder Infrastruktur lassen sich finanzielle Entwicklungen frühzeitig erkennen und Vorhaben fundiert planen. Budget, Finanzplan und Investitionsplanung greifen dabei nahtlos ineinander.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor in der Energiebranche ist das Zusammenspiel verschiedener Fachanwendungen. Deshalb integriert sich AbaEnergy nahtlos in bestehende Systemlandschaften. Seit über 30 Jahren pflegt Abacus eineintensive Zusammenarbeit mit innosolv. Die Branchenlösung innosolvenergy bildet den Vertrieb, das Messwesen und die Fakturierung ab und Abacus die betriebswirtschaftlichen Prozesse. Finanz- und Stammdaten werden automatisiert zwischen den beiden Systemen ausgetauscht und bilden durchgängige Geschäftsprozesse ohne doppelte Datenerfassung. Auch beim ESB zeigt sich der Nutzen dieser Integration im Arbeitsalltag. Daten fliessen automatisch zwischen den Anwendungen und ermöglichen eine höhere Prozesssicherheit sowie eine bessere Nachvollziehbarkeit über sämtliche Unternehmensbereiche hinweg. «Der Automatisierungsgrad hat sich in vielen Bereichen deutlich erhöht», sagt Gregory Schürch. Kreditorenzahlungsläufe, Projekteröffnungen sowie Monats- und Jahresabschlüsse benötigen heute deutlich weniger Zeit als früher. Gleichzeitig erstellt das Controlling viele Auswertungen selbstständig und die Budgetierung wurde transparenter gestaltet. «Insgesamt gewinnen wir dadurch Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Zusätzlich profitieren wir von durchgängigen Prozessen und einer modernen Systemarchitektur.»

Auch in der Kreditorenbuchhaltung unterstützt AbaEnergy die Automatisierung konsequent weiter. Mit DeepBox gelangen Lieferantenrechnungen direkt in den digitalen Kreditorenprozess. DeepO erkennt die relevanten Rechnungsinformationen automatisch und übergibt sie an die Abacus Kreditorenbuchhaltung. Dadurch werden manuelle Erfassungsschritte reduziert, die Datenqualität verbessert und Rechnungen schneller verarbeitet. Mit dem zentralen Rechnungseingang wird dieser Prozess zusätzlich erweitert. Rechnungen können direkt mit der entsprechenden Bestellung in der Abacus Auftragsbearbeitung verknüpft werden. Dadurch lassen sich Kreditorenrechnungen schneller prüfen und der gesamte Beschaffungsprozess effizienter gestalten.

Nicht nur im Finanzbereich, sondern auch in der Personaladministration profitiert der ESB von durchgängigen Prozessen. Mit dem Mitarbeiter-Portal MyAbacus greifen alle Mitarbeitenden auf Abacus zu und haben jederzeit Zugriff auf ihre Zeiterfassung, Lohnabrechnungen und weitere HRInformationen. Digitale Self-Service-Prozesse entlasten die Personalabteilung und bieten Mitarbeitenden einen einfachen Zugang zu den wichtigsten Informationen. Gregory Schürch beobachtet, dass sich die Energiebranche in Sachen Recruiting positiv verändert: «Früher war die Branche technisch geprägt und männerlastig. Die Energiewende hat zur Folge, dass sich der Frauenanteil dank spannender Jobs, welche teilweise weniger technisch orientiert sind, stetig erhöht. Die Energiewende macht uns als Arbeitgeber attraktiver.» Umso wichtiger werden effiziente HR-Prozesse – vom Bewerbermanagement über das Onboarding bis hin zur Personaladministration.

Die Einführung einer neuen ERP-Lösung bedeutet weit mehr als einen Softwarewechsel. Sie bietet die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu hinterfragen und neu zu gestalten. Smart Metering verändert die Energiebranche grundlegend und führt zu stetig wachsenden Datenmengen. Dies erhöht die Anforderungen an durchgängigen Prozessen sowie intelligenten Auswertungen. Umso wichtiger werden integrierte Softwarelösungen, welche branchenspezifische Fachanwendungen und betriebswirtschaftliche Prozesse miteinanderverbinden. Diesen Weg hat auch Energie Service Biel/Bienne mit der Einführung von Abacus eingeschlagen. «Die Benutzeroberfläche ist moderner, die Prozesse sind klar geführt und deutlich intuitiver», erklärt Gregory Schürch. Zudem habe sich der Self-Service-Gedanke im Unternehmen stark weiterentwickelt. Fachbereiche erstellen heute viele Auswertungen selbstständig mit AbaReport oder dem Abacus Data Analyzer und sind deutlich weniger auf Unterstützung der IT angewiesen. 

Die Digitalisierung beschleunigt nicht nur einzelne Arbeitsschritte. Sie schafft auch mehr Transparenz und ermöglicht Mitarbeitenden, Informationen schneller zu finden und eigenständig auszuwerten. So entstehen transparentere Prozesse, fundiertere Entscheidungen und mehr Freiraum für die Weiterentwicklung des Unternehmens.