AbaEnergy : le coeur numérique des fournisseurs d'énergie

Avec AbaEnergy, Abacus propose une solution métier intégrée qui rassemble les processus opérationnels, stratégiques et de gestion dʼentreprise sur une plateforme centralisée. Ces trois domaines sont étroitement liés et sʼappuient sur unebase de données commune. Cela permet de réduire les ruptures dans les flux dʼinformation et de mettre les informations à disposition là où elles sont requises.

Dans le domaine de la gestion dʼentreprise, AbaEnergy regroupe notamment la Comptabilité financière, les Salaires et les Ressources Humaines, la Comptabilité des débiteurs et des créanciers, ainsi que le reporting. Les applications sont entièrement intégrées et garantissent des processus continus dans les différents domaines de lʼentreprise. Les processus opérationnels liés aux projets, aux installations et aux services sont également pris en charge. Les projets peuvent être gérés de manière centralisée et les prestations fournies peuvent être saisies directement. La gestion des services facilite la planification et la réalisation dʼopérations dʼentretien régulières selon des cycles ou des relevés de compteurs prédéfinis. Les installations et les objets sont gérés de manière centralisée, tandis que les techniciens de maintenance peuvent saisir directement les travaux quʼils ont effectués. Pour la gestion stratégique et à long terme de lʼentreprise, la budgétisation, la planification financière et la planification des investissements sʼappuient sur la même base de données. Cʼest précisément dans le cas dʼinvestissements dans des réseaux, des installations ou des infrastructures quʼil est possible dʼanticiper les évolutions financières et de planifier les projets sur des bases solides. La budgétisation, le plan financier et la planification des investissements sʼarticulent en parfaite cohérence.

Lʼinteraction entre différentes applications spécialisées constitue un facteur de réussite déterminant dans le secteur de lʼénergie. Cʼest pourquoi AbaEnergy sʼintègre parfaitement aux environnements système existants. Depuis plus de 30 ans, Abacus entretient une collaboration étroite avec innosolv. La solution métier innosolvenergy couvre la distribution, les mesures et la facturation, tandis quʼAbacus prend en charge les processus de gestion dʼentreprise. Les données financières et les données de base sont échangées automatiquement entre les deux systèmes et permettent de mettre en place des processus commerciaux sans rupture ni double saisie des données. Au sein de lʼESB également, les avantages de cette intégration se font ressentir au quotidien. Les données circulent automatiquement entre les applications, ce qui garantit une plus grande fiabilité des processus et une meilleure traçabilité dans tous les domaines de lʼentreprise. « Le degré dʼautomatisation sʼest nettement accru dans de nombreux domaines », déclare Gregory Schürch. Les traitements de paiement des créanciers, les ouvertures de projets ainsi que les clôtures mensuelles et annuelles prennent aujourdʼhui nettement moins de temps quʼauparavant. En parallèle, le service de contrôle de gestion établit lui-même de nombreux rapports et la procédure de budgétisation est plus transparente. « Au final, cela nous permet de gagner du temps pour nous consacrer à des tâches à valeur ajoutée. De plus, nous bénéficions de processus continus et dʼune architecture système moderne. »

Dans le domaine de la Comptabilité des créanciers, AbaEnergy continue de promouvoir systématiquement lʼautomatisation. Avec DeepBox, les factures fournisseurs sont directement intégrées au processus numérique des créanciers. DeepO identifie automatiquement les informations pertinentes des factures et les transmet au module de Comptabilité des créanciers Abacus. Cela permet de réduire les étapes de saisie manuelle, dʼaméliorer la qualité des données et de traiter les factures plus rapidement. Lʼentrée centrale des factures vient compléter ce processus. Les factures peuvent être directement associées à la commande fournisseurs correspondante dans la Gestion des commandes Abacus. Cela permet de vérifier plus rapidement les factures créanciers et dʼoptimiser lʼefficacité de lʼensemble du processus dʼapprovisionnement.

LʼESB bénéficie de processus continus, non seulement dans le domaine financier, mais aussi dans celui de la gestiondes ressources humaines. Grâce au portail des employés « MyAbacus », lʼensemble du personnel peut se connecter à Abacus et accéder à tout moment à la saisie du temps de travail, aux décomptes de salaire et à dʼautres informations RH. Les processus numériques en libre-service allègent la charge de travail du service des ressources humaines et permettent aux collaboratrices et collaborateurs dʼaccéder facilement aux informations essentielles. Gregory Schürch constate que le secteur de lʼénergie évolue de manière positive en matière de recrutement : « Autrefois, ce secteur était très technique et majoritairement masculin. » La transition énergétique a pour conséquence une augmentation constante de la proportion de femmes, grâce à des emplois passionnants, dont certains sont moins techniques. « La transition énergétique renforce notre attractivité en tant quʼemployeur. » Les processus RH efficaces prennent donc dʼautant plus dʼimportance, de la gestion des candidatures à lʼonboarding, en passant par la gestion du personnel.

La mise en place dʼune nouvelle solution ERP va bien au-delà dʼun simple changement de logiciel. Elle offre la possibilité de remettre en question les processus existants et de les repenser. Le comptage intelligent transforme en profondeur le secteur de lʼénergie et entraîne une augmentation constante des volumes de données. Cela renforce les exigences en matière de processus continus et dʼanalyses intelligentes. Les solutions logicielles intégrées, qui associent des applications métier spécifiques à chaque secteur et des processus de gestion dʼentreprise, nʼen deviennent que plus importantes. Cʼest également la voie quʼa choisie Energie Service Biel/Bienne en mettant en place Abacus. « Lʼinterface utilisateur est plus moderne, les processus sont clairement structurés et nettement plus intuitifs », explique Gregory Schürch. De plus, le concept de libre-service sʼest considérablement développé au sein de lʼentreprise. Aujourdʼhui, les services spécialisés réalisent eux-mêmes de nombreuses analyses à lʼaide dʼAbaReport ou dʼAbacus Data Analyzer et dépendent nettement moins du soutien du service informatique.

La numérisation ne se contente pas dʼaccélérer certaines étapes du travail. Elle renforce également la transparence et permet aux collaboratrices et collaborateurs de trouver plus rapidement les informations et de les analyser de manière autonome. Cela permet de mettre en place des processus plus transparents, de prendre des décisions mieux fondées et de disposer dʼune plus grande marge de manoeuvre pour le développement de lʼentreprise.