«Endlich einfach!»

Wann haben Sie zuletzt gedacht: «Das muss doch einfacher gehen» – und was war der Auslöser?

Thomas Züger: Wir haben die Kundenkommunikation schon vor einigen Jahren ins Zentrum gestellt und uns gefragt, wie wir sie einfacher und vor allem strukturierter gestalten können. Weil es am Markt keine passende Lösung gab, haben wir ein eigenes Kundenportal entwickelt, welches seit Jahren erfolgreich im Einsatz ist.

Wie haben sich die Erwartungen von Kundinnen und Kunden in den letzten Jahren verändert – insbesondere in Bezug auf Erreichbarkeit, Transparenz und Geschwindigkeit?

Samuel Kistler: Kundinnen und Kunden erwarten heute jederzeitigen Zugriff auf Unterlagen, klare Prozesse und schnelle Antworten. Die digitale Zusammenarbeit soll unkompliziert sein und über sichere, intuitive Plattformen laufen – nicht mehr nur telefonisch oder via E-Mail.

Was braucht es aus Ihrer Sicht, damit Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter persönlich, nahbar und verbindlich bleibt?

TZ: Digitale Tools dürfen den persönlichen Austausch nicht ersetzen, sondern nur unterstützen. Nähe entsteht durch einen regelmässigen und persönlichen Dialog. Klare Kommunikation und Verlässlichkeit bilden die Basis für eine vertrauensvolle Kundenbeziehung. Und je effizienter die Abläufe, umso mehr Zeit bleibt uns, Kundinnen und Kunden bei ihren zentralen Fragestellungen zu begleiten.

Wo sehen Sie aktuell den grössten Handlungsdruck?

TZ: Der Druck – oder vielmehr der Wunsch – nach Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung ist deutlich spürbar. Auch bei uns kommen immer weniger Kundinnen und Kunden ins Büro. Der Austausch über moderne Kollaborationstools nimmt stark zu.

Was waren die ausschlaggebenden Gründe, Ihre bestehende Kollaborationslösung neu auszurichten?

TZ: Unsere Eigenentwicklung stiess an ihre Grenzen und für die Basistechnologie wurde die Einstellung des Supports angekündigt. Zudem war unsere bestehende Kollaborationslösung mehrheitlich eine Insellösung ohne Schnittstellen zu weiteren Systemen.

Was war Ihnen bei der Neuausrichtung besonders wichtig – sowohl technologisch als auch in der Zusammenarbeit mit den Kundinnen und Kunden?

SK: Technologisch standen Sicherheit und Zukunftsfähigkeit im Vordergrund. Für Kundinnen, Kunden und Mitarbeitende ist die Benutzerfreundlichkeit entscheidend – digitale Abläufe sollen vereinfachen, ohne den persönlichen Austausch einzuschränken.

Welche Kriterien mussten erfüllt sein, damit das neue Portal nicht nur effizient, sondern auch zukunftssicher ist?

TZ: Ein verantwortungsvoller, langfristig orientierter Partner garantiert uns Zukunftssicherheit. Mit Abacus haben wir seit deren Gründung einen stabilen, erfolgreichen und zuverlässigen Partner. Entscheidend ist zudem die nahtlose Integration in unsere Systemlandschaft. Das Portal muss skalierbar sein, sodass zentrale Vorgaben auf das Mandatsportfolio ausgerollt werden können. Und es muss unsere Mitarbeitenden administrativ entlasten, damit sie sich auf die Kundenberatung konzentrieren können.  

Warum fiel Ihre Wahl schliesslich auf die Portallösung von Abacus Deep – und was hat Sie an dieser Lösung besonders überzeugt?

TZ: Das Portal baut auf unserem Abacus ERP auf und bietet zugleich eine Anbindung an SharePoint, unserem zentralen Dokumentenmanagement-System. So bleiben Schnittstellen zu anderen Branchenlösungen offen und wir profitieren von einer nahtlosen Integration. Besonders überzeugt hat uns die Verbindung von einem webbasierten Kundenportal mit einem internen Tool zur Planung unserer Aktivitäten (Tasks) und Fristen.

Welche Rolle spielte die nahtlose Integration ins bestehende ERP-System für Ihre Entscheidung?

SK: Da alle Kundenprojekte und Stammdaten im ERP-System hinterlegt sind, ist die Grundstruktur für das Portal bereits vorhanden. Das erleichtert den Aufbau, beschleunigt die Einführung, reduziert Schnittstellen und vereinfacht das Onboarding neuer Kundinnen und Kunden.

Wie hat sich die Zusammenarbeit mit der Kundschaft dank der Einführung des neuen Portals verändert? Oder wie wird sie sich verändern?

SK: Wir erwarten weniger E-Mail-Verkehr und gehen davon aus, dass wir noch strukturierter mit unseren Kundinnen und Kunden zusammenarbeiten können. Zudem rücken wir durch das Treuhandportal noch näher an unsere Kundinnen und Kunden und können uns besser in ihre Finanzprozesse integrieren.

Inwiefern profitieren auch Ihre internen Abläufe – etwa bei Vertretungen, Übergaben oder im Fristenmanagement?

SK: Das Treuhandcockpit hilft uns, unsere Abläufe über unsere komplexe Organisationsstruktur mit verschiedenen Standorten und Geschäftsbereichen zu steuern und zu organisieren. Fristen werden zuverlässig hinterlegt und rechtzeitig eskaliert, Übergaben von Arbeiten – etwa bei Ferien – sind klar definiert. Das macht uns effizienter und verbessert die Zusammenarbeit intern wie extern.

Was bedeutet der Einsatz des neuen Portals für die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden – hat sich ihre Rolle verändert?

SK: Die modernen Technologien entlasten unsere Mitarbeitenden zunehmend von repetitiven Aufgaben wie Belegerfassung oder Datenaustausch. Das Portal unterstützt hier durch seine Anbindung an die Deep Technologien wesentlich. Die Rolle der Mitarbeitenden hat sich hin zu Beratung, Analyse und Kundenbetreuung verschoben. Statt Daten manuell zu verarbeiten, unterstützen sie Unternehmerinnen, Unternehmer und deren Mitarbeitende zeitnaher und aktiver und schaffen Mehrwert durch Fachwissen. Wir wandeln uns vom Verarbeiter zum Vertrauens- und Sparring-Partner.

Was würden Sie anderen Unternehmen raten, die ihre digitale Zusammenarbeit auf das nächste Level bringen möchten?

TZ: Frühzeitig auf zukunftssichere Lösungen setzen, die bestehende Systeme nahtlos einbinden. Prozesse klar strukturieren, Benutzerfreundlichkeit priorisieren und Mitarbeitende früh einbeziehen. Und wohl das Wichtigste: Kundinnen und Kunden stets ins Zentrum stellen und ihnen durch Lösungen echten Mehrwert bieten.

Wenn Sie in ein paar Jahren zurückblicken – woran würden Sie erkennen, dass sich der Schritt gelohnt hat?

TZ: Wenn unsere Kundinnen und Kunden sowie unsere Mitarbeitenden sich ihre tägliche Arbeit ohne Treuhandportal und Treuhandcockpit nicht mehr vorstellen können – dann wissen wir: endlich einfach!

Und abschliessend: Welche Werte oder Prinzipien sollten Ihrer Meinung nach die digitale Zusammenarbeit in Zukunft prägen – unabhängig von Tools und Anbietern?

TZ: Kundinnen und Kunden erwarten zu Recht einwandfreie Qualität, einen hohen Service-Level, Innovation und eine verlässliche, nachhaltige und zukunftsweisende Zusammenarbeit. Engagement, Herzblut, Vertrauen und Leidenschaft werden wie in der Vergangenheit auch in der Zukunft im Zentrum stehen.