Einfache Fakturierungslösung im Abacus Treuhand Umfeld

Fakturierungslösung sorgt für deutliche Effizienzsteigerung

Wie sind Sie auf den Standard-Fakturierungsmandanten aufmerksam geworden?

Susan Bossshart: Unser Treuhänder, die Witreva AG, informierte uns darüber, dass unsere bisherige Software nicht mehr weiterentwickelt wird und empfahl einen Wechsel zur Abacus Business Software. Anfangs überlegten wir, die Fakturierung auf eine separate Software auszulagern. Dieser Ansatz wurde jedoch schnell verworfen, da wir die Vorteile einer integrierten Lösung nutzen wollten. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen unserem Treuhänder und dem Abacus Vertriebspartner Dorean AG konnte schliesslich die für uns optimale Lösung umgesetzt werden.

Wo lagen die grössten Herausforderungen bei der Einführung?

SB: Die grösste Herausforderung bestand darin, zu entscheiden, welche Daten aus dem alten System übernommen werden sollten. Dabei sind wir unterschiedlich vorgegangen: Für den Mandanten der Nova Energie Ostschweiz AG haben wir die Stammdaten komplett neu erfasst, da der Datenbestand der alten Software unbrauchbar war. In einem anderen Mandanten, in dem wir die Mitgliederrechnungen verarbeiten, konnten wir alle vorhandenen Daten übernehmen.

Welche Anforderungen konnten Sie mit der Abacus Software lösen?

SB: Die Digitalisierung war ein wichtiger Schritt für uns. Seit der Einführung der Abacus-Software arbeiten wir deutlich effizienter: Rechnungen verschicken wir jetzt überwiegend per E-Mail statt per Post, was Zeit und Kosten spart, besonders bei den 350 Mitgliederrechnungen. Auch in der Kreditorenbuchhaltung hat sich vieles vereinfacht – Rechnungen werden eingescannt und digital gespeichert, wodurch die physische Ablage entfällt.

Gibt es spezielle Funktionalitäten innerhalb der Software, die Ihre Arbeit erleichtern?

SB: Ja, absolut. Die Shortcuts wie F2, F4 und F5 sowie die vorhandenen Links sind sehr hilfreiche Funktionen, um schnell in andere Programme zu wechseln oder einen neuen Datensatz anzulegen. Ich finde es äusserst effizient, direkt aus einem Programm ein anderes aufrufen zu können. Das erleichtert die Arbeit mit den Abacus-Programmen erheblich. Besonders der direkte Zugriff auf die Stammdaten von überall aus ist für mich ein grosser Vorteil.

Schritt-für-Schritt Digitalisierung mit vielfältigen Abacus-Systemen

Worin sehen Sie die grössten Vorteile der Abacus Auftragsbearbeitung für die Nova Energie Ostschweiz AG?

SB: Die Digitalisierung ist sicherlich ein grosser Vorteil. Besonders wertvoll ist es, dass wir Belege nicht mehr physisch in Ordnern ablegen müssen. Auch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Abacus-Software gibt uns das Vertrauen, dass wir hier gut aufgehoben sind.

In welchem Bereich setzen Sie die Aboverwaltung innerhalb der Auftragsbearbeitung ein?

SB: Wir haben hierfür einen speziellen Mandanten einer Geschäftsstelle, die wir betreuen, in dem wir einmal jährlich die Mitgliederbeiträge für einen Verein verrechnen. Die Rechnungen werden basierend auf verschiedenen Eigenschaften erstellt, da die Mitglieder aus den Bereichen Privatpersonen, Gemeinden und Firmen stammen. Anschliessend werden die Rechnungen pro Bereich in einem Lauf zusammengefasst und mit einer einzigen Rechnungsposition verrechnet.

Wie setzen Sie die Digitalisierung im Zusammenhang mit der Abacus-Software um?

SB: Unser Fokus liegt auf der digitalen Ablage im elektronischen Dossier. Im Bereich Lohn nutzen wir MyAbacus, dass unseren Mitarbeitenden einen einfachen digitalen Zugriff auf Lohnabrechnungen und Lohnausweise bietet. Auch der Visierungsprozess in der Kreditorenbuchhaltung wurde digitalisiert: Statt aufwendiger Papier- und Stempelarbeit erfolgt alles jetzt automatisiert per Klick in MyAbacus.

Zum Schluss: Welches Fazit ziehen Sie über die Abacus Auftragsbearbeitung?

SB: Ich bin sehr zufrieden mit dem Wechsel auf die Abacus Business Software. Besonders schätze ich, dass wir keine zusätzlichen Schnittstellen brauchen und alle unsere Anforderungen bequem in einem einzigen Programm abwickeln können. Das macht die Lösung für uns sehr effektiv.