BelegfreigabeKreditorenbelege zentral und effizient freigeben

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Intelligente Belegfreigabe in der Kreditorenbuchhaltung

Das benutzerfreundliche Freigabe-Cockpit ermöglicht eine zentrale Übersicht und effiziente Durchführung aller notwendigen Belegfreigaben in der Kreditorenbuchhaltung. Durch die Erstellung dynamischer Workflows und die Einbindung der Organisationsstruktur wird der Freigabeprozess vereinfacht und beschleunigt.

Die Freigabe offener Kreditorenbelege erfolgt zentral und durchgängig digital im MyAbacus. Im Freigabe-Cockpit können alle erforderlichen Freigaben eingesehen und durchgeführt werden. Zudem ist transparent ersichtlich, wo sich ein Beleg befindet und welchen Status er hat. Wurde vom Lieferanten eine fehlerhafte Rechnung gesendet, kann diese direkt im Freigabeprozess zurückgewiesen und mit einer Notiz per E-Mail an den Kreditor zurückgesendet werden.

Workflows für dynamische Abläufe

Die Definition von Workflows ermöglicht einen dynamischen und automatisierten Freigabeprozess. So kann beispielsweise definiert werden, dass ab einem Betrag von CHF 10'000.– eine Freigabe durch den Besteller, den Abteilungsleiter und den Finanzverwalter erforderlich ist oder dass eine Rechnung bis CHF 200.– automatisiert freigegeben wird. Zudem erkennt die eingesetzte Technologie DeepO Projektrechnungen und weist diese automatisch dem Projektverantwortlichen zu. Die automatische Evaluierung und Auswahl des passenden Workflows vereinfacht den Prozess zusätzlich.

Vereinfachte Pflege durch Einbindung der Organisationsstruktur

Die Berücksichtigung der Informationen aus der im Abacus hinterlegten Organisationsstruktur ermöglicht es, Redundanzen zu vermeiden und wertvolle Zeit zu sparen. Über die Organisationsrollen werden die Freigabeberechtigung und die Stellvertretung definiert. Damit werden Änderungen in der Personalstruktur automatisch in den verschiedenen Workflows berücksichtigt, ohne dass manuelle Anpassungen notwendig sind.

Ihr Nutzen mit der Belegfreigabe

Die Belegfreigabe ist ein zentraler Bestandteil der Abacus Kreditorenbuchhaltung und zeichnet sich durch folgende Vorteile aus:

Individualisierbar
Durch individuell definierbare Workflows wird der Freigabeprozess an Ihre Bedürfnisse angepasst.

Optimiert
Durch die Integration der Organisationsstruktur werden Änderungen in der Personalstruktur automatisch berücksichtigt und manuelle Anpassungen minimiert.

Intelligent
Die Technologie DeepO erkennt die Beleginformationen mittels künstlicher Intelligenz und unterstützt so die Auswahl des geeigneten Freigabe-Workflows.

Prozessübersicht Belegfreigabe

Belegempfang via DeepBox

Ein Kreditorenbeleg wird in die DeepBox gelegt und mit Hilfe der künstlichen Intelligenz DeepO analysiert. 

Aufnahme des Belegs in das Freigabeportal

Auf Basis der analysierten Beleginformationen wird der Beleg in der Abacus Kreditorenbuchhaltung erfasst und in das Freigabeportal aufgenommen. 

Verarbeitung anhand definierten Workflows

Anhand der definierten Workflows durchläuft der Beleg den Freigabeprozess.

Belegfreigabe

Wenn alle erforderlichen Freigaben erteilt wurden, ist der Beleg final freigegeben und kann disponiert werden.

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