La validation des documents fournisseurs en suspens se fait de manière centralisée et numérique de bout en bout dans MyAbacus. Toutes les validations nécessaires peuvent être consultées et effectuées dans le cockpit de validation. De plus, il est possible de voir en toute transparence où se trouve un document et quel est son statut. Si une facture erronée a été envoyée par le fournisseur, elle peut être refusée directement dans le processus de validation et renvoyée au créancier avec une annotation par e-mail.

Workflows pour des processus dynamiques

D'une définition de workflows, il résulte un processus de validation dynamique et automatisé. Il est par exemple possible de définir qu'à partir d'un montant de 10’000 CHF, une validation par l'auteur de la commande, le chef de service et l'administrateur financier est nécessaire ou qu'une facture d'un montant inférieur à 200 CHF est validée de manière automatisée. En outre, la technologie DeepO reconnaît les factures de projets et les attribue automatiquement au responsable du projet. L'évaluation et la sélection automatiques du workflow approprié simplifient encore le processus.

Gestion simplifiée grâce à l'intégration dans la structure organisationnelle

La prise en compte des informations provenant de la structure organisationnelle enregistrée dans Abacus permet d'éviter les redondances et de gagner un temps précieux. Les autorisations de validation et la suppléance sont définies via les rôles organisationnels. Ainsi, les modifications de la structure du personnel sont automatiquement prises en compte dans les différents workflows, sans qu'aucune adaptation manuelle ne soit nécessaire.