«Die Belegfreigabe ist für uns wie ein guter Wanderschuh – ohne sie geht’s nicht.»
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© Ulrich Delang, Cabane Arpitettaz CAS
Wie sah der Kreditorenprozess vor der Einführung der Belegfreigabe aus?
Nathalie König: Die Belege gingen per E-Mail oder Post ein, wurden dann physisch an die zuständigen Personen weitergereicht und schliesslich manuell in Abacus erfasst. Der gesamte Freigabeprozess war papierbasiert und entsprechend zeitaufwendig.
Was waren die grössten Herausforderungen im alten Prozess?
NK: Durch Homeoffice und Teilzeitarbeit blieben die Rechnungen liegen, wenn Mitarbeitende nicht im Büro waren. Heute läuft alles digital: Belege können ortsunabhängig freigegeben werden, was uns enorm viel Zeit spart.
Wie funktioniert der Prozess heute?
NK: Die Rechnungen gelangen via E-Mail in die DeepBox und werden von DeepO analysiert und erfasst. Nach Kontrolle durch die Buchhaltung werden sie an die zuständige Person weitergeleitet, kontiert und freigegeben. Danach wird der Beleg bezahlt – alles digital und transparent.
Warum haben Sie sich für Abacus entschieden?
NK: Der Kreditorenprozess war ein zentraler Entscheidungsgrund für den Wechsel. Abacus bietet uns eine durchgängige Lösung mit hoher Transparenz und Schweizer Datenhosting. Das war für uns entscheidend.
«Die Belegfreigabe ist logisch, einfach und gut besteigbar – wie der Niesen im Kanton Bern.»
Nathalie König, Product Owner Abacus beim Schweizer Alpen-Club SAC
Welche Vorteile bringt Ihnen der neue Prozess konkret?
NK: Die Nachvollziehbarkeit ist viel besser. Ich sehe jederzeit, wo ein Beleg gerade ist, wer bereits freigegeben hat und ob etwas hängig ist. Es gehen weniger Rechnungen verloren und ich kann mich darauf verlassen, dass Freigaben korrekt gemäss Betragshöhe und Struktur erfolgen. Und: Ich finde Belege im System viel schneller als früher im physischen Archiv.
Wie hat sich der Digitalisierungsgrad verändert?
NK: Um 180 Grad. Heute durchläuft jeder Beleg digital unser Unternehmen – wird er nicht digital verarbeitet, wird er auch nicht bezahlt.
Gab es besondere Herausforderungen bei der Umstellung?
NK: Es war weder eine Matterhorn-Besteigung noch ein Feierabendspaziergang – eher eine ambitionierte Wanderung mit Verschnaufpausen. Wir haben komplexe Abläufe, deshalb brauchte es rund zehn individuelle Freigabeworkflows. Zwei Drittel des Wegs haben wir geschafft, den Rest gehen wir nun mit frischem Elan an.
Wie ist das Feedback Ihrer Mitarbeitenden zur Lösung?
NK: Sehr positiv. Die meisten schätzen die Wahlmöglichkeit zwischen MyAbacus und der mobilen App AbaClik. Auch die Nachvollziehbarkeit ist ein grosses Plus – nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für die Mitarbeitenden.
Wie helfen Ihnen dynamische Workflows?
NK: Wir haben rund zehn Workflows, z. B. für Rechnungen aus der DeepBox, die direkt in die Vorerfassung gehen. Je nach Kostenstelle und Betrag wird automatisch der passende Freigabeweg ausgelöst, bis hin zum Präsidenten, falls nötig.
Wie funktioniert die Integration mit Ihrer Organisationsstruktur?
NK: Das ist noch eine Herausforderung, teils auch, weil wir während des Projekts intern umstrukturiert haben. Die Möglichkeit, bei Personalwechseln Berechtigungen automatisch zu übernehmen, ist aber grundsätzlich sehr hilfreich.
Wenn die Belegfreigabe ein Berg wäre – welcher wäre es?
NK: Der Niesen im Kanton Bern. Ein schöner, klar strukturierter Berg – gut erreichbar, gut begehbar und mit einem festen Weg zum Ziel. Genau so fühlt sich das Arbeiten mit der Belegfreigabe an.
Der SAC steht für Präzision und Sicherheit in den Bergen. Wie spiegelt sich dieser Anspruch in der neuen Belegfreigabe wider?
NK: Wie bei einer Wanderung gibt es Startpunkt, Route und Ziel. Abacus ist wie ein erfahrener Bergführer: das System weiss genau, wo der Beleg gerade ist, wohin er muss und wann er ankommen sollte. Oder anders gesagt: Die Belegfreigabe ist wie ein wirklich guter Wanderschuh – ohne ihn geht’s nicht.
«Heute weiss ich jederzeit, wo ein Beleg gestartet ist, wo er gerade steckt und wer schon freigegeben hat.»
Was wünschen Sie sich noch?
NK: Die Version 2025 hat viele Wünsche erfüllt, beispielsweise die Aufteilung eines Betrags auf mehrere Kostenstellen. Damit sind wir schon einen grossen Schritt weiter.
Wie würden Sie die Lösung anderen Organisationen empfehlen?
NK: Ganz klar: Abacus ist langlebig, wächst mit dem Unternehmen mit und ist auf die Schweizer Rechtslage abgestimmt. Allein das Datenhosting in der Schweiz ist für uns ein wichtiges Argument. Und mit einem starken Partner wie Abraxas an der Seite fühlt man sich jederzeit gut betreut.
Welchen Tipp geben Sie Organisationen, die vor einem ähnlichen Umstieg stehen?
NK: Zwei Dinge sind entscheidend: Erstens genügend interne Ressourcen für die Umstellung einplanen. Zweitens: Prozesse analysieren – sind sie logisch? Sind sich alle über den Ablauf einig? Nur dann funktioniert es auch mit dem Tool.
Was sind die nächsten Schritte mit Abacus?
NK: Wir haben kürzlich auf Version 2025 aktualisiert und setzen nun neu auch die Funktion für digitale Mitarbeitergespräche ein.
Über den Schweizer Alpen-Club SAC
Gegründet 1863, ist der Schweizer Alpen-Club SAC mit rund 170'000 Mitgliedern der grösste Bergsportverband der Schweiz. Die Geschäftsstelle in Bern unterstützt die 110 Sektionen unter anderem bei Ausbildung, Betrieb und Infrastruktur sowie Kommunikation.
Über Nathalie König
Nathalie König ist seit März 2023 Product Owner Abacus beim SAC und in der IT-Abteilung tätig. Sie begleitet die Einführung neuer Abacus Lösungen und sorgt dafür, dass die Software optimal auf die Bedürfnisse des Verbands abgestimmt ist.
Abacus Belegfreigabe
Das benutzerfreundliche Freigabe-Cockpit ermöglicht eine zentrale Übersicht und effiziente Durchführung aller notwendigen Belegfreigaben in der Kreditorenbuchhaltung. Durch die Erstellung dynamischer Workflows und die Einbindung der Organisationsstruktur wird der Freigabeprozess vereinfacht und beschleunigt.
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