Archiviazione e scansioneIl software per l’archivio digitale dei documenti commerciali

Archiviazione certificata, conforme alla legge e integrata

Archiviare tutti i documenti aziendali completi in dossier e archivi digitali in conformità con i requisiti di archiviazione legale.

Il Business Software Abacus offre inoltre una soluzione integrata di archiviazione e scansione. Il testo di un documento viene indicizzato automaticamente durante la scansione. In questo modo è possibile trovarlo utilizzando la ricerca per parola chiave nel minor tempo possibile. Autenticità, completezza e origine dei documenti sono comprovate mediante firme elettroniche.

La funzione di scansione è integrata nel software Abacus. Le ricevute importate vengono inviate automaticamente e collegate alla registrazione originale. Con l'utile funzione drill-down nelle valutazioni risalite sempre alle scritture contabili, fino al documento giustificativo originario. Per il processo di approvazione a più livelli disponete dei documenti giustificativi originari.

Il sistema di archiviazione Abacus è stato verificato da una rinomata società di revisione in base alle relative disposizioni del diritto fiscale (IVA) per quanto riguarda la scansione e l'archiviazione nonché in base all'Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio, Olc).

I vostri vantaggi

Il software vi offre la possibilità di memorizzare tutti i documenti aziendali in dossier e archivi digitali - secondo i requisiti dell'archiviazione in conformità di legge. Inoltre, Abacus Archiviazione e scansione è caratterizzato dai seguenti vantaggi:

Semplice
Nessuna interfaccia – integrazione completa nel sistema ERP Abacus

Risparmia spazio e costi
Risparmio di spazio e di investimenti - non è necessario un archivio fisico

Trasparenza
Trasparenza elevata - tutte le valutazioni sono a disposizione con i documenti giustificativi originari

Archiviazione e scansione a colpo d’occhio

La scansione, i documenti e i dossier, così come l'archiviazione e le funzioni aggiuntive costituiscono gli elementi centrali della soluzione Abacus per l'archiviazione e la scansione. Tutte le funzioni in sintesi di seguito:

Scansione

  • Digitalizzazione fatture cartacee
  • Riconoscimento/Estrazione di informazioni come IVA; settore, registrazione su conto
  • Integrazione completa nei processi di aggiornamento

Documenti e dossier

  • Dossier relativi a casi aziendali e dati anagrafici
  • Archiviazione centrale dei documenti
  • Compressione documenti & archiviazione sicura
  • Ricerca testo esaustiva
  • EasySignature (Timestamp)

Archiviazione

  • Archiviazione e conservazione conformi alla legge
  • Documenti giustificativi originari come allegato nelle valutazioni
  • Protocollazione accessi e processi di archiviazione
  • Assistente per il distaccamento e per il confronto

Funzioni aggiuntive

  • Archivio esterno nel sistema file
  • AbaConnect per l'interfaccia documenti centrale
  • DMS-Connector per archiviazione documenti in DMS esterni
  • Funzione di controllo integrità documenti giustificativi

4'500

clienti hanno scelto il sistema di archiviazione e scansione

20'000

utenti lavorano quotidianamente con il sistema di archiviazione e scansione

Avete altre domande?

Certificato

L'Abacus Business Software è stato sottoposto a revisione da una nota società di revisione secondo lo Standard svizzero di revisione 870 "Auditing of Software Products".

Cosa potrebbe interessarvi