Archiviazione e scansioneIl software per l’archivio digitale dei documenti commerciali

Archiviazione certificata, conforme alla legge e integrata

Conservate ininterrottamente tutti i documenti commerciali secondo i principi della contabilità regolare, in dossier e archivi digitali.

Il Business Software Abacus offre inoltre una soluzione integrata di archiviazione e scansione. Il testo dei documenti è indicizzato automaticamente alla scansione. In questo modo trovate nel giro di pochi secondi documenti e passaggi di testo mediante la ricerca con parole chiave. Autenticità, completezza e origine dei documenti sono comprovate mediante firme elettroniche.

La funzione di scanning è integrata completamente nel software creditori, le fatture fornitori scannerizzate sono imputate automaticamente e i nuovi fornitori registrati direttamente. Con l’utile funzione drill-down nelle valutazioni risalite sempre alle scritture contabili, fino al documento giustificativo originario.

Per il processo di approvazione a più livelli disponete dei documenti giustificativi originari.

Il sistema di archiviazione Abacus è stato verificato da una rinomata società di revisione in base alle relative disposizioni del diritto fiscale (IVA) per quanto riguarda la scansione e l’archiviazione nonché in base all’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio, Olc), stato 2013.

I vostri vantaggi

Nessuna interfaccia – integrazione completa nel sistema ERP Abacus

Risparmio di spazio e di investimenti: non è necessario un archivio fisico

Trasparenza elevata - tutte le valutazioni sono a disposizione con i documenti giustificativi originari

Archiviazione e scansione a colpo d’occhio

Elementi centrali della soluzione Archiviazione e scansione Abacus sono la scansione, i documenti e i dossier, l’archiviazione e le funzioni aggiuntive. Nella panoramica seguente troverete ulteriori dettagli.

Scansione

  • Digitalizzazione fatture cartacee
  • Riconoscimento/Estrazione di informazioni come IVA; settore, registrazione su conto
  • Integrazione completa nei processi documentali creditori

Documenti e dossier

  • Applicazioni dossier per pratiche e dati di base
  • Archiviazione centrale dei documenti
  • Compressione documenti & archiviazione sicura
  • Ricerca testo esaustiva
  • EasySignature (Timestamp)

Archiviazione

  • Archiviazione e conservazione conformi alla legge
  • Documenti giustificativi originari come allegato nelle valutazioni
  • Protocollazione accessi e processi di archiviazione
  • Assistente per il distaccamento e per il confronto

Funzioni aggiuntive

  • Archivio esterno nel sistema file
  • AbaConnect per l’interfaccia documenti centrale
  • DMS-Connector per archiviazione documenti in DMS esterni
  • Funzione di controllo integrità documenti giustificativi

4'500

clienti hanno scelto il sistema di archiviazione e scansione

20'000

utenti lavorano quotidianamente con il sistema di archiviazione e scansione

Certificato

L'Abacus Business Software è stato sottoposto a revisione da una nota società di revisione secondo lo Standard svizzero di revisione 870 "Auditing of Software Products".

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