«HR-Mitarbeitende schätzen vor allem die nahtlose Integration unserer HR-Lösung in die Lohnsoftware»

Welche spezifischen Werkzeuge stellt Abacus für HR-Aufgaben zur Verfügung?

Ralf Räber: Das Programm Human Resources bietet umfassende Lösungen für ein fortschrittliches und effizientes HR-Management. Es ermöglicht die vollständige Digitalisierung der entsprechenden Prozesse, entlastet dadurch die Personalabteilung und dient Vorgesetzten als zentrales Führungsinstrument. Sämtliche HRProzesse können damit elektronisch abgewickelt und Daten über frei definierbare Antrags- und Genehmigungsprozesse angepasst werden. Auch Arbeitszeiten, Spesen und Absenzen lassen sich erfassen und über individualisierbare Freigabeprozesse genehmigen und verbuchen.

Was ist speziell an der Abacus HR-Lösung?

Der Fokus liegt auf der effizienten Zusammenarbeit verschiedener Anspruchsgruppen. So lassen sich im Bewerbermanagement KandidatenDossiers direkt mit den bei der Entscheidung involvierten Personen austauschen, so dass die Kommunikation schnell und vor allem vertraulich abläuft. Digital geführte Mitarbeitergespräche gestatten es, dass Vorgesetzte ihre Mitarbeitenden mit Hilfe von Kriterien beurteilen, die zuvor anhand der Anforderungen und Kompetenzen ihrer Funktion festgelegt und im Dossier eingepflegt wurden. Auch Mitarbeitende lassen sich direkt in den Beurteilungs- und Zielvereinbarungsprozess involvieren. Arbeitszeugnisse können elektronisch durch Vorgesetzte und Mitarbeitende beantragt und unter Berücksichtigung der individuellen Leistungs- und Kompetenzbeurteilung sowie mit Hilfe vordefinierter Textbausteine in mehreren Sprachen automatisch und professionell ausformuliert werden.

Gibt es eine zentrale Plattform?

Das ist das Mitarbeiter-Portal MyAbacus. Es ermöglicht Mitarbeitenden den Zugriff auf Personaldaten und Dokumente ihrer digitalen Dossiers wie etwa Lohnabrechnungen. Gleichzeitig sind Vorgesetzte damit in der Lage, auf Informationen der Mitarbeitenden zuzugreifen. Zudem werden sie bei ihrer Führungsarbeit durch individualisierbare Reports und interaktive Fenster mit grafischen Auswertungen unterstützt.

Ist es korrekt, dass vor fünf Jahren bei Abacus gleichzeitig mit deinem Eintritt das Prozessdenken bei der Konzeption von HR-Lösungen Einzug gehalten hat?

Das ist in der Tat so gewesen. Nicht zuletzt wegen meiner langjährigen Erfahrung bei der Implementierung von HR-Lösungen bin ich teilweise dafür mitverantwortlich.

Wie verhält es sich damit konkret?

2016 war der Startschuss für die moderne HR-Lösung von Abacus. Der Grund liegt in der demografischen Veränderung, was zum sogenannten «Krieg der Talente» geführt hat. Das heisst: In den nächsten Jahren werden viele der sogenannten BabyboomerGeneration pensioniert und gleichzeitig kommen weitaus weniger Leute in den Arbeitsmarkt. Für Arbeitgeber ist es daher wichtig, sowohl aktuelle Mitarbeitende langfristig an sich zu binden als auch neue Mitarbeitende anzuziehen. Der Zeitpunkt, sich bei Abacus für ein modernes HR-Programm einzusetzen, war demnach optimal. Abacus war damals mit einem eigenen Lohnprogramm bereits gut aufgestellt, wogegen die Konkurrenz oft zuerst entweder ein eigenes Lohnprogramm entwickeln oder den Datenaustausch über Schnittstellen zwischen ihren HR-Programmen und der Lohnsoftware eines Drittherstellers realisieren musste. Ausserdem führte Abacus bereits seit 2014 ein Bewerbungsmodul ein. Da es nur ein einfaches Werkzeug zur Datenverwaltung war, hatte der Benutzer allerdings alles händisch einzupflegen.

Heute ist alles anderes: Die Produkte der aktuellen Generation unterstützen interaktive Prozesse, bei denen der Datenstrom dynamisch ist und automatisiert abläuft. Zudem können sich an der Datenverarbeitung mehrere «Die Produkte der aktuellen Generation unterstützen interaktive Prozesse, bei denen der Datenstrom dynamisch ist und automatisiert abläuft.» Ralf Räber Personen interaktiv beteiligen wie etwa beim Bewerbermanagement und bei der Mitarbeiterqualifikation sowie bei Mitarbeitergesprächen.

Könntest du das näher erläutern?

Die beiden Module sind ein Paradebeispiel dafür, wie wichtig es ist, die Prozesse ohne Reibungs- respektive Datenverluste abzuwickeln. Beim Bewerbermanagement sind Personen im Rekrutierungsprozess involviert, die in der Lage sind, Kandidaten zu beurteilen, und deshalb auch Einblick in deren Bewerbungsunterlagen bekommen. Beim Mitarbeitergespräch gibt es eine Interaktion zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Dabei spielt die HR-Abteilung nur eine untergeordnete Rolle, hat jedoch jederzeit Einsicht in den Prozess.

Setzt das interaktive Einbinden von Mitarbeitenden entsprechende technische Entwicklungen voraus?

Das Mitarbeiter-Portal MyAbacus entspricht dem aktuellen State of the Art. Es hat eine Schlüsselrolle in den HR-Prozessen als Drehscheibe für die Erfassung, den Austausch und die Abfrage von Informationen.

Ist das etwas Aussergewöhnliches?

An sich ist die Nutzung von Portalen, in denen persönliche Daten angehängt und trotzdem geschützt sind, nichts Neues. Von Finanzinstituten werden sie über das Online-Banking bereits seit etlichen Jahren angeboten. Auch Versicherungen ermöglichen ihren Kunden solche Zugänge. In letzter Zeit haben sich auch vermehrt Hersteller von HR-Lösungen mit Mitarbeiterportalen beschäftigt – so auch Abacus.

Als eigentliche Spezialität oder USP gilt die vollständige Integration von MyAbacus ins Abacus ERP. Firmenmitarbeitenden ist es damit möglich, selbständig über den sogenannten Employee Self Service (ESS) auf persönliche Daten und ihren Vorgesetzten mit dem Management Self Service (MSS) auf mitarbeiterbezogene Informationen zuzugreifen. Dabei benutzen alle den gleichen Datenstamm wie die Anwender des Abacus ERP.

Welche Funktionen von MyAbacus sind speziell?

Geschätzt wird, dass Firmenmitarbeitende sich dank der ESS-Funktionen in den administrativen Prozess einbinden lassen und die Kontrolle über ihre Daten behalten. HR-Spezialisten finden es positiv und für Schweizer Verhältnisse speziell, dass die verschiedenen Prozesse in einem einzigen System integral verarbeitet werden. Es ist eine Erfolgsgeschichte: Bis heute wurden Abonnements von über 3’000 Firmen und Institutionen für 320’000 Mitarbeitende zur Nutzung von MyAbacus abgeschlossen.

Was hebt die Abacus Lösung von der Konkurrenz ab?

Von uns erhält ein Unternehmen alles aus einer Hand. Viele Mitbewerber bieten zwar Lösungen mit einzelnen HR-Prozessen an. Doch im Gegensatz zur vollständig integrierten Abacus Software sind diese im Zusammenspiel mit den Lohn- und Zeiterfassungsmodulen auf Schnittstellen angewiesen. Das beeinträchtigt den Datenaustausch. Ausserdem ist die Abacus Software eine Standardlösung. Trotzdem lässt sich bei Anpassungsbedarf mit Hilfe der Customizing-Funktionen ein hoher Grad an Individualität umsetzen, ohne dass die Releasefähigkeit der Software durch Spezialprogrammierung beeinträchtigt würde.

Wie entwickelt sich das Angebot?

Die Prozesse Onboarding, PersonalAdministration, Entwicklung der Mitarbeitenden und Offboarding werden laufend weiterentwickelt. Klar ist dabei: Bei allen Ansätzen gilt das Augenmerk der Effizienzsteigerung, wofür die Digitalisierung das optimale Instrument ist.

Ab wann lohnt es sich, die Abacus HR-Lösung einzusetzen?

Für jede Firmengrösse gibt es Prozesse, die sich mit einer Abacus HR-Lösung optimieren lassen. Der Komplettausbau für alle Prozesse macht ab rund 50 Mitarbeitenden Sinn.

Wie soll ein KMU vorgehen, das sein HR-Management möglichst schnell mit einer effektiven Digitallösung optimieren will?

Ein Unternehmen kann sich direkt mit uns oder einem unserer Vertriebspartner in Verbindung setzen, um sich präsentieren zu lassen, was Abacus als out of the box offeriert. Anhand eines Anstellungszyklus eines Mitarbeitenden etwa liesse sich leicht aufzeigen, wo ein System ansetzt und wie es bei seinem Firmeneintritt, bei der Administration, seiner Entwicklung inklusive Beurteilungen und Zieldefinitionen sowie seinem Austritt Unterstützung bietet.

Wie wichtig ist der persönliche Kontakt zwischen Anwender und Abacus Berater?

Sehr wichtig. Als Ansprechpartner eignen sich am ehesten erfahrene Vertriebspartner von HR-Lösungen. Sie bringen eine konstruktiv-kritische Sicht von aussen mit und sind beispielsweise in der Lage, umgehend eine Digitalisierung suboptimaler Prozesse mit einer HR-Software zu unterbinden, da sie die wichtigsten Prozesse vor der Implementierung einer Lösung analysieren und kritisch hinterfragen.

Bevorzugen Unternehmen CloudLösungen oder lokale Installationen?

Da nicht alle die persönlichen Daten ihrer Mitarbeitenden in der virtuellen Wolke ablegen wollen, ist es von Vorteil, dass Abacus Anwender zwischen den beiden Betriebsmodellen frei wählen können. 

Welchen Nutzen darf ein Management von einer modernen HR-Lösung erwarten?

Daten über Mitarbeitende in einer HR-Software zu verwalten, ist als Basis zwar gut und recht. Für Firmenleitungen aber ist es erst dann interessant, wenn sich solche Informationen analysieren, visualisieren und somit daraus neue Erkenntnisse ziehen lassen. Erst mit solchen Daten ist das Programm in der Lage, einen relevanten Beitrag für die moderne Mitarbeiterführung zu leisten. Ziel des Personalcontrollings ist die vorausschauende, dynamische und strategische Betrachtung der Mitarbeiterressourcen eines Unternehmens. Die Leistungsindikatoren helfen, Trends und Problemfelder der Belegschaft zu erkennen. Wichtig für ein Management ist auch, dass es mit diesen Werkzeugen den Führungskräften Instrumente in die Hände gibt, die sie etwa bei Mitarbeitergesprächen vom ganzen Papierkram befreien.

Hat sich Covid-19 auf die Unternehmen und den Arbeitsmarkt ausgewirkt und falls ja, in welchen Bereichen?

Es wird sich erst noch zeigen, was wir von der Pandemie mitnehmen. Bestimmt findet derzeit ein Umdenken bei den Unternehmen statt – unter anderem bezüglich zeit- und ortsunabhängigem Arbeiten. So haben die letzten anderthalb Jahre bewiesen, dass ein Betrieb auch dank Homeoffice ohne grosse Einschränkungen aufrechterhalten werden kann und eingespielte Prozesse funktionieren. Auch hoffe ich, dass sich der Fachkräftemangel etwas entschärfen lässt, da sich dank immer besserer digitaler Möglichkeiten der geografische Radius für Arbeitgeber und Arbeitnehmende weiter vergrössert. Ich für meinen Teil etwa pendle ein bis zwei Mal pro Woche von Bern nach Wittenbach, den Rest der Arbeit erledige ich von zu Hause aus. Mit diesem Präsenzmodell bin sowohl ich als auch Abacus sehr zufrieden.

Wie würdest du die heutige HRSituation bei Abacus beschreiben?

Wir digitalisieren mit den besten Produkten die Businessprozesse von morgen – immer einen Schritt voraus.

Was erwartest du in fünf Jahren?

In der IT bedeutet das eine Ewigkeit. Aber ich wage, die Prognose zu stellen, dass bis dahin alle ERPAnwender sämtliche HR-Module benutzen werden.