Digitalisierung bei Abacus: «Wir wollen durch Lösungen überzeugen»

Laut der Marktforschungsfirma IDC ist die digitale Transformation in den meisten Schweizer Unternehmen angekommen; im laufenden Jahr setzen 80 Prozent der KMU auf die Digitalisierung. Spiegelt das auch die Situation der Abacus Anwender wider?

Alex Vetter: Wir setzen alles daran und erweitern stetig unser Angebot an Lösungen zur Digitalisierung von Prozessen.

Kannst du das näher erläutern?

Dies am besten anhand von DeepSign, einem Produkt unserer Tochtergesellschaft DeepCloud. Diese Lösung ermöglicht die Online-Nutzung rechtskonformer, sicherer elektronischer Signaturen. Zur Erfassung einer Unterschrift eines Arbeitsvertrags etwa braucht es dank ihr nur einen Klick des neuen Mitarbeitenden als Zustimmung. Danach ist das Dokument unterschrieben – und wird automatisch im Dossier abgelegt.

Die Digitalisierung der Prozesse ist schon lange ein Thema bei Abacus. Aber nutzen die Anwender eure Angebote zur Integration, was ja als eines der Hauptziele der digitalen Transformation gilt?

Abacus macht seit 38 Jahren nichts anderes, als Prozesse zu digitalisieren. Sobald ein Benutzer einmal ihren Mehrwert erkennt, sprich, was er dadurch sparen und wie er damit seine Arbeit erleichtern kann, fällt es ihm in der Regel leicht, sich darauf einzulassen.

Müsst ihr dem Anwender spezielle Lösungen anbieten?

Gerade für kleinere Kunden wie etwa Handwerksfirmen ist es wichtig, dass eine Lösung als «out of the box»-System umgehend, problemlos und weitgehend automatisch nach der Inbetriebnahme funktioniert. Viele Handwerker wickeln noch immer häufig ihre Offerten via Post und auf Papier ab. Gerade mit Hilfe von «DeepSign» geht es nun einen Schritt vorwärts: Wird eine Offerte zur Unterschrift an einen Kunden verschickt, hat dieser damit online die Möglichkeit, sie abzulehnen und Änderungen einzuverlangen. Letztere lassen sich jetzt automatisch in das Dokument einspeisen. Ist alles bereinigt, lässt es sich per Klick unterschreiben. Danach wird der Auftrag automatisch erstellt und abgelegt. Ein weiteres Beispiel gibt es in der AbaBau-Software. In dieser können ein freies Leistungsverzeichnis gescannt und deren Einzelpositionen automatisch im ERP als Auftragspositionen angelegt werden. Auch hier greifen wir auf die Deep-Technologie für die Datenerkennung mit dem Namen DeepO zurück.

Zur digitalen Transformation gehören neue Techniken und Programme. Zählt auch der Weg in die Cloud dazu?

Das Thema Cloud ist insgesamt wichtig. Man will ja heutzutage möglichst alles von überall her erledigen können. Das bedeutet Mobilität und somit, Informationen jederzeit aktuell zur Hand zu haben.

Wenn heute Anwendungen geschrieben werden, wird dann von Anfang an «Cloud-native» programmiert?

Cloud-native Computing ist ein Ansatz in der Softwareentwicklung, um skalierbare und somit verteilbare Anwendungen in vernetzten Infrastrukturen, Plattformen und Umgebungen zu erstellen und auszuführen. Für viele Anwender aber heisst das nicht mehr als eine Web-Lösung, die im Browser aufgerufen werden kann.

Was bedeutet das für euch?

Wir als Entwickler unterstützen genau diesen Schritt, so dass immer weniger digitale Medienbrüche entstehen.

Wie viele Abacus Anwender oder Anwendungen sind bereits in der Cloud?

Da unsere Vertriebspartner auch Cloud-Dienste anbieten und unsere Anwender selber entscheiden können, wie und wo sie die Software installieren, entzieht sich das mit Ausnahme der von ihren Treuhändern gehosteten 20ʼ000 AbaWeb-Nutzer unserer Kenntnis. Dem Grossteil der Abacus Anwender ist es jedoch immer noch sehr wichtig, die Daten bei sich in einer privaten Cloud zu haben.

Was ist denn deine persönliche Wahrnehmung bezüglich der Cloud-Nutzung eurer Kundinnen und Kunden?

Unsere Anwender sind sehr darauf bedacht, zu wissen, wo ihre Daten liegen und wer die Obhut darüber hat. Das heisst, für uns ist der Weg «Cloud-only», also Kunden in die Cloud zu zwingen, ein No-Go. Wir wollen durch Lösungen überzeugen. In Arbeit ist ein Angebot mit Fokus auf die kleinen Kunden, mit dem sich ihr diesbezüglicher Aufwand und auch derjenige unserer Vertriebspartner reduziert. Gute Erfahrungen haben wir ja bereits mit unserem AbaWeb-Angebot gemacht. Das ist ein «Sorglos- Paket», bei dem sich der Programmnutzer weder um die Installation der Software noch um Wartung und Datensicherheit kümmern muss, da dies der Treuhänder für ihn übernimmt.

Gibt es noch weitere Pläne in diesem Bereich?

Wir haben parallel dazu auch grössere Anwender im Fokus. Das Abacus System skaliert jetzt schon für grosse Anwendungen; die Skalierung ist jedoch aktuell noch nicht so dynamisch wie wir dies haben wollen. Gerade im Cloud-Umfeld, wenn es um viele User geht, muss sich ein System auch dynamisch skalieren können.

Was versteht man unter Skalierung genau?

In unseren Kundenumgebungen haben wir eine bestimmte Anzahl von Anwendern, die verschiedene Dienste nutzen. Diese Dienste benötigen eine bestimmte Menge an Speicher und anderen Ressourcen. Besonders in der Cloud-Umgebung, in der viele Kunden gleichzeitig aktiv sind, ist es wichtig, dass sich das System automatisch anpassen kann. Wenn zum Beispiel der Monatswechsel bevorsteht und viele Mitarbeitende gleichzeitig ihre Lohnabrechnung durchführen, müssen zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden, um die gesteigerte Belastung auszugleichen. Das ermöglicht eine gleichmässige Verteilung der Arbeitslast und gewährleistet eine reibungslose Leistung des Systems.

Mit welchen Entwicklungen seid ihr derzeit noch in diesem Bereich beschäftigt?

Digitalisierung bedeutet für viele, dass vermehrt IT-Experten benötigt werden, um daraus Vorteile zu ziehen. IT-Experten zu finden, ist jedoch schwierig. In diese Bresche sollen bei den Kunden sogenannte «Citizen Developer» springen. Das sind technisch interessierte Firmenmitarbeitende, die sich auch auf Entwicklungsebene einbringen wollen. Da spielen Themen wie «Low-Code» und «No-Code» eine Rolle, die wir zum Teil mit der bestehenden Business Process Engine und auch mit neuen Lösungen wie DeepFlow zur Verfügung stellen. Eine neue und vereinfachte Art der individuellen Gestaltung von Prozessen wird auch in der neuen Lösung unseres On-/Offboarding von Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, welche es einem HR-Team ermöglicht, solche Prozesse selber zu entwerfen.

Das musst du uns näher erklären.

Unternehmen benötigen immer häufiger massgeschneiderte Software-Lösungen. Obwohl standardisierte Software-Lösungen wie Abacus trotz eines grossen Funktionsangebots vor allem auf allgemeine Aufgaben ausgerichtet sind, ist es für firmenspezifische Besonderheiten wichtig, auch sehr spezifische Anforderungen erfüllen zu können. Das gilt gerade dann, wenn es um individuelle Firmenprozesse geht, welche digitalisiert und automatisiert werden sollen wie beispielsweise beim Einchecken neuer Mitarbeitender, da solche Prozesse bei jeder Firma anders gelöst sind. Um adäquate Lösungen schnell zu lancieren, sollten deshalb die Business-Teams selber befähigt werden, diese nach ihren Vorstellungen umzusetzen. Mit «Citizen Development» erhalten nun einzelne Firmenmitarbeitende adäquate Werkzeuge, um ohne umfassende Programmierkenntnisse selber solche Software-Anpassungen zu erstellen.

Braucht es keine Programmierkenntnisse mehr, um die Business Process Engine oder DeepFlow zu nutzen?

Wie wir das im Abacus Umfeld bereits durch die Business Process Engine kennen, bietet es eine Art Baukasten mit einer visuellen Benutzeroberfläche, vorgefertigten Vorlagen und grafischen Drag-&-Drop-Komponenten, mit denen sich Anpassungen durch Klicks vornehmen lassen. Das bringt den Unternehmen Zeitgewinne und Ersparnisse. Der grösste Vorteil besteht darin, dass sich betriebliches Fachwissen ohne IT-Kenntnisse und aktive Mithilfe von IT-Spezialisten direkt in benötigte Anwendungen übertragen und selbstständig umsetzen lassen.

Was passiert, wenn ein solcher Mitarbeiter die Firma verlässt, hinterlässt er mit seinen Ergänzungen Programminseln, deren Zustandekommen niemand mehr im Nachhinein nachvollziehen kann?

Das sind im Prinzip durchaus reale Gefahren. Bei No-Code-Lösungen ist es sehr wichtig, den Anwender dahingehend zu unterstützen, dass die Beschreibung der Funktionsweise eines Bausteins direkt im Designer zu sehen ist und dass Hilfsmittel wie etwa visuelle Verknüpfungen von Bausteinen angezeigt werden. Man muss überhaupt das, was man für Mitarbeitende einsetzt und freigibt, aus IT-Sicht extrem sorgfältig evaluieren und überprüfen. Allerdings ist es bedeutend einfacher, eine mit «No-Code» realisierte Lösung zu verstehen und zu warten, als eine mit einem spezifischen Low-Code.

Braucht es für die Nutzung von «DeepFlow» vertiefte Abacus Kenntnisse?

Nicht wirklich, obwohl es trotzdem empfehlenswert wäre. Es kommt jedoch darauf an, welcher Prozess abgebildet werden soll. Der grosse Unterschied zwischen DeepFlow und der Business Process Engine liegt darin, dass DeepFlow auch ohne Abacus Kenntnisse und sogar ohne Abacus Software verwendet werden kann. Dennoch darf man nie vergessen, dass es sich selbst bei «Low-Code» um Programmergänzungen handelt. Sich nur einen «Best Case» zusammenzuklicken und anzunehmen, dass das dann für immer läuft, ist eine Wunschvorstellung.

Was bringen «Codierhilfen» wie Business Process Engine und DeepFlow?

Diese Individualergänzungen erweitern Abacus und DeepCloud Lösungen um ganz spezifische Programmfunktionen, die es als ein universal ausgerichtetes System nicht bieten kann. Das garantiert, dass sich problemlos Anpassungen machen und updaten lassen, da sie Abacus konform sind. Zudem bleiben die verwendeten Code-Komponenten immer aktualisiert und entsprechen stets dem neuesten Sicherheitsstandard.

Wird die Entwicklung des bisherigen Applikationswerkzeugs «Process Engine», das ihr schon lange für Programmergänzungen Vertriebspartnern oder spezialisierten Anwendern zur Verfügung stellt, aufgegeben?

Nein. Beide Produkte, die Process Engine und DeepFlow, bauen aufeinander auf und werden nebeneinander weitergepflegt. Neben dem bisherigen Expertenmodus kommt ein weiteres Verfahren zum Einsatz, das es dem «Citizen Developer» ermöglicht, einfache Prozesse selber zu entwerfen.

Kannst du noch weitere Entwicklungsbeispiele nennen, welche die digitale Transformation vorantreiben?

Wir beschäftigen uns intensiv mit unserer Dokumenten-Austauschplattform DeepBox. Diesmal geht es um den Empfang und Versand von Dokumenten über Drittapplikationen. Dafür stellen wir eine «Inbox» zur Verfügung. Sie klassifiziert automatisch über OCR und KI einkommende Dokumente. Die Daten werden selbstständig erkannt und im Abacus korrekt – und ohne manuelles Zutun – weiterverarbeitet. Die hier verwendete DeepO-Lösung kommt bei der DeepBox, im Abacus ERP und bei Swiss21 zum Einsatz.

Abacus verwendet ja schon länger eine Deep-Technologie für KI-Lösungen wie zum Beispiel für die Spesenverarbeitung. Wird sie weiter betrieben oder ist die KI-Szene so weit, dass ihr von anderen übernehmen könnt?

Wir schauen immer, was wir vom Markt einsetzen könnten. Eine Anbindung generativer KI-Lösungen wie ChatGPT und Bard wäre relativ einfach und schnell machbar. Auch wenn wir dies optional in Zukunft nicht ausschliessen, liegt unser Fokus auf Modellen, die wir selber unter Kontrolle haben. Dies im Gegensatz zu ChatGPT und Bard, die an die Clouds der grossen IT-Anbieter angebunden sind, bei denen wir nicht wissen, was mit unseren Eingaben passiert und wo sie abgelegt werden. Im Abacus befinden sich viele relevante und heikle Firmendaten, die nicht Dritten überlassen werden dürfen.

Verwendest du persönlich ChatGPT?

Ich verwende diese KI-Lösung momentan nur als eine Art erweiterte Google-Suchfunktion, da sie sehr viel schneller und umfassender Resultate liefert. Immerhin kann uns ChatGPT wichtige Gedankenanstösse gegeben, wie eine Lösung eines Problems angegangen werden könnte. Wie gesagt, die KI zeigt mehrere Antworten auf. Das gleicht der Arbeit im Team, wo meistens mehrere Lösungsansätze diskutiert werden mit dem Unterschied, dass ChatGPT bedeutend schneller ist.

Wie verändert die fortschreitende Digitalisierung den Alltag der über 60 000 Abacus Anwenderunternehmen?

Das ist gar nicht so einfach zu beantworten, weil das Schlagwort «Digitalisierung» in allen Köpfen herumgeistert. Doch bereits ein erster Schritt in diese Richtung bedeutet immerhin, dass man zumindest den Weg in Angriff genommen hat. Und für viele Anwender ist das bereits eine riesige Umstellung. Es gehört zu unseren Aufgaben, die Dinge, welche für die Digitalisierung relevant sind, anzubieten und unseren Anwendern dadurch einen Mehrwert zu schaffen.

Was wird Abacus ihren Kundinnen und Kunden in Zukunft noch zusätzlich anbieten im Bereich der Digitalisierung?

Vor allem im HR/Employee-Self-Service-Bereich (ESS) gibt es noch zahlreiche Prozesse, die sich digitalisieren lassen und damit Anwender bei ihren Aufgaben entlasten. Wir konzentrieren uns auf «Out-of-thebox»-Prozesse für das HR. Dazu gehört auch der gesamte On- und Offboarding-Prozess von Mitarbeitenden. Aber auch beim Visumsprozess in der Kreditorensoftware stehen bedeutende Neuerungen bevor. Diese umfassen nicht nur Aspekte wie die Vergabe von Berechtigungen innerhalb der Organisationsstruktur und die Automatisierung des Freigabeprozesses anhand von Beleginformationen. Als weiterer und entscheidender Faktor kommt die Möglichkeit zur individuellen Gestaltung von Workflows dazu. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei darauf, dass sich diese Workflows ohne Schwierigkeiten definieren lassen. Zusätzlich wird durch die Integration in das zentrale Freigabecockpit die Arbeit für den Anwender weiter vereinfacht.

Wann wird das sein?

Das wird ab der Version 2024 zur Verfügung stehen.

Gibt es sonst noch Bereiche, die mit der Digitalisierung optimiert werden sollen?

Viel Potenzial liegt im Bereich von Finanzzahlen brach, die oft zwischen Treuhänder und Firmen per PDF ausgetauscht und händisch auf Papier kommentiert werden. Mit Hilfe unseres Analysewerkzeugs «Data Analyzer» und der Sharing-Plattform «DeepV» haben wir bereits eine perfekte Lösung, dass die Informationen innerhalb des digitalen Anwendungsbereichs verbleiben.

Mutiert Abacus am Ende ganz zu einer Plattform?

Abacus ist schon länger eine Plattform. Sie wächst immer weiter und bietet ihren Anwendern immer mehr Möglichkeiten im Rahmen der ERP-Software. Zusätzlich erlauben die neuen Deep-Technologien, die auch nahtlos in die Abacus Software integriert sind, weitere Automatisierungen. Dank der Business Process Engine und dem DeepFlow sind Kunden zudem in der Lage, benötigte Funktionen und Prozesse individuell zu gestalten.