«Wir haben deutlich weniger manuelle Eingriffe im Rechnungsprozess.»

Was begeistert Sie am meisten an der Monolicht AG?

Reto Sigg: Bei Monolicht gibt es nichts, was es nicht gibt. Wir beleuchten alles vom Keller bis zum CEO-Büro und produzieren sowohl Standardleuchten als auch individuelle, hochwertige Einzelanfertigungen. 

Was hat die Monolicht AG mit der Abacus Research AG gemeinsam? 

RS: Definitiv die Flexibilität. Mit Abacus arbeiten wir enorm flexibel, was in dieser Form mit keiner anderen ERP-Software machbar wäre. Diese Flexibilität entspricht auch unserem Arbeitsalltag, in dem wir die unterschiedlichsten Kundenanforderungen erfüllen.

Wo kommt Abacus bei Monolicht AG zum Einsatz?

RS: Wir führen alle Prozesse vom Bestellwesen über die Rechnungsverarbeitung und Belegfreigabe bis hin zur Zahlungsabwicklung in der Abacus Software durch. Zudem nutzen wir die Lohnbuchhaltung, das CRM, die Auftragsbearbeitung sowie die Produktionsplanung und -steuerung.

Welche Neuerung hat Sie zuletzt besonders begeistert?

RS: Ich verfolge die Entwicklungen rund um Abacus Intelligence mit grossem Interesse. Ich erhoffe mir, dass einfache Tasks oder Aufgaben, die nur einmal im Jahr anfallen, unterstützend mit künstlicher Intelligenz durchgeführt werden können. Ebenso hat uns der neue zentrale Rechnungseingang überzeugt, da er unsere Kreditorenprozesse deutlich vereinfacht.

Wie lief der Bestellprozess vor Einführung des zentralen Rechnungseingangs ab?

RS: Nach der Bestellung und der Rechnungseingang wurde die Kreditorenrechnung erfasst und in der Auftragsbearbeitung mit der Bestellung abgeglichen. Der Abgleich erfolgte manuell, ohne dass die Software dabei unterstützend zum Einsatz kam. Anschliessend wurde die Bestellung archiviert.

Welche Herausforderungen ergaben sich daraus?

RS: Der Abgleich des Kreditorenbelegs mit der Bestellung erfolgte zwingend in der Auftragsbearbeitung. Wenn man nicht regelmässig mit dem Programm arbeitet, wie es bei unserer Kreditorenbuchhaltung der Fall ist, kann das sehr komplex sein. Dies stellte uns vor allem bei Ferienvertretungen vor grosse Herausforderungen und war sehr fehleranfällig.

Was verbesserte sich mit der Einführung des zentralen Rechnungseingangs?

RS: Der Rechnungsabgleich mit der Bestellung erfolgt neu im Assistenten des zentralen Rechnungseingangs, welcher aus der Kreditorenbuchhaltung, Auftragsbearbeitung oder Belegfreigabe gestartet werden kann. Dadurch arbeitet die Kreditorenbuchhaltung im gewohnten Programm und muss nur noch in Ausnahmefällen in die Auftragsbearbeitung abspringen. Auch die Einkäufer müssen nicht mehr in die Kreditorenbuchhaltung navigieren, sondern bleiben in der Auftragsbearbeitung. Zudem ist das Programm des zentralen Rechnungseingang massiv einfacher zu bedienen, wirkt sympathischer und ist weniger technisch.

Gibt es weitere Vorteile?

RS: Ein weiterer Vorteil sind die Validierungssets. Sie stellen sicher, dass eine Rechnung oder Bestellung nur dann abgeschlossen werden kann, wenn sie den Validierungen entspricht. Beispielsweise wird bei der Verknüpfung geprüft, ob die Beträge, der Rechnungskreditor und die Bestellnummer übereinstimmen.

Wie hoch ist der manuelle Aufwand heute?

RS: Es sind massiv weniger manuelle Eingriffe, aber noch sind es mir zu viele. Aktuell liegen wir bei 30 bis 40 Prozent. Mein Ziel ist es, dass nur noch bei fünf Prozent der Bestellungen manuell eingegriffen werden muss. Das sollen vor allem Sonderfälle sein.

Empfehlen Sie den zentralen Rechnungseingang anderen Unternehmen?

RS: Ja, absolut. Der überarbeitete zentrale Rechnungseingang bietet uns sofort spürbaren Mehrwert im Arbeitsalltag, und das bereits ab der ersten Auslieferung.

Welche nächsten Schritte planen Sie im Zusammenhang mit der Abacus Business Software?

RS: Die Automatisierung ist bei uns ein grosses Thema. In fünf Jahren erhoffe ich mir, dass die Bestellungen und der Rechnungsabgleich automatisiert abgewickelt werden. Aus der Disposition sollen die Bestellungen automatisiert versendet werden, damit sich der Einkäufer nur noch um die Sonderfälle kümmert. Zugleich soll die Buchhaltung nur noch in Ausnahmefällen die Bestellung mit dem Beleg abgleichen müssen.