« Nous avons considérablement réduit les interventions manuelles dans le processus de facturation. »
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Qu'est-ce qui vous enthousiasme le plus chez Monolicht AG ?
Reto Sigg : Chez Monolicht, presque tout est possible. Nous concevons des solutions d’éclairage pour tous les environnements, de la cave au bureau de direction, des luminaires standard aux réalisations sur mesure haut de gamme.
Qu'est-ce que Monolicht AG a en commun avec Abacus Research AG ?
RS : Sans aucun doute la flexibilité. Avec Abacus, nous bénéficions d’une grande flexibilité, que peu d’autres logiciels ERP pourraient offrir à ce niveau. Cette flexibilité correspond parfaitement à notre quotidien, où nous devons répondre à des exigences très variées de la part de nos clients.
Dans quels domaines utilisez-vous Abacus chez Monolicht AG ?
RS : Nous gérons l’ensemble de nos processus dans Abacus : des commandes clients et fournisseursaux paiements, en passant par la facturation et la validation des documents. Nous utilisons également la Comptabilité des salaires, le CRM, la Gestion des commandes ainsi que la Gestion de la production.
Quelle nouveauté vous a particulièrement enthousiasmé récemment ?
RS : Je suis avec beaucoup d’intérêt les développements autour d’Abacus Intelligence. J’espère que l’intelligence artificielle nous permettra bientôt de prendre en charge des tâches simples ou ponctuelles, par exemple celles qui ne reviennent qu’une fois par an. La nouvelle entrée centralisée des factures nous a également convaincus car elle simplifie fortement nos processus liés à la Comptabilité des créanciers.
Entrée centrale des factures repensée
Lorsqu’une facture est reçue, DeepO l’analyse dans la DeepBox et identifie automatiquement les informa-tions pertinentes, comme le numéro de commande. Sur cette base, un document créancier est créé dans Abacus et attribué à une ou plusieurs commandes via l'assistant de l’entrée centrale des factures. Cette nouvelle version est disponible à partir de la version 2025.
Comment se déroulait le processus avant la mise en place de l’entrée centrale des factures ?
RS : Après la commande et la réception de la facture, celle-ci était saisie puis rapprochée manuellement de la commande dans le traitement des commandes. Aucun outil ne soutenait cette étape. Une fois le rapprochement effectué, la commande était archivée.
Quels défis cela représentait-il ?
RS : Le rapprochement entre le document créancier et la commande devait impérativement être effectuée dans le module de gestion des commandes. Si l’on n’utilisait pas régulièrement ce programme, comme dans la comptabilité des créanciers, cela devenait rapidement complexe et posait notamment des difficultés lors des remplacements pendant les vacances. Le risque d’erreurs augmentait.
Quelles améliorations l’introduction de l’entrée centrale des factures a-t-elle apportées ?
RS : Aujourd’hui, le rapprochement entre les factures et les commandes s’effectue directement dans l’assistant de l’entrée centrale des factures. Celui-ci peut être lancé depuis la Comptabilité des créanciers, la Gestion des commandes ou encore la validation des documents. La Comptabilité des créanciers peut ainsi continuer à travailler dans son environnement habituel et ne doit accéder à la Gestion des commandes qu’exceptionnellement. De leur côté, les acheteurs restent dans leur module de travail sans devoir passer par la Comptabilité des créanciers.
Le nouvel outil est par ailleurs beaucoup plus simple, plus convivial et moins technique.
« Avec Abacus, nous travaillons avec une grande flexibilité, ce qui ne serait pas possible sous cette forme avec aucun autre logiciel ERP. »
Reto Sigg, directeur financier chez Monolicht AG
Y a-t-il d’autres avantages ?
RS : Oui, notamment les jeux de validation. Ils garantissent qu’une facture ou une commande ne peut être clôturée que si tous les critères définis sont remplis. Lors du rapprochement, le système vérifie par exemple automatiquement si les montants, le fournisseur et le numéro de commande correspondent.
Quelle part du travail reste encore manuelle aujourd’hui ?
RS : Les interventions manuelles ont déjà fortement diminué, même si elles restent encore trop nombreuses à mon goût. Aujourd’hui, elles représentent environ 30 à 40 % des cas. Mon objectif est de descendre à seulement 5 %, essentiellement pour des situations particulières.
Recommanderiez-vous une entrée centralisée des factures à d’autres entreprises ?
RS : Oui, absolument. Cette nouvelle solution nous apporte une réelle valeur ajoutée au quotidien, perceptible dès les premières utilisations.
Quelles sont les prochaines étapes prévues avec Abacus Business Software ?
RS : L’automatisation est un sujet central pour nous. D’ici cinq ans, j’espère que le traitement des commandes et le rapprochement des factures seront automatisés. Les commandes devraient être générées automatiquement à partir de la planification des besoins, afin que les acheteurs puissent se concentrer uniquement sur les cas particuliers. En parallèle, le service comptable ne devrait plus avoir à comparer manuellement les commandes et les documents, sauf dans des situations exceptionnelles.
À propos de Monolicht AG
Monolicht AG est dirigée par les frères Michael et Reto Sigg. L'entreprise a été fondée en 1997 par leur père. Depuis 2022, l'entreprise fait partie du groupe TRILUX, tout en conservant son indépendance et sa direction familiale.
À propos de Reto Sigg
Depuis 2009, Reto Sigg est directeur financier (CFO) de Monolicht AG. Passionné par des sujets tels que l’intelligence artificielle, il s’intéresse particulièrement aux processus optimisés et rentables permettant d’offrir le meilleur service possible aux clients.