«Abbiamo ridotto in modo significativo gli interventi manuali nel processo di fatturazione.»

Che cosa la entusiasma maggiormente della Monolicht AG?

Reto Sigg: «Alla Monolicht AG non esiste praticamente nulla che non possiamo illuminare. Dalla cantina fino all’ufficio del CEO, realizziamo sia apparecchi di illuminazione standard sia soluzioni personalizzate e di alta qualità su misura.»

Cosa hanno in comune la Monolicht AG e la Abacus Research AG?

RS: Sicuramente la flessibilità. Con Abacus lavoriamo in modo estremamente flessibile, cosa che con nessun altro software ERP sarebbe possibile in questa forma. Questa flessibilità corrisponde anche alla nostra quotidianità lavorativa, in cui soddisfiamo le più diverse esigenze dei clienti.

Dove viene utilizzato Abacus alla Monolicht AG?

RS: Gestiamo tutti i processi tramite il software Abacus, dalla gestione degli ordini all’elaborazione delle fatture e all’approvazione dei documenti, fino alla gestione dei pagamenti. Inoltre, utilizziamo la contabilità salariale, il CRM, l’elaborazione degli ordini e la pianificazione e il controllo della produzione.

Quale innovazione l’ha entusiasmata particolarmente di recente?

RS: Seguo con grande interesse gli sviluppi legati ad Abacus Intelligence. Mi auguro che attività o compiti semplici, che si presentano solo una volta all’anno, possano essere svolti con il supporto dell’intelligenza artificiale. Allo stesso modo ci ha convinto il nuovo ingresso centralizzato delle fatture, poiché semplifica in modo significativo i nostri processi dei creditori.

Come si svolgeva il processo di ordinazione prima dell’introduzione del ricevimento centralizzato delle fatture?

RS: Dopo l’ordine e la ricezione della fattura, la fattura dei fornitori veniva registrata e confrontata con l’ordine nell’elaborazione degli ordini. Il confronto avveniva manualmente, senza il supporto del software. Successivamente, l’ordine veniva archiviato.

Quali sfide ne derivavano?

RS: Il confronto tra il documento dei fornitori e l’ordine doveva essere effettuato obbligatoriamente nell’elaborazione degli ordini. Se non si lavora regolarmente con il programma, come nel caso della nostra contabilità fornitori, può risultare molto complesso. Questo ci ha creato grandi difficoltà soprattutto durante le sostituzioni per ferie ed era molto soggetto a errori.

Cosa è migliorato con l’introduzione del ricevimento centralizzato delle fatture?

RS: Il confronto tra fattura e ordine avviene ora nell’assistente del ricevimento centralizzato delle fatture, che può essere avviato dalla contabilità fornitori, dall’elaborazione degli ordini o dall’approvazione dei documenti. In questo modo la contabilità fornitori lavora nel programma abituale e deve accedere all’elaborazione degli ordini solo in casi eccezionali. Anche gli addetti agli acquisti non devono più navigare nella contabilità fornitori, ma possono rimanere nell’elaborazione degli ordini. Inoltre, il programma del ricevimento centralizzato delle fatture è molto più semplice da usare, risulta più intuitivo e meno tecnico.

Ci sono ulteriori vantaggi?

RS: Un ulteriore vantaggio sono i set di validazione. Questi garantiscono che una fattura o un ordine pos-sano essere conclusi solo se soddisfano i criteri di validazione. Ad esempio, durante l’associazione viene verificato che gli importi, il fornitore della fattura e il numero d’ordine coincidano.

Quanto è elevato oggi il lavoro manuale?

RS: Gli interventi manuali sono nettamente inferiori, ma sono ancora troppi. Attualmente siamo al 30–40%. Il mio obiettivo è che si debba intervenire manualmente solo nel 5% degli ordini. Dovrebbero trattarsi soprat-tutto di casi speciali.

Consiglia il ricevimento centralizzato delle fatture ad altre aziende?

RS: Sì, assolutamente. Il ricevimento centralizzato delle fatture rivisto ci offre un valore aggiunto immedia-tamente percepibile nel lavoro quotidiano, già a partire dalla prima versione.

Quali prossimi passi prevedete in relazione al software aziendale Abacus?

RS: L’automazione è per noi un tema centrale. Tra cinque anni mi auguro che gli ordini e il confronto delle fatture vengano gestiti in modo automatizzato. Dalla pianificazione gli ordini dovrebbero essere inviati au-tomaticamente, così che l’addetto agli acquisti si occupi solo dei casi speciali. Allo stesso tempo, la con-tabilità dovrebbe dover confrontare ordine e documento solo in casi eccezionali.

Realizzazione del progetto

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