«Die Abacus Software ist flexibel und durchgängig»
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Roman Wick, Sie setzen im HPV Rorschach schon über 10 Jahre auf die Abacus Software. Was überzeugt Sie an Abacus?
Roman Wick: Mit Abacus haben wir alles aus einer Hand. Ich arbeite schon über 30 Jahre mit Abacus und schätze, dass die Software laufend weiterentwickelt wird.
Sie haben das Klienteninformationssystem mitinitiiert. Wie kam es dazu?
RW: Kurz nach meinem Einstieg beim HPV stiess ich auf die Grenzen unserer Excel-basierten Verwaltungslösung. Die gleichen Informationen zu Klienten mussten damit immer mehrmals an verschiedenen Orten gepflegt werden. Ich erkannte die Notwendigkeit einer neuen, flexiblen und durchgängigen Lösung. Durch Zufall bin ich auf das Abacus-Webinar zur Journalführung gestossen. Dieses Webinar inspirierte mich zum Klienteninformationssystem. In Zusammenarbeit mit unserem Vertriebspartner Axept und Abacus haben wir die Idee vorangetrieben.
Wie lange dauerte es von der Idee bis zum Go-Live?
RW: Die Idee wurde im Herbst 2020 geboren, ab November 2022 haben wir das KIS stufenweise eingeführt. Das KIS ist nun seit einem Jahr erfolgreich im Einsatz.
«Mit dem KIS gewinnen wir mehr Zeit für die Betreuung der Klienten.»
Was sind Ziele und Aufgaben eines Klienteninformationssystems?
RW: Das oberste Ziel ist, dass alle Informationen zu einem Klienten zentral abgelegt und gepflegt werden können. Dazu gehören zum Beispiel Klientendaten, gesetzliche Vertretung oder Notfallblätter. Auch die Rechtestruktur verfolgt den integrierten Ansatz: so sollen Informationen nur von Betreuenden, die auch mit dem Klienten zu tun haben, eingesehen werden können.
Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Vorteile des KIS?
RW: Ich schätze besonders die hohe Flexibilität und Vielseitigkeit des KIS. Dadurch können wir Anpassungen in der Software nach unseren Bedürfnissen unkompliziert vornehmen. Der modulare Aufbau der Software ermöglicht uns, neue Themenbereiche einfach und ohne Schnittstellen im KIS abzubilden.
Zudem ermöglicht das System eine einheitliche Datenplattform, auf der alle Beteiligten – unabhängig vom Ort – auf demselben Stand sind und auf wichtige Dokumente und Informationen in Echtzeit zugreifen können. Diese Durchgängigkeit und Aktualität in den Daten war zuvor nicht vorhanden und stellt eine grosse Verbesserung und Erleichterung für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dar.
Über das Klienteninformationssystem (KIS)
Das Klienteninformationssystem (KIS) ist eine digitale Lösung für soziale Einrichtungen zur zentralen Verwaltung aller Daten. Es ermöglicht dem Fachpersonal, alle relevanten Informationen zu einem Klienten zentral zu erfassen und abzurufen, darunter Klientendaten, Behandlungsverläufe, Medikationen, Termine, Notfallblätter und Kontakte. Es können die Bedürfnisse von unterschiedlichen Organisationsstrukturen wie Wohnen, Tagesbetreuung, Berufliche Massnahmen, Integrationsmassnahmen und Schule abgebildet werden. Das KIS ist individuell auf die Bedürfnisse des HPV Rorschachs zugeschnitten. Es kann aber einfach auf die Bedürfnisse anderer Institutionen angepasst werden.
Wie unterstützt das KIS die Betreuer/Innen in ihrem Arbeitstalltag?
RW: Eine weitere Anforderung an das KIS war, dass es für die Fachpersonen einfach zu bedienen ist. Betreuende sind keine IT-Fachpersonen, dementsprechend einfach sollte das System sein. Sie sollen ihre wertvolle Zeit in die Betreuung und nicht für die Erfassung von Klienteninformationen aufwenden. Mit dem KIS erfassen wir heute schneller und einfacher und können mehr Zeit in die Betreuung investieren.
Lassen sich durch das KIS Zeitersparnisse bei den Betreuende messen?
RW: Die Qualität und die Zuverlässigkeit der Klienteninformationen nimmt zu. Die Fachpersonen können sich somit auf ihre eigentliche Tätigkeit - die Betreuung - konzentrieren.
Würden Sie das KIS weiterempfehlen?
RW: Ja, auf jeden Fall! Unsere Arbeit wurde dadurch enorm erleichtert. Die Durchgängigkeit des Systems bietet einen Mehrwert für den ganzen HPV. In der Zwischenzeit habe ich das KIS bereits 15-20 Institutionen persönlich gezeigt.
Was ist Ihr persönliches Lieblingsprogramm im Abacus?
RW: Mein Lieblingsprogramm als Finanzverantwortlicher ist der Kontoauszug. Der HPV ist gross und hat viele verschiedene Kostenstellen und Kostenarten. Der Kontoauszug hilft mir stets den Überblick zu behalten.
Über HPV Rorschach
Der HPV Rorschach, der im Jahr 1952 gegründet wurde, widmet sich der Unterstützung und Begleitung von Menschen mit Beeinträchtigungen von der Kindheit bis ins hohe Alter. Der HPV betreut insgesamt 410 Personen in verschiedenen Bereichen. Rund 350 Angestellte stellen die Betreuung beim HPV Rorschach sicher.
Roman Wick ist seit vier Jahren als Bereichsleiter Administration / Finanzen und Mitglied der Geschäftsleitung beim HPV Rorschach tätig. An seiner Tätigkeit schätzt Roman Wick vor allem die Vielseitigkeit und die Zusammenarbeit mit Menschen.
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