DeepKYC: GwG-Compliance als integrierter digitaler Prozess
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Die relevanten Pflichten sind in der Praxis bekannt. Anspruchsvoll ist jedoch ihre effiziente und nachvollziehbare Umsetzung im Alltag, insbesondere dann, wenn Informationen, Prüfschritte und Dokumente über verschiedene Systeme oder Ablagen verteilt sind. Genau hier setzt Abacus an. Zusammen mit DeepKYC, dem neuen Produkt der Abacus Tochterfirma DeepCloud, wird Compli-ance nicht als isolierter Zusatzprozess, sondern als integrierter Bestandteil digitaler Geschäfts-prozesse verstanden.
Der Abacus Compliance-Prozess in vier Phasen
Ein integrierter Compliance-Prozess besteht nicht nur aus einem einzelnen GwG-Check. Entscheidend ist vielmehr das Zusammenspiel mehrerer Schritte: von der ersten Anfrage über die Identitäts- und Unternehmensprüfung bis hin zu Screening, Freigabe, Dokumentation und laufender Überwachung.
Abacus bildet diesen Prozess entlang von vier Phasen ab und kann ihn individuell auf bestehende Unternehmensprozesse abstimmen. Bereits bei der Mandats- oder Kundenanfrage werden relevante Informationen strukturiert erfasst und erste Prüfungen angestossen. Anschliessend folgen die Identitätsprüfung von Personen und Unternehmen, die Feststellung wirtschaftlich berechtigter Personen, das Compliance-Screening mit Risk Scoring sowie Dokumentation, Freigabe und laufende Überwachung. DeepKYC ergänzt diesen Prozess als digitale Lösung für zentrale KYC- und Compliance-Schritte. Der GwG-Prozess lässt sich dadurch explizit abbilden: von der Einholung der Mandanten- oder Kundeninformationen über digitale Formulare über das GwG-Monitoring, vordefinierte Aktivitäten und die Erstellung notwendiger oder kanzleispezifischer Formulare bis hin zu Checklisten für interne und externe Kontrollen sowie Risikoeinteilungen.
Dabei greifen verschiedene Bausteine ineinander: die Abacus Software als operativer Prozesskern und DeepKYC für Kundenprüfung und Compliance-Workflow. Die relevanten Prüfschritte werden damit direkt im Zusammenspiel von Abacus und DeepKYC abgebildet, ohne dass dafür zusätzliche Drittanbieter-Lösungen notwendig sind. Die digitale Identifikation über DeepID ist dabei ein zentraler Bestandteil von DeepKYC und unterstützt die Identitätsprüfung von Personen und Unternehmen. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, der Compliance nicht neben dem Tagesgeschäft organisiert, sondern direkt in die operativen Abläufe integriert.
Das Ziel ist klar: weniger Systemwechsel, keine Doppelspurigkeiten und mehr Nachvollziehbarkeit über den gesamten Prozess hinweg.
Ein Prozess statt isolierter Einzellösungen
Compliance beginnt nicht erst bei der abschliessenden Prüfung, sondern bereits bei der Mandats-anfrage oder Mandatseröffnung. Dort werden Kunden- und Unternehmensdaten erfasst, Zuständigkeiten geklärt und erste Prüfschritte angestossen.
Abacus verfolgt den Ansatz, Compliance-Prüfungen möglichst durchgängig in einem System abzubilden. DeepKYC bündelt dabei zentrale KYC- und Compliance-Funktionen in einem digitalen Workflow. Der Prozess bleibt modular: Je nach Branche, Risiko und regulatorischer Anforderung können einzelne Schritte ergänzt, anders gewichtet oder weggelassen werden – von der Interessenkonfliktprüfung über KYC/KYB, UBO und Screening bis hin zu Freigabe, Dokumentation und Monitoring.
Ein System, mehrere Bausteine
Die Abacus Software dient als operativer Prozesskern, in dem Informationen, Prüfschritte, Doku-mentation, Freigaben und laufende Überwachung zusammenlaufen. DeepKYC ergänzt diesen Prozess um Kunden-Onboarding, Identifikation, UBO-Prüfung, Risikobewertung und regelmässige Kontrollen. Damit lassen sich zentrale KYC- und Compliance-Schritte direkt innerhalb des Abacus-Ökosystems abbilden. Zusätzliche Schnittstellen können bei spezifischen Anforderungen weiterhin angebunden werden, sind für den GwG-Prozess jedoch nicht grundsätzlich notwendig.
Entscheidend ist, dass Compliance-Prüfungen dort stattfinden, wo Kunden-, Mandats- und Adressdaten ohnehin gepflegt werden. So muss kein zweites CRM-System aufgebaut und aktuell gehalten werden. Stattdessen entsteht eine gemeinsame Grundlage für Prüfungen, Entscheide und Nachweise.
Für Treuhandunternehmen bedeutet das weniger Systemwechsel, weniger administrativen Auf-wand und mehr Sicherheit im Umgang mit regulatorischen Anforderungen. Compliance wird damit nicht neben dem System gelöst, sondern als fester Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse verankert.
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