«Mit Abacus laufen Lohn- und Bonusrunden viel entspannter ab.»
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Mario Senn, wie viele Pakete versenden Sie persönlich mit DHL Express?
Mario Senn: Ich gehe gerne in die Läden einkaufen. Aber wenn ich mir etwas liefern lasse, dann ganz klar mit DHL! (lacht)
Wieso hat sich DHL Express für Abacus entschieden?
MS: Im Zuge einer Restrukturierung haben wir neue Lohnsoftwares evaluiert. Ein übergreifendes Projektteam hat verschiedene Anbieter geprüft und schlussendlich die Abacus Lohnbuchhaltung gewählt. Ausschlaggebend war, dass wir Abacus problemlos an unsere bestehende IT-Infrastruktur anbinden konnten. Seit Januar 2022 arbeiten wir produktiv mit der Abacus Lohnbuchhaltung und setzen seither auch die Zeiterfassung, das MyAbacus Mitarbeiterportal und die Vergütungsrunde ein.
Wie war es, das ganze Personalmanagement im gleichen Schritt auf Abacus umzustellen?
MS: Die vorherige Software war in die Jahre gekommen und die Funktionalitäten entsprachen nicht mehr unseren Ansprüchen. Es war ein grosser Schritt, die Lohnbuchhaltung, das MyAbacus Mitarbeiterportal und Zeiterfassung gleichzeitig einzuführen. Aber wir profitieren langfristig von der integrierten Software-Lösung, da es HR-Prozesse vereinfacht und Ressourcen sowie Kosten spart. Es hat alles super funktioniert!
Wie fielen die Rückmeldungen der Mitarbeitenden nach der Einführung des Mitarbeiterportals aus?
MS: Das Portal wurde Anfang 2022 für alle 1'300 Mitarbeitenden ausgerollt. Neues ist immer Gewöhnungssache, aber die Mitarbeitenden waren sofort begeistert und ihre Rückmeldungen
sind durchwegs positiv ausgefallen. Auch ich finde es einfach ein cooles Tool.
Was sind die grössten Vorteile der Abacus HR-Lösung für DHL Express?
MS: Das MyAbacus Mitarbeiterportal ist sehr benutzerfreundlich. So arbeitet man gerne damit. Diese Freude spüre ich auch bei den Mitarbeitenden. Zudem konnten wir unseren Papierverbrauch und den Arbeitsaufwand in verschiedenen Bereichen erheblich reduzieren. Im Personalwesen geht es auch meist um sensible Daten. Dank Abacus ist sichergestellt, dass Prozesse datenschutzsicher ablaufen.
«Ein Klick, und schon sind die Löhne in den Stammdaten aktualisiert.»
Mario Senn, HR Controlling
Welche Funktionen schätzen Sie persönlich besonders?
MS: Die Abacus Vergütungsrunde im MyAbacus Mitarbeiterportal! Die Abwicklung der Lohn- und Bonusrunde war in den letzten Jahren sehr mühsam, komplex und fehleranfällig. Wir haben Listen aus der Software ins Excel kopiert, an die Vorgesetzten gemailt, die Listen wieder eingesammelt, konsolidiert, validiert und in die Software importiert. Für den Druck und Versand der Briefe kamen weitere drei Tage Arbeit und ein enormer Papierverbrauch dazu. Es war unmöglich, den Überblick zu wahren. Mit der Abacus Vergütungsrunde läuft der Prozess von A bis Z viel entspannter ab. Im Portal haben wir die Übersicht, wo die Vorgesetzten in der Lohnrunde gerade stehen, und behalten jederzeit die Budgetkontrolle. Auch die Vorgesetzten waren begeistert davon. Ich war erstaunt, wie reibungslos die letzte Lohnrunde verlaufen ist. Ein Klick, und schon sind die neuen Löhne in den Stammdaten aktualisiert.
Wie viele Vorgesetzte sind in der Lohn- und Bonusrunde jeweils involviert?
MS: Es sind 60 Personen in allen Sprachregionen der Schweiz beteiligt. Es ist angedacht, dass wir diesen Prozess zukünftig weiter nach unten delegieren können, z.B. an die Teamleitenden. Tendenziell werden zukünftig noch mehr Personen mit der Vergütungsrunde arbeiten.
Wo sehen Sie weiteres Digitalisierungspotential im Bereich HR und Payroll?
MS: Die Technologien werden sich immer weiterentwickeln, soviel ist sicher! Gerade die firmeninterne Vernetzung unter den Mitarbeitenden nimmt immer mehr zu. Nichtsdestotrotz wird es den persönlichen Kontakt niemals ersetzen. HR lebt von der Begegnung zwischen Menschen. Wichtig ist, dass IT-Tools benutzerfreundlich sind und uns jene Aufgaben abnehmen, die viel Zeit und Ressourcen brauchen.
Was ist Ihr Fazit zur Abacus Personallösung?
MS: Schon bei meinem allerersten Job in den Neunzigerjahren habe ich mit Abacus gearbeitet. Natürlich ist das nicht mit heute zu vergleichen (lacht). Aber Abacus war und ist benutzerfreundlich. Ich arbeite noch immer sehr gerne damit.
Würden Sie die Abacus anderen Firmen weiterempfehlen?
MS: Ja, auf jeden Fall!
Über DHL Express
DHL Express ist Teil der Deutsche Post DHL Gruppe. Die Tochtergesellschaft verarbeitet internationalen Expressversand und bietet sowohl Privat- als auch Firmenkunden Versand-und Trackingdienstleistungen sowie eine garantierte 24-Stunden-Lieferung. Der Service wird in über 220 Ländern angeboten. In der Schweiz beschäftigt DHL Express rund 1'300 Mitarbeitende, weltweit sind es über eine halbe Million.
Über Mario Senn
Mario Senn ist verantwortlich für das HR Controlling bei DHL Express. Er kümmert sich um Auswertungen, die Lohn- und Bonusrunden sowie um Compensation & Benefits. Anfang 2022 war er bei der Einführung von Abacus involviert. In seiner Karriere hat er schon viele Unternehmen in unterschiedlichsten Branchen und damit auch diverse IT-Systeme erlebt. Mit der Abacus Lohnbuchhaltung arbeitete er schon in den Neunzigerjahren und ist bis heute davon überzeugt.
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