Sieben Do’s für ein erfolgreiches EDI-Projekt

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Electronic Data Interchange (EDI) ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsdokumente elektronisch und standardisiert auszutauschen, manuelle Prozesse zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Um die Vorteile von EDI voll ausschöpfen zu können, ist jedoch eine sorgfältige Planung unerlässlich. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Erfolgsfaktoren für EDI-Projekte vor, basierend auf den Erfahrungen und Empfehlungen des EDI-Strategen Marcel Ducceschi von der ecosio GmbH.

1. Für übermorgen planen

Bei der Evaluation und Beschaffung einer EDI-Software sind insbesondere die Unterstützung gängiger EDI-Formate und Standards, die nahtlose Integration in die ERP-Software sowie die Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit zu berücksichtigen. Die eigenen kurz- und langfristigen Anforderungen sollten genau eruiert werden. Planen Sie für übermorgen, nicht nur für morgen.

2. Skalierbarkeit und Ausbaufähigkeit berücksichtigen

Stellen Sie sicher, dass die EDI-Lösung auch bei steigenden Anforderungen funktioniert. Setzen Sie auf modulare, skalierbare Lösungen. Die Unterstützung neuer Standards oder Partnertypen und die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung sind potenzielle Hürden für die Skalierbarkeit der Software.

3. Transparente Vertragsbedingungen und Kosten fordern

Unerwartete Kosten in EDI-Verträgen sind keine Seltenheit. Durch klare und transparente Vertragsbedingungen können solche Mehrkosten vermieden und langfristig besser kalkuliert werden. Auch Gebühren für einfache Anpassungen im laufenden Betrieb sollten berücksichtigt werden.

4. Gesamtkosten im Blick behalten

Planen Sie alle Kosten ein – nicht nur für die Anschaffung, sondern auch für den laufenden Betrieb. Legen Sie dabei einen Fokus auf die Gesamtkosten. Die Projektkosten setzen sich aus den initialen und laufenden Systemkosten, den initialen Projektkosten und den Kosten pro EDI-Transaktion zusammen.

5. Zuständigkeiten und Ressourcen definieren

Definieren Sie klar, wer für die Implementierung, das Testing, den Betrieb und das Monitoring der neuen EDI-Software verantwortlich ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Umfang dieser Verantwortlichkeiten mit dem zukünftigen Wachstum des Unternehmens mitwachsen wird.

6. Onboarding nicht unterschätzen

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Ausgangssituation und vermeiden Sie Zeitdruck bei der Projekteinführung. Ein ineffizientes Onboarding kann den Projektverlauf verzögern. Der langfristige Erfolg eines EDI-Projekts hat Vorrang vor «Quick Win’s».

7. System regelmässig unterhalten

Führen Sie regelmässige Updates durch und überwachen Sie die Infrastruktur. Halten Sie sich dabei strikt an die definierten Prozesse und Routinen. Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen können Sie bei der Systemüberwachung und im Systemunterhalt entlasten. Fehlerhafte Stammdaten verursachen hohe Kosten – eine sorgfältige Datenpflege ist empfehlenswert.

Abacus ist Ihr Partner für ein erfolgreiches EDI-Projekt

Die EDI-Plattform von Abacus bietet eine umfassende Anbindung an verschiedene EDI-Dienstleister. Durch die nahtlose Integration in die Abacus Business Software können Geschäftsdaten problemlos zwischen verschiedenen Systemen, Lieferanten und Partnern ausgetauscht werden. 

Unsere Experten beraten Sie gerne und unterstützen Sie von der Planung über die Implementierung bis hin zum laufenden Betrieb. 

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