Emanuel Steiner, wie sind Sie auf Abacus aufmerksam geworden?
Emanuel Steiner: Wir haben uns im Jahr 2012 nach einer neuen Betriebssoftware umgesehen. Zusammen mit einer Beraterfirma haben wir verschiedene Anbieter evaluiert – fünf davon kamen in die engere Auswahl. Als Advice Informatik AG das Programm Abacus vorgestellt hat, war der Entscheid für uns klar. Advice Informatik AG hat unsere Geschäftsprozesse schnell verstanden und heute haben wir alle Prozesse digital im Abacus abgebildet. Wir sind sehr glücklich mit dem Wechsel zu Abacus!
Wie haben Sie das Spesenmanagement vor Abacus abgewickelt?
ES: Die Rapportierung und Leistungserfassung der Mitarbeitenden hat bereits vor dem Einsatz des Spesenmanagements im Abacus stattgefunden. Die Mitarbeitenden im Aussendienst mussten uns zusätzlich zur Rapportierung jeden Freitag ihre Spesenbelege per Post zusenden. Die Spesenbelege wurden bei uns sortiert, kontrolliert und einer Leistung im Arbeitsrapport zugewiesen. Die Spesen wurden dann mit dem nächsten Lohn rückerstattet.
Und wie funktioniert der Spesenprozess jetzt mit Abacus?
ES: Mit dem Spesenmanagement und AbaClik von Abacus können die Mitarbeitenden im Aussendienst ihre Spesen direkt erfassen, wenn sie anfallen. Die Spesenbelege sind sofort digitalisiert und müssen nicht mehr per Post versendet werden. Wir setzen auf YAPEAL: Mitarbeitende, die ihre Spesen mit YAPEAL zahlen, müssen für die Rückzahlung nicht bis zum nächsten Lohnlauf warten, sondern erhalten das Geld schnell zurück. Zudem bietet die YAPEAL-App eine gute Übersicht über die getätigten und rückerstatteten Spesen. Auch für uns in der Administration hat der digitale Spesenprozess Vorteile: wir müssen nicht mehr auf die Belege warten und sind flexibler in der Bearbeitung der Spesen.
Hitsch Auer, ist der Spesenprozess mit Abacus tatsächlich so einfach wie Emanuel Steiner ihn beschreibt? Unterstützt Sie das Abacus Spesenmanagement in Ihrer Tätigkeit im Aussendienst?
Hitsch Auer: Ja, es unterstützt mich sehr in meiner Tätigkeit. Mit dem Abacus Spesenmanagement habe ich mehr Zeit für den Verkauf, früher musste ich abends viel Zeit für Sortieren, Rapportieren und Versenden aufwenden. Das fällt alles weg.
Arbeiten Sie auch mit YAPEAL?
HA: Ja, ich setzte YAPEAL schon bei ungefähr 70% aller Spesenzahlungen ein. Die Kartenzahlung ist in Graubünden noch nicht bei jeder Gaststätte etabliert.
Was sind Ihre Rückmeldungen zu YAPEAL?
HA: Der Spesenprozess mit YAPEAL funktioniert tadellos! Die Spesenauslagen sind meistens innerhalb von 24 Stunden zurück auf meinem YAPEAL Konto.
Wie viele Mitarbeitende arbeiten mit Abacus?
ES: Bei uns arbeiten alle 40 Mitarbeitenden mit Abacus - etwa 20 davon reichen regelmässig Spesen ein.
Würden Sie Abacus weiterempfehlen?
HA: Das Abacus Spesenmanagement wäre für jede Firma ein Schritt in die Zukunft und in die Digitalisierung. Ich würde die Lösung sofort empfehlen.
Was hat Appenzeller mit Abacus gemeinsam?
ES: Wir sind beide aus der Ostschweiz und vertreten mit Stil, Charakter und Persönlichkeit die gleichen Werte. Abacus ist für uns ein zukunftsorientiertes Werkzeug, welches sich problemlos unseren Prozessen anpassen lässt. Benutzerfreundlichkeit und die Vereinfachung von administrativen Tätigkeiten wird sehr gross geschrieben.
