Belegfreigabe neu gedacht: Externe Personen flexibel in den Kreditorenprozess integrieren
• min Lesezeit
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet stetig voran – und mit ihr wachsen die Anforderungen an Flexibilität, Effizienz und Sicherheit. Auch die enge Vernetzung und Kollaboration zwischen verschiedenen Geschäftspartnern sorgen für eine projektbezogene und interdisziplinäre Zusammenarbeit. Wer heute mit externen Partnern, Dienstleistern oder Projektbeteiligten zusammenarbeitet, braucht Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügen – unabhängig davon, ob es sich um temporäre Kooperationen oder dauerhafte Partnerschaften handelt. Ab der Version 2026 bietet Abacus die Möglichkeit, externe Personen oder Unternehmen direkt und sicher in den Kreditorenprozess einzubinden.
Die Belegfreigabe in der Abacus Kreditorenbuchhaltung
Die Belegfreigabe von Abacus steht für einen durchgängig digitalen, transparenten und effizienten Prozess zur Freigabe von Kreditorenrechnungen. Der Freigabeprozess schützt wirksam vor fehlerhaften Zahlungen und erhöht die Prozesssicherheit. Im Zentrum steht das benutzerfreundliche Freigabe-Cockpit, das einen zentralen Überblick über alle laufenden Freigaben bietet. Belege, die sich in der Freigabe befinden, können mit vielfältigen Dashboards ausgewertet werden.
Dank der Integration der Organisationsstruktur werden Freigabeberechtigungen und Stellvertretungen automatisch abgebildet, und Änderungen in der Personalstruktur werden ohne manuellen Aufwand berücksichtigt. Zudem schafft die Einbindung der Organisationsstruktur maximale Flexibilität. Individuelle Workflows können definiert werden, die exakt auf die Unternehmensstruktur und Geschäftsprozesse zugeschnitten sind. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass für Rechnungen ab einem bestimmten Betrag eine zusätzliche Freigabe eingeholt werden muss oder wiederkehrende Rechnungen mit identischem Betrag und Kreditor automatisch freigegeben werden. Im Freigabeprozess kann der Kreditorenbeleg direkt bearbeitet und bequem über die mobile App AbaClik AI oder das MyAbacus freigegeben werden.
Die Key Features im Überblick
- Zentrales Freigabe-Cockpit: Alle Belege und deren Status auf einen Blick
- Dynamische Workflows: Automatisierte und individuell anpassbare Freigabeprozesse
- Künstliche Intelligenz DeepO: Automatische Belegerkennung und Workflow-Zuweisung
- Integration der Organisationsstruktur: Automatische Berücksichtigung von Rollen und Stellvertretungen
- Transparenz: Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Freigabeschritte
Die neue Dimension: externe Personen in den Freigabeprozess integrieren
Für Mitarbeitende des eigenen Unternehmens sorgt der Freigabeprozess für transparente, digitale und effiziente Abwicklung der Kreditorenrechnungen. Mit der neuen Funktion der externen Belegfreigabe geht Abacus ab der Version 2026 einen entscheidenden Schritt weiter: Auch Personen ausserhalb des eigenen Unternehmens können unkompliziert und sicher in den Freigabeprozess eingebunden werden.
Die Einbindung externer Personen erfolgt schnell und unkompliziert. Über ein sicheres Webformular, das via DeepBox versandt wird, können Kreditorenbelege zur Prüfung und Freigabe an externe Beteiligte gesendet werden. Diese können den Beleg einsehen, kommentieren und freigeben – ganz ohne Zugang zum Abacus System.Mit der neuen externen Belegfreigabe macht Abacus den Kreditorenprozess noch flexibler, durchgängiger und sicherer. Ob in Projekten mit mehreren Parteien oder bei temporären externen Mitarbeitenden – alle relevanten Personen können einfach und sicher in den digitalen Freigabeprozess eingebunden werden. Für interne Mitarbeitende bietet Abacus mit dem AbaClik AI und MyAbacus mobile Instrumente an, um die Kreditorenrechnungen freizugeben. Externe Personen geben die Belege via Webformular unkompliziert und digital frei. So wird Zeit gespart, Fehlerquellen reduziert und die Transparenz im Unternehmen erhöht.
Mit der neuen externen Belegfreigabe macht Abacus den Kreditorenprozess noch flexibler, durchgängiger und sicherer. Ob in Projekten mit mehreren Parteien oder bei temporären externen Mitarbeitenden – alle relevanten Personen können einfach und sicher in den digitalen Freigabeprozess eingebunden werden. Für interne Mitarbeitende bietet Abacus mit dem AbaClik AI und MyAbacus mobile Instrumente an, um die Kreditorenrechnungen freizugeben. Externe Personen geben die Belege via Webformular unkompliziert und digital frei. So wird Zeit gespart, Fehlerquellen reduziert und die Transparenz im Unternehmen erhöht.
In welchen Anwendungsfällen ist das relevant?
Arbeitsgemeinschaften (ARGE)
Mehrere Unternehmen arbeiten gemeinsam an einem Projekt, typischerweise im Bauwesen, und gründen dafür eine ARGE. Ein Unternehmen übernimmt die administrative Verwaltung und nutzt dafür die Abacus Business Software. Damit die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft ohne direkten Zugriff auf das Abacus die Kreditorenbelege prüfen, freigeben oder ablehnen können, wird die externe Belegfreigabe eingesetzt.
Temporäre & externe Mitarbeitende
Temporäre und externe Mitarbeitende einbinden, ohne ihnen einen Zugang zur Abacus Software zu geben. Dies kann beispielsweise für eine Schulverwaltung Vorteile bringen: Externe Lehrkräfte, die ihre Lehrmittel selbstständig bestellen, können die Rechnungen direkt über das Webformular kontrollieren und freigeben.
Externe Partner
Auch externe Partner eines Unternehmens profitieren von der externen Belegfreigabe. So kann beispielsweise ein externer Architekt eine Kreditorenrechnung kontrollieren, freigeben und via Webformular direkt an das Bauunternehmen oder die Bauführung zurücksenden.
Flexibel vernetzt, sicher verbunden – diese Vorteile bietet die externe Kreditorenfreigabe
Die externe Kreditorenfreigabe sorgt für maximale Flexibilität, indem sie die Einbindung beliebiger externer Personen ermöglicht – sei es projektbezogen, temporär oder dauerhaft. Durch die nahtlose digitale Integration kommt es zu einer deutlichen Effizienzsteigerung, da Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte vollständig entfallen. Das ausgefüllte Webformular wird automatisiert in der Abacus Kreditorenbuchhaltung verarbeitet.
Kundenmagazin PAGES
PAGES, das Kundenmagazin der Abacus Research AG, stellt die neuesten Innovationen der Abacus und die aktuellen Trends der Software-Branche in den Fokus.