• Mit dem neuen Programm «Abschlussplan» werden Finanzprozesse automatisiert und effizient gesteuert. Planung und Automatisierung rücken in den Vordergrund, was Abläufe transparenter macht. Gleichzeitig vereinfacht das System die Dokumentation und bietet eine strukturierte Übersicht über alle relevanten Prozesse.
• Das neue Programm «Buchungsfreigabe» ermöglicht die Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips in der Finanzbuchhaltung. Klare Prüf- und Freigabeprozesse sorgen dafür, dass Buchungen erst nach Freigabe effektiv gebucht werden. So steigt die Qualität der Finanzdaten und die interne Kontrolle wird gestärkt. Die Freigabe erfolgt im zentralen Freigabecockpit.
• Die Jahresendverarbeitung sowie ein neuer Simulationsmodus für den Jahresabschluss sind nun in der Browser Edition verfügbar. Darüber hinaus stehen mit dem Kontostamm und dem Kontoauszug weitere Programme in der Browser Edition zur Verfügung. Die MWST-Verprobung wurde vollständig überarbeitet und ebenfalls in die Browser Edition integriert. Zudem wurde der MWST-Abrechnungsassistent in die Browser Edition übernommen und verbessert.
• Die OR-Taxonomie 2024 für die Generierung einer E-Bilanz im XBRL-Format steht zur Verfügung. Eine E-Bilanz kann bei Steuerdeklarationslösungen, welche die neue Taxonomie unterstützen, für den manuellen Datenimport genutzt werden.
• In der Jahresrechnung Cloud stehen zahlreiche neue Funktionalitäten zur Verfügung. So können beispielsweise Kontodetails ausgegeben und das Layout über unterschiedliche Einstellungen individueller gestaltet werden. Zusätzlich ermöglichen Zusatzjournale die übersichtliche Darstellung von Umbuchungen oder stillen Reserven.
• Mit dem neuen Programm «Planungseinstellungen» im Finanzplan lässt sich der Datenfluss über die verschiedenen Planungstools (Projektverwaltung, Anlagenbuchhaltung, Detailbudget und Finanzplanung) zentral definieren. Daten können nun parallel für verschiedene Planungen übermittelt werden, ohne Anpassung der Parametrierung.
• Planwerte aus einer Planung können nun direkt in die Finanzbuchhaltung verbucht werden, beispielsweise Budgets. Prognosewerte lassen sich über Formeln definieren – etwa als Kombination aus Ist-Werten und Budgetwerten. Zudem steht die «Dossier»-Komponente neu sowohl auf Ansichts- als auch auf Detailpositionsebene zur Verfügung. In der Planung stehen diverse weitere Verbesserungen zur Verfügung, die mehr Flexibilität und Effizienz ermöglichen.
• In der Kostenrechnung lassen sich Umlagen jetzt deutlich einfacher einrichten und verwalten. Belastungsbuchungen können zentral über Umlagengruppen definiert werden, die flexibel in verschiedenen Umlagen eingesetzt werden können – ob für Effektiv-, Plan-, Detailbudget- oder Planungswerte. Das vereinfacht die Einrichtung, reduziert Pflegeaufwand und sorgt für mehr Konsistenz in der Kostenverrechnung. Umlagengruppen sind aktuell nur für Umlagen der ersten Kostenstellenebene möglich.

• Die interne Verrechnung ist jetzt im Standard integriert. Kreditoren- und Debitorenbelege werden automatisch erstellt und nach Freigabe direkt miteinander verrechnet. Dadurch entfallen individuelle Sonderlösungen und die Prozesse werden effizienter, transparenter und einfacher in der Handhabung.
• Erhöhte Flexibilität sowie verbesserte Qualität und Sicherheit durch die Mahnfreigabe: Die Freigabe von Mahnungen erfolgt im zentralen Freigabecockpit. Mahnungen können vor dem Versand kontrolliert, Mahnstufen angepasst, Mahnungen entfernt oder Mahnsperren erfasst werden – für einen effizienten und transparenten Mahnprozess.

• Der Kreditoren-Belegfreigabeprozess wurde noch flexibler gestaltet. Externe Personen, welche nicht als Abacus Benutzer angelegt sind, können direkt in die Freigabe eingebunden werden. So können zum Beispiel externe Partner aus einer Arbeitsgemeinschaft oder auch externe Projektberater aktiv in den Freigabeprozess miteinbezogen werden.
• Zusätzlich bietet das neue ESS-Abo «Freigabe» eine einfache Möglichkeit, reine ESS-User als Freigabebenutzer zu verwenden. Die Einbindung von Mitarbeitenden in den Freigabeprozess wird so noch einfacher.
• Der Prozess des zentralen Rechnungseingangs unterstützt neu Verknüpfungen auf Positionsebene. Rechnungspositionen können direkt mit den passenden Bestellposition verknüpft werden, wodurch unter anderem Teilrechnungen abgebildet werden können. Basierend auf den vordefinierten Einstellungen können die Verknüpfungen sowohl manuell als auch automatisiert vorgenommen werden. Mit vorgegebenen Korrekturvorschlägen kann die Bestellung automatisiert oder manuell bereinigt werden.
• Die Erweiterungen des Vier-Augen-Prinzips im Lieferantenstamm erhöhen die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bei der Pflege von Lieferantenstammdaten. Es kann individuell festgelegt werden, wie viele Freigaben für Änderungen oder Neuerfassungen erforderlich sind und welche Daten überwacht werden sollen. So werden sensible Informationen wie Zahlungskonten oder Zahlwege gezielt geschützt, während unkritische Anpassungen ohne zusätzlichen Aufwand möglich bleiben. Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Freigaben schnell und zuverlässig bearbeitet werden.

• Der Anlagenstamm steht vollständig in der Browser Edition zur Verfügung. Es können mehrere Anlagen gleichzeitig umgegliedert und in Betrieb genommen werden. Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Bearbeitung direkt im Anlagenstamm. Über den Assistenten können alle provisorischen Anlagen in einer Übersicht geprüft, mit einem Klick umgebucht und aktiviert werden – für eine schnelle und übersichtliche Anlagenverwaltung.

• Die Kontoübersicht steht mit den vertrauten Funktionen aus dem ULC nun auch in der Browser Edition zur Verfügung. Ein individuell gestaltbares Dashboard bietet einen kompakten Überblick über Kontostände und die aktuelle Liquidität.
• Zahlungsfiles mit hybriden Adressen können nun importiert werden. Dadurch wird der Zahlungsverkehr flexibler und unterstützt eine breitere Palette an Formaten.
• Mit der neuen Live-Schnittstelle zur Luzerner Kantonalbank werden Visa Business Debit-Transaktionen in Echtzeit in der Abacus Business Software abgeglichen und verbucht – für eine nahtlose und autonome Verarbeitung.

Personalstamm

• Neu sind der Personal-, Stellen- und Funktionsstamm auch in der Browser Edition verfügbar. HR-Mitarbeitende können administrative Aufgaben direkt im Browser erledigen – ortsunabhängig, effizient und mit einer modernen, intuitiven Benutzeroberfläche. Kundinnen und Kunden mit dem AbaWeb Lohn Abo 1 können nun vollständig in der Browser Edition arbeiten – ideal für Treuhandkunden, die Wert auf einfache Bedienung legen. Der Aufwand für die Installation und Wartung des AbaClients entfällt. 

Lohnverarbeitung

• Die manuelle Zielwertsuche ist ein bewährtes Instrument in der Lohnverarbeitung zur Ermittlung von Nettolohnzahlungen. Neu kann die Zielwertsuche direkt auf den Lohnarten hinterlegt werden, wodurch die Berechnung automatisiert wird, und manuelle Eingaben entfallen. Dank des neuen Reihenfolgen-Managements lassen sich zusätzliche Lohnbestandteile wie Kinderzulagen oder Überstunden flexibel ein- oder ausschliessen.
• Neu können bei Mitarbeitenden mit Mehrfachanstellung Nachzahlungen auch auf inaktive Verträge innerhalb desselben Unternehmens erstellt werden. Dadurch wird die Kostenverteilung noch präziser und lässt sich gezielt auf die entsprechenden Kostenstellen abstimmen. Unternehmen profitieren von höherer Flexibilität und einer feineren Steuerung ihrer Kosten.
• Buchungstexte aus der Lohnbuchhaltung für die Finanzbuchhaltung können individuell gestaltet werden. Dafür stehen verschiedene Textbausteine aus Bereichen wie Vorerfassung, Personalstamm oder Periode zur Verfügung. So lassen sich Buchungstexte passgenau zusammensetzen, um alle relevanten Informationen abzubilden und den internen Anforderungen optimal zu entsprechen.
• Die grundlegenden Verbuchungseinstellungen können neu bereits im Vorfeld überprüft werden. So wird sichergestellt, dass die Kontenzuordnungen korrekt hinterlegt sind und spätere Fehler in der Verbuchung vermieden werden. Zusätzlich lässt sich der Buchungsvorgang simulieren, um mögliche Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu korrigieren.

Steuern & Versicherungen

• Für die Erstellung der Arbeitgeberbescheinigung CH wurde ein vollständig neues Programm entwickelt. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der geführten Aufbereitung lassen sich Bescheinigungen für ausgetretene Mitarbeitende schnell und einfach erstellen. Mittelfristig werden zusätzliche Formulare durch Abacus bereitgestellt werden. Zudem ist eine Erweiterung ist geplant, mit der Kundinnen und Kunden eigene Formulare anlegen können.
• Der Branchenverband der Personalverleiher und die SUVA haben gemeinsam eine neue Tarifierung für die Unfallversicherung entwickelt (TariTemp). Arbeitgebende müssen ab sofort mit der Jahresendmeldung zusätzliche Angaben, wie z.B. den ISCO-Code, übermitteln. Für die Personalverleihbranche wird diese Anforderung mit der ELM-Schnittstelle 5.5 umgesetzt, wodurch eine rechtskonforme Datenübermittlung sichergestellt ist.
• Inhaberinnen und Inhaber von Einzelfirmen, Kollektiv- oder Kommanditgesellschaften können eine freiwillige Versicherung gegen Unfall und Krankheit abschliessen, basierend auf einem im Voraus vertraglich festgelegten Jahreslohn. Neu lässt sich diese Versicherungsmethode direkt im Versicherungsstamm erfassen und automatisch in der Lohnverarbeitung abrechnen. Das sorgt für einen vereinfachten und fehlerfreien Abrechnungsprozess.
• Für bestimmte Personengruppen wie Praktikantinnen, Volontäre oder Mitarbeitende in beruflichen Eingliederungsstätten gelten in der Unfallversicherung spezielle Mindestlöhne für die Beitragsberechnung. Diese können nun direkt über Checkboxen im Personalstamm aktiviert und automatisch in der Lohnverarbeitung berücksichtigt werden, ohne den Einsatz komplexer Hilfslohnarten.
• Lohnausweis-Bemerkungen können automatisiert mit Werten aus dem Personalstamm und der Lohnabrechnung ergänzt und über Formeln dynamisch berechnet werden. Dadurch wird der manuelle Bearbeitungsaufwand deutlich reduziert. Zudem lassen sich auf dem Lohnausweis Anstellungszeiträume mit Beschäftigungsgrad und Arbeitsort detailliert ausgeben. Auch individuelle Bemerkungen pro Mitarbeitenden sind neu möglich.

Budgetierung & Unfall- & Krankheitsmeldungen

• Im Lohnbudget können Tarife nun sowohl im Budgetcockpit als auch im MyAbacus hinzugefügt, angepasst, entfernt oder vorerfasst werden. Zudem lassen sich Klassen- und Stufenanstiege einfach und automatisch in den Budgetprozess integrieren. Ergänzend wurden diverse Verbesserungen im Prozess der Linienfreigabe realisiert.
• Im Bereich Unfall- und Krankheitsmeldungen wurde der Funktionsumfang des UKA Connect der HRM Systems AG gezielt weiterentwickelt. Seit September 2025 profitieren Kundinnen und Kunden mit Version 2024 oder neuer von der automatisierten Übermittlung von UVG- und UVGZ-Meldungen über KLE für Verträge mit der Suva oder Zürich Versicherung, ab 2026 auch mit Swica. Parallel werden derzeit zentrale Erweiterungen für die geplante automatisierte Taggeldverarbeitung in Abacus umgesetzt.

Bewerbermanagement

• Mit dem neuen Office-Add-In können Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, direkt im Bewerbermanagement verarbeitet werden. E-Mails können einer bestehenden Bewerbung zugewiesen oder zur Erstellung einer neuen Bewerbung verwendet werden. Bei entsprechender Freigabe kann das CV-Parsing genutzt werden, um den Lebenslauf automatisch auszulesen. Das sorgt für einen deutlich effizienteren Bewerbungsprozess.
• Ein neues Programm ermöglicht den Einsatz von Fragen im Bewerbungsprozess. Diese können zentral hinterlegt und jobspezifisch angepasst werden. Die Fragen werden den Bewerbenden im Bewerbungsprozess angezeigt. Die Ergebnisse der beantworteten Fragen sind strukturiert in der Kandidatenmappe ersichtlich. Dadurch wird die Vergleichbarkeit im Bewerbungsprozess erhöht.
• Bewerbungen oder Jobs können intern weitergeleitet werden, auch wenn die Personen nicht im Personalstamm respektive als Benutzerin oder Benutzer in der Abacus Software erfasst sind. Damit wird der interne Austausch vereinfacht.Das Feature richtet sich insbesondere an Unternehmen, die das Bewerbermanagement eigenständig einsetzen und nicht alle Mitarbeitenden im System führen. Die Funktion ist nur verfügbar, wenn die Applikation Lohnbuchhaltung nicht genutzt wird.
• Personalvermittelnde erhalten Zugang zu einem eigenen Portal, in dem sie freigegebene Jobs ihrer Kundinnen und Kunden einsehen und Bewerbungen direkt einreichen können. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und ermöglicht eine effiziente Kommunikation zwischen Unternehmen und Personalvermittlungen.
• Der interne Stellenmarkt bietet nun die Möglichkeit, Jobs innerhalb des Unternehmens auszuschreiben. Mitarbeitende können sich direkt über das Portal auf interne Positionen bewerben. Dadurch werden interne Karrierewege gefördert.
• Mit dem Stellenbesetzungsantrag können sowohl neue Stellen als auch Ersatzstellen beantragt werden. Nach Freigabe wird bei einer neuen Stelle automatisch ein Eintrag im Stellenstamm erzeugt. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Stellenausschreibung.
• Die Initiativbewerbung wurde überarbeitet und in den Gesamtprozess integriert. Bewerbungen ohne konkrete Ausschreibung können neu direkt im System erfasst und verarbeitet werden. Durch die Entkopplung vom Stellenstamm und der Organisationsstruktur wird die Handhabung vereinfacht.
• Die Tabellenansichten in den Bereichen Jobs und Bewerbungen können dank dynamischem Grid flexibel und individuell gestaltet werden. Unternehmen können festlegen, welche Felder in der Ansicht angezeigt werden sollen, und Nutzerinnen und Nutzer können diese bei Bedarf ein- oder ausblenden. Zusätzlich ist es möglich, nur die selektierten Werte zu exportieren.

On- & Offboarding

• Die Erfassungsmaske im Onboarding-Prozess kann individuell gestaltet werden. Je nach Kundenbedürfnissen lassen sich zusätzliche Felder hinzufügen und bereits bei der initialen Erfassung des Onboardees ausfüllen.
• Im Rahmen der gestaltbaren Erfassungsmaske kann ein individuelles Felder-Mapping vom Bewerber zum Personalstamm definiert werden. Dadurch lassen sich Bewerberfelder direkt einem Personalstammfeld zuordnen und bei der Erfassung des Onboardees automatisch in den Personalstamm übernehmen.
• Neu können für Formularfelder Sichtbarkeitsbedingungen hinterlegt werden. Mithilfe dieser Bedingungen werden Formularfelder dynamisch ein- oder ausgeblendet, abhängig von vorherigen Angaben der Nutzerinnen und Nutzer. So erscheint beispielsweise das Feld «Auto-Kennzeichen» nur, wenn die vorgängige Frage «Fahrzeug vorhanden?» mit Ja beantwortet wurde.
• Über eine neue Statusabfrage kann der aktuelle Status eines BPE-Prozesses protokolliert und angezeigt werden. Dadurch wird ein gestarteter Prozess nicht mehr automatisch mit dem Status «Abgeschlossen» gespeichert.
• Das Bildungsmanagement wurde in das Onboarding und die HR-Prozesse integriert. Dadurch können Anmeldungen zu Schulungen direkt aus dem Prozess ausgelöst werden.

Mitarbeiterentwicklung

• Es wurde eine Rolle für Referierende geschaffen. Referierende erhalten eine eigene, übersichtliche Ansicht ihrer relevanten Termine. Über die Berechtigungen lässt sich zudem steuern, welche Aktionen sie ausführen können.
• Neu können auch externe Personen im MyAbacus erfasst und für Bildungen und dazugehörige Termine angemeldet werden. Diese Personen haben keinen Zugriff auf das MyAbacus Portal und erhalten alle terminrelevanten Informationen automatisch per E-Mail.
• Der Dialog – ehemalig «Bildung hinzufügen», neu «Personen anmelden» – wurde optimiert und mit dynamischen Schritten ausgestaltet, damit Bildungsverantwortliche eine bessere Kontrolle haben.
• Es steht eine Standardauswertung zur Verfügung, die bei Bedarf an individuelle Anforderungen angepasst werden kann.
• Die Befragungen (Anmeldefragen und Umfrage) stehen im Bildungsmanagement zur Verfügung. Mit den Anmeldefragen können vorgängig terminrelevante Informationen abgefragt werden (z.B. Menü-Wahl oder Parkplatzbedarf). Die Umfrage ermöglicht eine nachgelagerte Befragung (z.B. zur Teilnehmerzufriedenheit). Die Befragungen werden als externes Formular an die Teilnehmenden gesendet und deren Antworten direkt im MyAbacus Portal angezeigt.
• Die Ansicht «Bildungstermine» wurde optimiert. Nun stehen zwei Ansichten zur Verfügung, die eine bessere Übersicht gewährleisten. Bildungstermine werden neu in der Administratorenansicht «Bildungstermine» erfasst.
• Die Bildungsformulare wurden optimiert und können direkt durch die bildungsverantwortliche Person ausgelöst bzw. gestartet werden. Zusätzlich erhält die bildungsverantwortliche Rolle eine Übersicht über alle ausgeführten Formulare.
• Die Exchange Integration ermöglicht es, die Räumlichkeiten des Unternehmens direkt im Bildungstermin zu verwalten. Die Räume des Unternehmens werden mit Verfügbarkeit angezeigt und können direkt gebucht werden.
• Die Tab-Reihenfolge in den Bildungsdetails kann individuell festgelegt werden. Dadurch können Nutzerinnen und Nutzer das Formular effizienter durchlaufen, was die Bedienung beschleunigt, und Fehler reduziert.
• Neu kann eine Aktualisierung von bereits angemeldeten/abgeschlossenen Mitarbeiterbildungen durchgeführt werden, wobei die Fälligkeit und Gültigkeitsdaten für sämtliche Mitarbeiterbildungen neu berechnet wird.

Company Communication 

• In einem Newsbeitrag können die Bildungen direkt mit integriertem Bildungstermin veröffentlicht werden. So kann schnell und einfach auf freie Plätze oder obligatorische Bildungsangebote hingewiesen werden.

Vergütungsrunde

• Bei einer Bonuszahlung können nun auch bereits ausgetretene Mitarbeitende berücksichtigt werden.
• Ausgewählte Felder aus dem Mitarbeitergespräch können neu direkt in die Vergütungsrunde integriert werden. Dadurch stehen relevante Informationen unmittelbar im Prozess zur Verfügung und bilden eine fundiertere Entscheidungsgrundlage.
• Für jede Vergütungsart besteht die Möglichkeit, mit mehreren Eingabefeldern zu arbeiten. Dadurch lassen sich auch komplexe Vergütungsstrukturen übersichtlich abbilden.

Mitarbeitergespräche

• Neben individuellen Mitarbeiterzielen können neu auch Top-Down-Ziele erfasst werden. Aus angelegten Unternehmenszielen lassen sich Abteilungs- sowie individuelle Ziele ableiten, die miteinander verknüpft sind und eine klare Kaskadierung bilden. So wird die strategische Ausrichtung gestärkt und Mitarbeitende gewinnen Transparenz darüber, wie ihre Ziele zur Umsetzung der Unternehmensstrategie beitragen.
• Die Anzeige der Mitarbeiterziele in Mitarbeitergesprächen wurde optimiert, insbesondere für mehrjährige Zielsetzungen. Künftig werden die jeweiligen Ziel-Enddaten automatisch berücksichtigt, sodass langfristige Ziele nicht mehr jährlich manuell kopiert werden müssen.
• Digitale Signaturen können direkt im Mitarbeitergespräch integriert werden. Über eine DeepSign-Aktivität lassen sich Teilnehmende zur digitalen Unterzeichnung des Gesprächs einladen.
• Mit Hilfe der Business Process Engine kann nach dem Abschluss eines Mitarbeitergesprächs automatisch ein neues Gespräch für die Mitarbeitenden eröffnet werden.
• Neu stehen auch flexible Feedbackrunden zur Verfügung. Auf der Feedbackvorlage können Beteiligte mit den entsprechenden Rechten das Beurteilungsprofil nach Eröffnung der Feedbackrunde anpassen. Beurteilungskriterien können ausgeblendet, aus dem Katalog hinzugefügt, bearbeitet sowie neu erstellt werden.
• Feedback kann nun auch bei externen Personen ohne Zugang zum MyAbacus eingeholt werden. Das entsprechende Beurteilungsprofil wird als externes Formular versendet und direkt mit der Abacus Software synchronisiert.

Arbeitszeugnis

• Neu können Zeugnisvorlagen auch für Arbeitsbestätigungen hinterlegt und den entsprechenden Organisationseinheiten zugeteilt werden.
• Zusätzlich zur bisherigen manuellen Erinnerungsfunktion können nun auch automatisierte Erinnerungen an die entsprechenden Teilnehmenden gesendet werden.
• Pro Organisationseinheit können fix zugeteilte Unterschriftsberechtigte hinterlegt werden. Damit entfällt die manuelle Auswahl der Unterschriftsberechtigten bei jeder Zeugniserstellung.
• Neu können auf dem Arbeitszeugnis die Zeugnishistorie sowie frühere Stellenwechsel automatisch ausgewiesen werden. Das sorgt für mehr Transparenz, wenn bereits frühere Zeugnisse vorhanden sind oder Positionsänderungen stattgefunden haben. Manuelle Hinweise entfallen, was die Erstellung vereinfacht.
• Aufgaben und Spezialaufgaben können nun individuell umbenannt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, Spezialaufgaben bei der Erfassung für Vorgesetzte auszublenden – ideal für Unternehmen, die nicht mit dieser Kategorie arbeiten möchten.

MyAbacus Portal

• Auswertungen, Dashboards und Widgets konnten bisher nur in ausgewählten Ansichten im MyAbacus Portal angezeigt werden. Neu können Auswertungen – und künftig auch ausgewählte Widgets – direkt in der jeweiligen Ansicht, z.B. im Bildungsmanagement, integriert werden. Mit den sogenannten Kontext-Dashboards stehen relevante Informationen unmittelbar im Prozess zur Verfügung – ohne Ansichtswechsel.
• Applikationsbetreuende können in den Definitionen die Sichtbarkeit von Views auf bestimmte Personengruppen einschränken. Dadurch lässt sich der Zugriff auf einzelne Bereiche gezielt steuern.

Organigramm & Organisation

• Organigramme können nun in der Browser Edition angezeigt werden und sind standardmässig in der Applikation Human Resources enthalten – ideal für KMU, die ohne umfangreiche Konfiguration auskommen. Da die Organisationsstruktur im Personalstamm bereits vollständig hinterlegt ist, kann das Organigramm out-of-the-box genutzt werden. Für Unternehmen mit erweiterten Anforderungen besteht weiterhin die Möglichkeit, mit Ingentis ein umfassendes Tool anzubinden.
• Die Auswertbarkeit der Organisation wurde erweitert. Neu werden Berechtigungen für Administratoren-Stellvertretungen für den Organisationszugriffschutz berücksichtigt. Zudem kann die Hierarchie des Organisationsbaumes kann nun einfach ausgewertet werden.
• Die Validierung bei der Quittierung von Stellen wurde verbessert. Eine Stelle kann nun erst quittiert werden, wenn keine aktive Zuteilung mehr besteht – das verhindert Fehleingaben und sorgt für mehr Datenkonsistenz im Prozess

• Die Browser Edition wurde im Bereich Zeiterfassung weiterentwickelt – insbesondere jene Programme, die von HR-Abteilungen im Arbeitsalltag häufig genutzt werden. Neu stehen die Programme Rapportieren (N111), der Firmenkalender (N412) sowie Gutschriften und Vorträge (N561/N562) in der Browser Edition zur Verfügung.
• Der Standard in der Zeiterfassung wurde für das Bauhauptgewerbe um den GAV-Landesmantelvertrag (LMV) erweitert. Damit können Regelungen gemäss LMV korrekt abgebildet und die Arbeitszeiterfassung automatisch geprüft werden.
• Die Ferienguthaben können monatlich eingebucht werden. Dadurch wird die Berechnung von Abgrenzungen vereinfacht.
• Ferien können in Stunden geführt und für die Mitarbeitenden gleichzeitig in Tagen zum aktuellen Beschäftigungsgrad umgerechnet und angezeigt werden. Das vereinfacht die Verwaltung bei einem Wechsel des Beschäftigungsgrads, während die Darstellung für Mitarbeitende jederzeit übersichtlich und leicht verständlich bleibt.
• In der Zeiterfassung können eigene Gleitzeittypen definiert werden – beispielsweise für unteres Kader ohne Überstundenregelung. Dadurch lassen sich Arbeitszeitmodelle noch flexibler an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.
• In der Personaleinsatzplanung können Dienstpläne kopiert werden. Dadurch lassen sich wiederkehrende Einsatzpläne schnell übernehmen und anpassen. Das sorgt für eine effizientere Planung und weniger manuellen Aufwand.
• Mitarbeitende können neu direkt über die Smartphone-App AbaClik AI Wunschdienste beantragen. Gleichzeitig haben Planungsverantwortliche die Möglichkeit, Dienste auf AbaClik AI auszuschreiben.

• Das Spesenmanagement kann nun mit einem integrierten Assistenten eingerichtet werden. Das Spesenreglement wird mit Abacus Intelligence analysiert. Darauf basierend werden vom System autonome Vorschläge gemacht. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung führt sicher durch den gesamten Prozess und ermöglicht eine schnelle Konfiguration.
• Firmenkarten können neu mehreren Personen zugeordnet werden. Mit der sogenannten Teamkarte lassen sich gemeinsame Ausgaben einfacher verwalten und transparent nachvollziehen.
• Bei Belegen aus Ländern, in denen keine Mehrwertsteuer zurückgefordert wird, wird die MWST-Komponente in AbaClik und im MyAbacus automatisch ausgeblendet. Das sorgt für eine verbesserte Übersicht und reduziert unnötige Angaben.
• Spesenrückzahlungen können gesammelt über das Electronic Banking abgewickelt werden. Damit erhalten Mitarbeitende nur noch eine Zahlung für mehrere Spesenbelege – effizient und zeitsparend.
• Im MyAbacus wurde die View «Transaktionen» geschaffen. Karteninhaberinnen und -inhaber profitieren von einer neuen Ansicht, in der alle Kartentransaktionen übersichtlich dargestellt werden. Belege können direkt erfasst und den jeweiligen Transaktionen zugeordnet werden. So haben die Mitarbeitenden den optimalen Überblick über allfällig fehlende Belege.
• Die Belege-Kachel in AbaClik AI präsentiert sich in einem neuen, modernen Design. Die klar strukturierte Oberfläche verbessert die Übersicht und erleichtert die tägliche Arbeit mit Belegen.

• Der Chatbot auf AbaClik AI wurde deutlich erweitert. Neu können auch Reglemente und Dokumente im Chat abgefragt werden. So erhalten Mitarbeitende gezielte Antworten auf ihre Fragen, beispielsweise zum zulässigen Spesenbetrag für externe Mittagessen, ohne das Personalreglement durchsuchen zu müssen. Bei der Leistungserfassung lassen sich mithilfe von Stichwörtern automatisch Beschreibungstexte generieren. Zudem ermöglicht der Chatbot in der Kachel «Dossier» das Durchsuchen von Projektdokumenten. Das sorgt für einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen.
• In der HR-Kachel können neu externe Links hinterlegt werden. Dadurch können Mitarbeitende direkt aus der App auf relevante Seiten zugreifen, zum Beispiel auf das interne Wiki. Zudem können neu zusätzliche MyAbacus-Ansichten ergänzt werden, wie beispielsweise das Bewerbermanagement. So können Mitarbeitende zum Beispiel auch unterwegs Bewerbungen einsehen und bewerten. Die View «Meine Daten» wird nun direkt und nativ in der App dargestellt, was die Benutzerfreundlichkeit deutlich verbessert.
• Aufträge und Bestellungen aus der Auftragsbearbeitung können neu direkt in der Kachel «Freigaben» genehmigt werden. Dieser mobile Zugriff vereinfacht den Freigabeprozess und verkürzt interne Abläufe.
• Mit der neuen Kachel «Aufträge» behalten Anwenderinnen und Anwender den Überblick über alle Aufträge aus der Auftragsbearbeitung oder AbaNinja. Zusätzlich können neue Aufträge direkt erfasst werden. Das ermöglicht eine effiziente und zentrale Auftragsverwaltung.

• Mit der Abacus Browser Edition kann von der Erstellung eines Projekts, über die Leistungserfassung bis hin zur Fakturierung unabhängig und vollständig im Web gearbeitet werden.
• Mehr Möglichkeiten bei der Verrechnung von Akonto: Künftig kann entschieden werden, bei welchen Rechnungen eine Akontozahlung abgezogen werden kann, und ob nur bezahlte Akontozahlungen verrechnet werden sollen.
• Individuelle Rabatte in der Fakturierung: Ob Prozentbetrag oder fixer Betrag – der Rabatt lässt sich pro Rechnung selbst und individuell definieren.
• Rechnungspositionen in Microsoft Excel nach eigenen Wünschen anpassen: Eine in der Projektverwaltung erstellte Rechnung kann in Microsoft Excel exportiert und einzelne Rechnungspositionen oder das Gesamttotal direkt im Excel bearbeitet werden. Die Excel-Datei kann schliesslich zurück in die Projektverwaltung importiert und für die Differenz ein Zu- oder Abschlag ausgewiesen werden. Gerade bei der Verrechnung von Arbeitsgemeinschaften (ARGE’s) im Bau, bietet diese neue Funktionalität grossen Mehrwert.
• Erweiterungen REST-API: Notizblöcke, Adressverbindungen, Bewohnerereignisse und Projektleistungsarten sind über REST-API erreichbar.
• Mehrsprachige E-Mail-Vorlagen: Eine definierte E-Mail-Vorlage wird abhängig von der im Projekt hinterlegten Sprache automatisch in die jeweilige Sprache übersetzt und die E-Mail versendet.
• Kontierung der Nebenkosten in der Honorarberechnung: Bis anhin wurden die Nebenkosten zusammen mit den effektiven Phasen verbucht und kontiert. Neu können Nebenkosten und andere Typen, wie berechnete Phase oder freie Phase, eigenständig verbucht und kontiert werden.
• Projektteam in Microsoft Teams direkt aus der Projektverwaltung heraus erstellen: Mit dem Microsoft Teams-Add-In für die Projektverwaltung kann aus den im Projekt hinterlegten Kontakten ein neues Microsoft Team erstellt und darin zusammengearbeitet werden.
• Auswertungen im zentralen Auswertungsprogramm (N25): Neben Standardauswertungen können neu auch Auswertungen aus AbaReports oder dem Abacus Data Analyzer dem zentralen Auswertungsprogramm hinzugefügt und dort direkt angezeigt werden.
• Der neue «Rechnungsabgleich Pro» beschleunigt den gesamten Prüfprozess von Lieferantenrechnungen. Lieferscheine, Bestellungen und Auftragsbestätigungen können direkt im Freigabeportal mit der Rechnung abgeglichen werden – ohne dass die Applikation Auftragsbearbeitung im Einsatz ist.

Plantafel

• Gantt-Ansicht über sechs Monate, freie Elemente, Vereinfachungen in der Planung und bei Wiederholungen: Die Plantafel wurde um zahlreiche Funktionalitäten erweitert.
• Mit freien Elementen können Abteilungen schon in der Anfangsphase eines Projekts flexibel eingeplant werden. Basierend auf der Anzahl der gebuchten Personen und dem Zeitraum werden die entsprechenden Arbeitsstunden für die Abteilung reserviert.
• Grobpläne können individuell in der Plantafel angezeigt werden. Je nach Grobplan wird anschliessend entschieden, ob eine Planung erfolgen soll oder nicht.
• Wird eine Aufgabe in der vorgesehenen Zeit nicht fertiggestellt, können Dienste bequem verlängert werden, indem die Zelle wie in Microsoft Excel weitergezogen wird. Im Hintergrund wird dadurch eine Wiederholung des Dienstes ausgelöst.
• Für eine eindeutige Identifikation können die Personal- und Anlagennummern anzeigen werden. So wird sichergestellt, dass für das Projekt der passende Bagger oder das richtige Fahrzeug ausgewählt und eingesetzt wird.
• Halbjahresansicht in der Planung: Die Planungsansicht steht für bis zu sechs Monate zur Verfügung.

Servicemanagement

• Auf einem Serviceauftrag können mehrere Termine disponiert werden – beispielsweise, wenn für einen Auftrag mehrmals zu Kundinnen und Kunden gefahren werden muss oder der Auftrag die Kompetenzen mehrerer Personen erfordert.
• Für noch bessere Suchergebnisse: In der Abacus übergreifenden Suche kann neu felder- und tabellenübergreifend mit der AND-Funktion gesucht werden.
• Unteraufträge profitieren von zahlreichen Verbesserungen. Dazu gehört die Anzeige von archivierten Aufträgen im Grid oder die Anzeige von Unteraufträgen, auch wenn sie dem Suchkriterium nicht entsprechen.
• Pool-Aufträge können einem Servicetechniker neu auch ohne Terminierung des Auftrags zugewiesen werden.
• Im Servicepool im MyAbacus stehen verschiedene Filtermöglichkeiten für Aufträge wie z.B. nach Region zur Verfügung.
• Disposition von Serviceaufträgen profitiert von neuen Funktionalitäten: Für ein einfaches und übersichtliches Disponieren können Auftrags- und Planungsbereich in zwei unterschiedlichen Fenstern nebeneinander angezeigt werden. Zusätzlich dazu kann in der Disposition die Beschreibung definiert werden.
• Die REST-API wurde um Vertrag und Serviceobjekt erweitert.

Ticketing | Kundenportal

• Finden statt Suchen im Abacus Ticketing: Mit Abacus Intelligence kann bei der Lösungsfindung in bereits gelösten Tickets nach ähnlichen Supportanfragen gesucht werden.
• Im Kundenportal gibt es für externe Benachrichtigungen einen eigenen Benachrichtigungstyp. Damit können Kundinnen und Kunden gezielt mit anderen Informationen angeschrieben werden als interne Bearbeitende.
• In den E-Mailvorlagen im Ticketing kann die Absenderadresse auf eine bevorzugte Adresse geändert werden, damit auch die Antwort direkt bei der zuständigen Person landet.
• Tickets können als gelesen markiert werden. Sie werden danach nicht mehr im Stream angezeigt.
• Die Lösungsbeschreibung kann im Ticket individuell formatiert werden – für eine bessere Wiedererkennung.

AbaSmart AI

• AbaSmart AI ist die App für die mobile Verwaltung von Serviceaufträgen mit Abacus Intelligence und löst die aktuelle Version AbaSmart 2 langfristig ab. Dank intelligenter KI-Unterstützung wird der Aufwand für administrative Aufgaben reduziert, was dem Servicetechniker mehr Zeit für das Wesentliche lässt.
• Intelligente Assistenz im Einsatz: Mit AbaSmart AI findet der Servicetechniker schnell präzise Lösungen, ohne Handbücher manuell zu durchsuchen. Abacus Intelligence analysiert relevante Dokumente und liefert sofort passgenaue Antworten für den aktuellen Servicefall.
• AbaSmart AI unterstützt den Servicetechniker mit Abacus Intelligence bei der professionellen Dokumentation des Servicefalls und liefert in Sekundenschnelle Texte für die Lösungsbeschreibung.

• Das Aktivitätsmanagement steht jetzt auch in der Browser Edition zur Verfügung und kann über den Katalog in verschiedenen Stammdaten-Programmen genutzt werden.
• In der Browser Edition steht mit dem «Aktivitäten Cockpit» ein zentrales Programm zur Verfügung, in dem alle Aktivitäten mandantenweit verwaltet werden können.
• Aus einer Aktivität können direkt Leistungen in die Projektverwaltung gebucht werden.
• Der Adresssichtschutz für Mitarbeiteradressen wurde erweitert. Es lässt sich nun gezielt festlegen, welche Adressfelder geschützt und welche sichtbar sind.
• Im Abacus Intelligence Chat lassen sich über neue Aktionen Adressen und Aktivitäten direkt erstellen.
• Neue REST-Endpoints stehen für Newsletter-Empfängerlisten und das Aktivitätsmanagement zur Verfügung. Zudem können für Adressen neu frei und benutzerdefinierte Felder importiert und exportiert werden.
• Im Leadmanagement können nun auch Projektofferten erstellt werden.
• DeepMail ist jetzt in allen Serien-E-Mail-Programmen verfügbar.

Verkauf

• Über den integrierten Dokumentenupload lassen sich Aufträge direkt aus eingehenden PDF-Bestellungen erstellen. Die Dokumente werden per Drag & Drop im Verkaufsprogramm an die DeepBox übermittelt, wo DeepO die Inhalte analysiert und auf Basis der erkannten Daten automatisch einen provisorischen Auftrag erstellt.
• In der Browser Edition lassen sich Aufträge und Offerten direkt im Browser erfassen. Die übersichtliche Benutzeroberfläche mit den neuen Modul-UIs zeigt alle relevanten Informationen für die Bearbeitung und ermöglicht es, Offerten ohne Unterbruch in Aufträge zu überführen.
• Mit Abacus Intelligence können Aufträge und Positionen direkt im Chatbot erfasst werden – per Texteingabe oder Sprache. Der erstellte Auftrag lässt sich anschliessend im entsprechenden Programm einsehen und weiterbearbeiten.
  Auch in der AbaClik AI App steht diese Funktion zur Verfügung. Eine eigene Kachel ermöglicht die Auftragserfassung bequem über Chat oder Spracheingabe.
• Aufträge und Offerten können neu in der AbaClik AI App bequem und mobil freigegeben werden.

Einkauf

• Für Bestellanforderungen lassen sich individuelle Prüfkriterien definieren, die den Warenkorb vor dem Absenden automatisch kontrollieren. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass Mitarbeitende nur Bestellungen auslösen, solange ein festgelegtes Budget nicht überschritten wird.
• Die neue Beschaffungsdisposition vereint die bisherigen Einkaufs- und Produktionsdispositionen in einem Lauf. Es wird der gesamte Primär- und Sekundärbedarf ermittelt und es werden produktspezifisch Losgrössenoptimierungen durchgeführt. Dabei stehen umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten zur Auswahl. Neben systeminternen Bedarfen können auch externe Bedarfsprognosen in die Berechnung einbezogen werden, die automatisch mit bestehenden Aufträgen abgeglichen werden. Im gesamten Prozess ist die Nachvollziehbarkeit vollumfänglich abgedeckt, da jeder einzelne Berechnungsschritt protokolliert wird, und nachträglich ausgewertet werden kann. Als Ergebnis werden dem Disponenten Einkauf-, Produktion- oder Umlagerungsvorschläge zur Weiterverarbeitung angezeigt.
• Bestellungen können neu in der AbaClik AI App bequem und mobil freigegeben werden.
• Der Prozess des zentralen Rechnungseingangs unterstützt neu Verknüpfungen auf Positionsebene. Rechnungspositionen können direkt mit den passenden Bestellposition verknüpft werden, wodurch unter anderem Teilrechnungen abgebildet werden können. Basierend auf den vordefinierten Einstellungen können die Verknüpfungen sowohl manuell als auch automatisiert vorgenommen werden. Mit vorgegebenen Korrekturvorschlägen kann die Bestellung automatisiert oder manuell bereinigt werden.

Lager

• Die neue SSCC-Verwaltung sorgt für eine eindeutige Identifikation und Nachverfolgbarkeit von Transporteinheiten wie Paletten und Kartons durch die gesamte Lieferkette. Durch die Kombination von SSCC- (Serial Shipping Container Code) und GRAI-Nummern werden logistische Abläufe über mehrere Stufen transparent, digital und lückenlos nachvollziehbar. Sendungsaufträge können inklusive Packmittel und Inhalt erfasst und direkt einer SSCC- bzw. GRAI-Nummer zugeordnet werden.
  Dies führt zu einer effizienteren Logistik, einem schnelleren Wareneingangsprozess bei Kundinnen und Kunden sowie einer optimalen Kommunikation mit Geschäftspartnern über einen elektronischen Datenaustausch (EDI).
• Das Programm 366 «Inventurabweichungen drucken» macht Bestandsabweichungen aus abgeschlossenen Inventuren sichtbar und ermöglicht eine gezielte Auswertung. Differenzen in Menge oder Wert können so einfach erkannt und die Bestandsgenauigkeit verbessert werden.
  Neu lässt sich für Abweichungen ab einem definierten Schwellwert automatisch eine Folgeinventur erstellen. Dadurch werden Zählungen überprüft und Bestandskorrekturen effizient und nachvollziehbar bearbeitet. Die Verbindung zur ursprünglichen Inventur sorgt dafür, dass alle Differenzen jederzeit bis zum Ursprung rückverfolgt werden können.

AbaPoint

• Mit der AbaPoint-App lassen sich Lagerbewegungen mobil erfassen. Neben Inventuren unterstützt die App neu auch das Rüsten und Kommissionieren von Kundenaufträgen sowie die Einlagerung von Warenlieferungen.
• Durch die vollständige Integration in das Abacus-System werden gebuchte Mengen automatisch bestätigt und in Echtzeit im Lager verbucht. Auch interne Bewegungen wie Umbuchungen oder freie Ein- und Ausbuchungen können direkt in der App verarbeitet werden.
• Mit der AbaPoint-App lassen sich Produkte schnell und KI-gestützt erfassen. Ein Foto reicht aus, die integrierte Bilderkennung legt das Produkt an und erfasst die relevanten Daten automatisch. Die App unterstützt gezielt die sichere, strukturierte Ablage von Produktdaten, inklusive KI-bezogener Felder für erweiterte Automatisierung und Datenanalyse.

• Die Option «Leitwährung pro Geschäftsbereich» steht nun auch für PPS-Mandanten zur Verfügung.
• Die Suche im AbaMenu wurde um Produktionsauftragskopfdaten erweitert. Damit können Produktions-, Demontage- und Offertaufträge direkt aus dem AbaMenu gefunden und geöffnet werden.
• Bei Materialbuchungen ans Lager in Demontageaufträgen kann die Preisherkunft frei gewählt werden. So lässt sich genau steuern, mit welchem Preis das demontierte Produkt ins Lager gebucht wird, um den gewünschten durchschnittlichen Einstandspreis sicherzustellen.
• Proportionale Rückmeldungen, die gleichzeitig mit einer Fertigmeldung erfasst werden, erhalten neu dasselbe Buchungsdatum wie die Fertigmeldung. Gleiches gilt für proportionale Rückmeldungen von Beistellressourcenpositionen, wenn diese zusammen mit einer Stundenrückmeldung auf einer Hauptressource gebucht werden. Dadurch werden Statistiken und Kostenrechnungen präziser.
• Im Maskendesign der Produktionsauftragsprogramme steht für jedes in den PPS-Applikationseinstellungen hinterlegte Dokument ein Ausführungs-Button zur Verfügung. So können Dokumente direkt und mit nur einem Klick aus dem Produktionsauftragsprogramm geöffnet werden.
• Im Ressourcenstamm kann die sprachabhängige Ressourcenbezeichnung über die zentrale Übersetzungsfunktion automatisch übersetzt werden. Voraussetzung dafür ist eine Anbindung an die DeepCloud.
• Die neue Beschaffungsdisposition vereint die bisherigen Einkaufs- und Produktionsdispositionen in einem Lauf. Sie ermittelt den gesamten Primär- und Sekundärbedarf und führt produktspezifisch Losgrössenoptimierungen durch. Dabei stehen umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten zur Auswahl. Neben systeminternen Bedarfen können auch externe Bedarfsprognosen in die Berechnung einbezogen werden, die automatisch mit bestehenden Aufträgen abgeglichen werden. Im gesamten Prozess ist die Nachvollziehbarkeit vollumfänglich abgedeckt, da jeder einzelne Berechnungsschritt protokolliert wird und nachträglich ausgewertet werden kann. Als Ergebnis werden dem Disponenten Einkauf-, Produktion- oder Umlagerungsvorschläge zur Weiterverarbeitung angezeigt.
• Mit der Erweiterung der Betriebsdatenerfassung «Automatisierte Fertigung» können neu folgende Anwendungsfälle in der Auftragszeiterfassung abgebildet werden: Sammel-Zeiterfassung, Mehrmaschinenbedienung und Autonome Fertigung. Dank neuer Ressourcentypen lässt sich für jede Maschine individuell festlegen, wie viel Personalbetreuung erforderlich ist. Beim Start einer neuen Zeiterfassung können laufende Buchungen automatisch unterbrochen, verteilt oder verbucht werden. Das System erkennt die Mehrmaschinenbedienung und teilt die gemessene Personalzeit anteilsmässig zu, was den Erfassungsaufwand deutlich reduziert. Für das Starten und Stoppen von Einzel-, Multi- und Sammel-Zeiterfassungen steht das neue Programm «Zeiterfassung» zur Verfügung, dass sich flexibel an betrieblichen Abläufen anpassen lässt.

• Über die AbaBridge wird der Beschaffungsprozess weiter digitalisiert. Lieferanten-Shops können direkt angebunden werden (PunchOut), sodass Bestellungen nahtlos aus Abacus heraus erfolgen. Die Anzahl verfügbarer Anbindungen wird bis 2026 schrittweise erweitert.
• Mit der Integration des AbaReports besteht die Möglichkeit, das Mapping individuell zu gestalten. So lassen sich beispielsweise Projektinformationen wie der Projekttyp direkt abfragen.
• Teilnehmer können neu pro Geschäftsbereich erfasst werden, was die Zuordnung und Verwaltung optimiert.
• Lieferanten können zusätzlich anhand ihrer IBAN und Kontoinformationen eindeutig identifiziert werden. Dies ist eine Erweiterung zum bisherigen QR-IBAN Standard.
• E-Rechnungen, die durch die Provider PostFinance und Conextrade empfangen werden, können automatisch an DeepBox weitergeleitet werden, um die digitale Verarbeitung zu zentralisieren und nur einmal eine Verbuchungslogik zu trainieren. Ein E-Business-Zugang und die Anbindung an diese Netzwerkpartner sind weiterhin nötig.
• Über MediData können neu auch Restfinanzierungen für Kantone digital abgewickelt werden.
• Die neue Peppol-Integration durch den Partner Descartes STEPcom ermöglicht den internationalen Austausch von E-Rechnungen gemäss europäischem Standard.

Archivierung

• Versionierung vorhanden: Beim Speichern eines Dokuments wird automatisch eine neue Version angelegt. So können ältere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt oder verschiedene Versionen miteinander verglichen werden.
• Über die neue Maskendesigner-Komponente «Dossier Dropzone» kann in Programm-Masken eine Ablagefläche für Dokumente konfiguriert werden. So lassen sich Dokumente noch schneller und einfacher im passenden Dossier ablegen.
• Abacus Intelligence erlaubt es, Fragen direkt zu einem Dokument zu stellen oder automatisch verständliche Zusammenfassungen komplexer Inhalte zu erstellen.
• Um die Suche nach Dokumenten auch im MyAbacus zu ermöglichen, gibt es neu die Dokumentensuche als View im MyAbacus für ATK-Benutzer.
• Das Vergleichen von zwei Dokumenten ist nun über die neue Funktion «Vergleichen» möglich.
• Der Prozess zum Bearbeiten von Dokumenten wurde überarbeitet. Unter anderem kann die Bearbeitung nach einem Verbindungsabbruch wieder aufgenommen werden, zum Beispiel über das neue Widget «Aktive Dokumente».
• Um das Risiko einer ungewollten Löschung von Ordnern zu vermeiden, ist das Löschen von globalen Ordnern nur noch über den Archiv/Dossiermanager möglich. Ebenfalls ist das Löschen aller Ordner und Dossiers nicht mehr via ENTF-Taste möglich.

Scanning

• Für den Zugriff auf Kreditoren- und Debitorenvorschlagssets im AbaScan-Pro-Umfeld ist neu auch der Zugriff auf die entsprechende Applikation erforderlich.
• Vorschlagssets, welche mit einem GB konfiguriert sind, benötigen nun eine angeschlossene Box auf dem entsprechenden GB. Eine Box auf dem Mandanten ist nicht mehr ausreichend.
• Die Kreditoren-Beleg-Scaning Option profitiert nun ebenfalls von der DeepO Technologie – wie AbaScan Pro.

• Mit dem Ausschreibungsportal wird der Ausschreibungsprozess und die Angebotseingabe durch den Subunternehmer vollständig digitalisiert. Der Subunternehmer wird digital zur Teilnahme an einer Ausschreibung eingeladen und kann seine Angebotspreise direkt im Portal erfassen. Bei der Einreichung des Angebots werden die Angebotspreise direkt in die Abacus Software importiert und der Offertvergleich kann starten.
• Mit der neuen Funktion «Preisanfrage» werden Richtpreise von Lieferanten für die kalkulierten Kostenelemente per Knopfdruck schon während der Offertphase eingeholt. Sobald aus der Offerte ein Auftrag wird, können mit einer erneuten Preisanfrage auch direkt Rahmenverträge pro Projekt erstellt werden.
• Nachkalkulation mit Projekt-Budgetbuchungen pro Grobplan und Kalkulationselement: Aus AbaBau werden Projekt-Budgetbuchungen automatisiert zur Nachkalkulation abgesetzt. Dies kann pro definiertem Grobplan und bei Bedarf zusätzlich pro Kalkulations-Kategorie und einzelner Kalkulationselementen gemacht werden.
• BauLite – die Software, die speziell auf die Bedürfnisse von kleineren Bauunternehmen zugeschnitten ist. Damit können Kleinstkunden die operativen Prozesse in der Abacus Software und die Buchhaltung in AbaNinja führen.

Bauhauptgewerbe:

• Regierapporte in das Ausmass übernehmen und dabei die Lohnposition auf Personalkategorien aufteilen: Im Leistungsverzeichnis werden heute die Regiearbeiten der Kategorie Lohn meist auf Personalkategorien aufgeteilt und die Abrechnung erfolgt nach Stunden. Bisher konnte in AbaBau nur der Betrag der Regierapporte pro Kategorie (Lohn, Material, Inventar und Fremdleistungen) ins Ausmass übernommen werden. Neu können Rapporte je nach Leistungsverzeichnis auf Personalkategorien aufgeschlüsselt und auf der korrekten Leistungsposition ins Ausmass geschrieben werden.
• Direkt aus dem Tagesrapport bestellen: Poliere erfassen über das Bestellportal im Tagesrapport direkt Materialbestellungen auf ihre Projekte. Im selben Portal können sie auch Positionen aus Projektrahmenverträgen zusammen mit normalem Material bestellen. Abhängig von den Einstellungen in der Ablaufsteuerung können die Bestellungen vom Büro weiterverarbeitet und bei den Lieferanten bestellt werden.

Elektriker:

• Elektriker profitieren von jahresabhängigen Katalogdaten bei EIT.swiss und Steiger: Schliesst ein Elektriker mit Kundinnen und Kunden einen Rahmenvertrag ab, so sind die Materialpreise über die Vertragslaufzeit hinweg fixiert. Das kann nun pro Leistungsverzeichnis oder pro Projekt definiert werden.

Gebäudetechnik:

• Mehrwert für Gebäudetechniker: Ein neuer Dialog zur Definition und Anwendung der Faktoren KFZ (KorrekturFaktorZeit) und KFM (KorrekturFaktorMaterial) erhöht die Effizienz in der Kalkulation gegenüber der klassischen Globalmutation.

Architekten, Ingenieure und Planer:

• Angebotsversionen und Nachträge für Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros: Im Ausschreibungsprozess mit verschiedenen beteiligten Unternehmen können die ursprüngliche Angebotsversion, sowie alle Abgebotsversionen pro Unternehmer zu einer Ausschreibung zusammengeführt werden. Zusätzlich kann zu einem geschlossenen Hauptvertrag mit einem bestimmten Unternehmer einen Nachtrag erfasst werden.

AbaNote:

• AbaNote ist eine App für die intelligente Baustellendokumentation, die insbesondere für Architektur-, Ingenieur und Planungsbüros einen grossen Mehrwert bietet.
• Pendenzen und Mängel direkt auf der Baustelle erfassen: Mängel oder Pendenzen können direkt in der App im digitalen Bauplan markiert werden.
• Mit AbaNote werden wichtige Informationen geführt, wie z.B. Wetterdaten direkt im Baujournal. Eine solche lückenlose Baudokumentation sichert auch rechtlich besser ab.
• Das Abnahmeprotokoll kann nach der Erfassung aller Mängel digital und direkt vor Ort unterzeichnet werden.
• AbaNote verschafft Zugang zu allen relevanten Kontakten – zu Handwerkern, Bauherren und anderen am Bauprojekt beteiligten Personen.

Mieter-/STWEG-Portal:

• Im Mieter- und STWEG-Portal können verschiedene Portaldesigns erstellt werden, um Unterlagen und Aktivitäten gezielt zu steuern. Pro Vertrag wird ein passendes Design zugewiesen. Vertragspartner erhalten automatisch eine Einladung und Zugriff auf das Portal.
• Bis zu drei Kontaktpersonen können angezeigt werden – wahlweise aus Verwaltung, Hauswartung oder Partnern. Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Fotos lassen sich optional einblenden, sofern sie im System hinterlegt sind.
• Dossiers aus den Bereichen Vertragsverhältnisse, Objektverträge, Immobilien, Kunden und Adressen können freigegeben und deren Inhalte publiziert werden. Aktivitäten lassen sich für die digitale Kommunikation aktivieren, sodass Portalnutzer beispielsweise Schäden direkt melden können.
• Ein Assistent unterstützt bei der gleichzeitigen Erstellung mehrerer Mieter- oder STWEG-Portale und beim Versand der Einladungen.

Eigentümer-Portal

• Für jede Immobilie kann ein eigenes Portal mit individuellem Design erstellt werden.
• Ein Assistent erleichtert die Einrichtung der Portale und den Versand der Einladungen an die Eigentümerinnen und Eigentümer.
• Es können bis zu drei Kontaktpersonen pro Portal angezeigt werden.
• Inhalte aus den Dossiers der Rubriken Immobilie, Eigentümer und Adresse lassen sich gezielt veröffentlichen.
• Aktivitäten können für die digitale Kommunikation freigegeben werden, um den Austausch mit Eigentümerinnen und Eigentümern effizient zu gestalten.

Browser Edition

• Die Browser Edition wurde um zahlreiche Funktionen erweitert und ermöglicht eine noch effizientere Bearbeitung von Verträgen und Daten. Verträge können direkt im Browser erfasst, gekündigt und verwaltet werden.
• Im neuen Bewirtschaftungscockpit werden alle Prozesse für einen Bewirtschafter in einem Programm vereint.
• Dank frei gestaltbarer Masken, die mit Userfields ergänzt und bestimmten Anwendergruppen zugewiesen werden können, lässt sich die Arbeitsoberfläche optimal an individuelle Anforderungen anpassen – für ein flexibles und übersichtliches Arbeiten im Browser.

Weitere Neuerungen

• Die HKNK-Abrechnung kann neu provisorisch aufbereitet werden. Korrekturen lassen sich direkt in den entsprechenden Programmen vornehmen, ohne die Abrechnung stornieren und neu erstellen zu müssen. Ein Klick auf den Aktualisierungsbutton genügt, um die Änderungen zu übernehmen – für eine deutlich einfachere und schnellere Abrechnungskorrektur.
• Für den E-Mail-Versand aus den Programmen «Y11 Immobilienstamm» und «Y12 Mieter/STWEG-Stamm» können Vorlagen hinterlegt und vor dem Versand ausgewählt werden. Dadurch lassen sich Mitteilungen einheitlich gestalten und effizient versenden.
• Bei der Bestimmung des MWST-Satzes für das HKNK-Honorar kann gewählt werden, ob der Zeitpunkt der Abrechnungserstellung oder der Abrechnungszeitraum als Grundlage dient. Dadurch lässt sich die Berechnung flexibel an die jeweiligen Anforderungen anpassen.
• Objektspezifische Zähleranfangswerte können bei einem Ersatz angepasst werden, sodass die Verbrauchsdaten korrekt fortgeführt und Abrechnungen ohne Unterbruch weitergeführt werden können.
• Der Optierungsanteil wird nun auch pro Haus berechnet. Bei Rechnungen, die nur ein einzelnes Haus betreffen, wird automatisch der entsprechende Optierungssatz für die MWST ermittelt – für eine präzisere Abrechnung.
• Die Buchungstexte für das Verwaltungshonorar können individuell definiert werden. Dadurch lassen sich Buchungen präziser beschreiben und besser an interne Abläufe oder Kundenvorgaben anpassen.

Benutzerverwaltung

• Neu ist die ESS-Benutzerverwaltung auch in der Browser Edition verfügbar. Die modernisierte Benutzeroberfläche bietet eine deutlich bessere Übersicht über alle Funktionen. Dank des optimierten Grids lassen sich Benutzer und Abonnements effizient anlegen, bearbeiten und verwalten.
• Für OpenID-Connect-Schnittstellen kann im Abacus Configurator neu einmalig pro Schnittstelle festgelegt werden, ob die Benutzername-Prüfung Gross- und Kleinschreibung berücksichtigen soll (Case-Sensitive) oder nicht. Standardmässig bleibt die Prüfung wie bisher Case-Sensitive. Wird die Einstellung geändert, ist eine Bereinigung der Datenbank notwendig.

ADConnector

• Der ADConnector unterstützt die Anbindung von EntraID. Somit ist der ADConnector nicht mehr nur On-Prem oder Hybrid nutzbar, sondern unterstützt auch Cloud (Azure).

Loganzeigen

• Für die Anzeige der Abacus-Logdateien ist neu kein direkter Serverzugriff mehr notwendig. Die Logs können jetzt im Programm Q965 zentral angezeigt und durchsucht werden.

Office Integration

• Auf dieser Version wurden die Office Add-Ins im Word und Outlook weiter ausgebaut. Neu gibt es ein Teams Add-In, welches Nutzerinnen und Nutzer unterstützt, um mit Informationen aus dem Abacus direkt ein Kanal anzulegen und vieles mehr.

Einzelbriefe

• Das Word Add-In, das die Gestaltung und Erstellung von Einzelbriefen vereinfacht, bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die auch für weniger erfahrene Nutzerinnen und Nutzer leicht verständlich ist.

Teams Add-In

• Das Teams Add-In erlaubt die Ablage von Dateien direkt aus Chats und Kanälen in das Abacus Dossier. Es ermöglicht das Abfragen von Projektteilnehmern aus dem Abacus und erstellt automatisch Teams zur Projektkommunikation. Zudem werden Aufgaben zwischen dem Microsoft Planner und dem Abacus synchronisiert – neue oder geänderte Aufgaben werden in beiden Systemen abgeglichen.

• Für die Abacus Version 2026 wird zwingend die AbaClient Version 4.0 benötigt. Eine Verbindung mit älteren AbaClient-Versionen ist aus Sicherheits- und Kompatibilitätsgründen nicht mehr möglich.

AbaReport

• Der Lohnzugriffsschutz kann im AbaReport definiert werden. So können Auswertungen wie im MyAbacus auch im ERP auf Basis der Organisation aufbereitet werden.

Data Analyzer

• Anwender können Dashboards direkt als Favorit im AbaMenu hinterlegen. So sind wichtige Auswertungen mit einem Klick erreichbar.
• Bei Widgets mit Zeitachsen können Anwenderinnen und Anwender die Skalierung selbst anpassen. So lassen sich Zeiträume flexibel auf die eigenen Analysebedürfnisse abstimmen.
• Das UI im Designer und Viewer ist übersichtlicher gestaltet. Für eine bessere Struktur können die Dashboards mit Tags versehen werden. Relevante Dashboards können so schneller gefunden werden.
• Der Zugriff auf ausgelieferte Standarddashboards kann übersteuert werden, sodass Anwenderinnen und Anwender nur die für sie relevanten Informationen sehen.

DeepSign

• Entwürfe können nun flexibel verwaltet werden. Nicht mehr benötigte Entwürfe können einfach gelöscht werden. Dies sorgt für mehr Übersicht und ein aufgeräumtes DeepSign Cockpit.
• Transparente Prozessübersicht: Der Fortschritt des Antrags wird im DeepSign Cockpit mittels einer neuen Spalte angezeigt. So ist jederzeit ersichtlich, in welcher Phase sich der Signaturprozess befindet (z.B. 1 von 3 Unterzeichnenden hat den Antrag unterschrieben).
• Volle Nachvollziehbarkeit im Cockpit: Im Cockpit ist neu ersichtlich, von welcher DeepCloud-Organisation der DeepSign-Antrag versendet wurde.
• Einfacher Zugriff auf Originaldokumente: Das Originaldokument kann, solange der DeepSign-Antrag nicht archiviert ist, jederzeit über eine integrierte Aktion im DeepSign Cockpit aufgerufen werden.
• Bessere Übersicht bei Beobachtern: Neu werden hinzugefügte Beobachter im DeepSign Cockpit angezeigt. So behalten alle Beteiligten eine vollständige Übersicht über den Signaturprozess.
• Alle DeepSign-Anträge können direkt über eine Funktion ins Excel exportiert werden. Dies ist ideal für individuelle Auswertungen und Berichte.
• Mit der neuen Aktion «Einladung erneut senden» im DeepSign Cockpit steht nun eine Funktion zur Verfügung, die bereits von der DeepSign-Plattform bekannt ist. Im DeepSign Cockpit bietet sie jedoch einen entscheidenden Vorteil: Sie kann für mehrere Anträge gleichzeitig ausgeführt werden. Diese Erweiterung ist besonders nützlich bei Massenversänden, wie sie beispielsweise beim Versand der Monatsrapporte aus dem Programm N2111 anfallen. Dadurch lassen sich Erinnerungen effizienter auslösen und der gesamte Prozess deutlich beschleunigen.
• Im Dossier kann der Signatur-Prozess nun direkt verfolgt werden. Dafür stehen zwei neue Spalten zur Verfügung «Signaturlevel» und «DeepSign Status», die bei Bedarf eingeblendet werden können. Zusätzlich wird das bestehende Dokument mit dem unterzeichneten Dokument überschrieben, anstatt eine Kopie zu erstellen.
• Der neue Gruppentyp «DeepSign» in der Benutzerverwaltung ermöglicht eine erweiterte Zugriffsmöglichkeit von DeepSign-Anträgen im DeepSign Cockpit. Ein Abacus User hat die Möglichkeit, beim Versenden des DeepSign-Antrages einer definierten Gruppe Zugriff auf seinen Antrag im DeepSign Cockpit zu gewähren. Die Übersicht von versendeten Anträgen aus dem Abacus kann so z.B. bei Abwesenheiten oder Teilzeitmodellen besser gewährleistet werden. 

DeepBox

• Die automatische Aktualisierung der Adressinformationen kann pro Mandant individuell aktiviert oder deaktiviert werden. Dadurch lässt sich die Datenpflege noch gezielter an die jeweiligen Anforderungen anpassen.
• Die Verarbeitung von Dokumenten mit neuen Zahlwegen wurde optimiert. Beim Verarbeiten eines Dokuments mit einem unbekannten Zahlweg wird dieser standardmässig nicht mehr automatisch angelegt. Der Anwender hat die Möglichkeit, den neu erkannten Zahlweg über den Adressaktualisierungsdialog zu kontrollieren und bei Bedarf manuell zu übernehmen.
• Neu können bis zu zehn Userfields auf den Positionen definiert werden, umgesetzt für die Kreditoren und Debitoren. Zusätzlich können bis zu fünf Userfields auf dem Kopf bei den Debitoren hinterlegt werden. Dadurch steht mehr Flexibilität bei der Erfassung und individuellen Auswertung von Daten zur Verfügung.
• Zusätzlich kann auch in der Finanzbuchhaltung mit Userfields gearbeitet werden. Es können bis zu fünf Userfields auf dem Kopf und zehn Userfields auf den Positionen definiert werden. Dadurch lassen sich individuelle Informationen noch flexibler erfassen und besser an die jeweiligen Geschäftsprozesse anpassen.
• Neu ist es möglich, über die DeepBox GB-übergreifend zu buchen. Der Kopf-GB wird dabei weiterhin automatisch von der Box gesetzt, während auf den Positionen die entsprechenden GBs individuell pro Position definiert werden können.
• In der Browser Edition stehen neue Programme für die DeepCloud-Anbindung sowie für die DeepO- und DeepNinja-Konfiguration zur Verfügung. Die neue Struktur der Programme vereinfacht die Bedienung, Verständlichkeit und unterstützt eine effiziente Nutzung.

DeepMail

• Mit DeepMail steht die Möglichkeit zur Verfügung, E-Mails sicher und verschlüsselt zu versenden. Mit dem neuen DeepMail Cockpit werden alle versendeten DeepMails im Überblick behalten.

DeepV

• Einzelne DeepV-Widgets können als Diagramm auf Webseiten integriert werden, um relevante Daten direkt darzustellen. Über die Verlinkung kann das gesamte Dashboard geöffnet werden.