Effizient zum rechtssicheren Arbeitszeugnis – 12 Fragen und 12 Antworten

Wie formuliere ich wohlwollend, aber wahrheitsgetreu? Was darf rein, was nicht? Und wie lässt sich der Prozess effizient und konsistent gestalten? Das Arbeitszeugnis ist ein sensibles Dokument mit hoher Aussagekraft. Ein unklar formulierter Satz kann weitreichende Auswirkungen auf die berufliche Zukunft von Mitarbeitenden haben. Umso wichtiger ist es, dass HR-Fachpersonen die rechtlichen Grundlagen kennen – und auf unterstützende Technologien zurückgreifen können.

1. Gibt es ein gesetzliches Anrecht auf ein Arbeitszeugnis?

Ja. In der Schweiz haben Arbeitnehmende gemäss Art. 330a OR das Recht, jederzeit ein Arbeitszeugnis zu verlangen – nicht nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sondern auch währenddessen (als Zwischenzeugnis). Dieses Recht ist nicht an besondere Gründe geknüpft. 

2. Gibt es gesetzliche Vorgaben für ein Arbeitszeugnis?

Es gibt keine fixen Formulierungen, wohl aber rechtliche Grundsätze. Ein Arbeitszeugnis muss wahr, wohlwollend, vollständig und klar sein. Formulierungen, die doppeldeutig sind oder versteckte Kritik enthalten (beispielsweise Geheimcodes), sind unzulässig. Softwarelösungen mit juristisch geprüften Textbausteinen helfen, diese Standards einzuhalten.

3. Welche Inhalte gehören in ein Arbeitszeugnis?

Ein vollständiges Zeugnis umfasst folgende Aspekte:

• Angaben zur Person und Beschäftigungsdauer beim Unternehmen

• Nähere Beschreibung der Funktion und Aufgaben

• Leistungsbeurteilung

• Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden etc.

• Abschlusssatz mit Dank, Bedauern und guten Wünschen

4. Darf ein Arbeitszeugnis auch negative Aussagen beinhalten?

Ja, aber nur wenn sie wahr und belegbar sind – und sachlich formuliert werden. Es gilt: Kritik muss verhältnismässig sein und darf die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden nicht unnötig beeinträchtigen. Implizite Geheimcodes oder doppeldeutige Aussagen sind in der Schweiz unzulässig und können rechtlich angefochten werden.

5. Welche Arten von Zeugnissen gibt es?

In der Praxis haben sich drei verschiedene Zeugnisarten etabliert:

6. Wann können Arbeitnehmende ein Arbeitszeugnis verlangen?

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses steht den Arbeitnehmenden gesetzlich ein abschliessendes Arbeitszeugnis zu. Grundsätzlich können Arbeitnehmende aber jederzeit während der Anstellung ein Arbeitszeugnis anfordern – und das ohne spezifischen Grund. Das Zwischenzeugnis ist ein wichtiges Instrument zur Standortbestimmung. Angefordert wird es in der Praxis insbesondere bei

• einem Team- oder Vorgesetztenwechsel;

• einem internen Jobwechsel;

• einer längeren Abwesenheit;

• oder einem geplanten Jobwechsel.

7. Worauf gilt es besonders zu achten?

Bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen gilt es folgende Kriterien zu beachten:

• Klarheit: Ein Arbeitszeugnis muss klar und eindeutig formuliert sein. Mehrdeutige Formulierungen oder versteckte Botschaften sind in der Schweiz nicht zulässig. Auch formelhafte Aussagen ohne wirklichen Informationsgehalt sollten vermieden werden. Ziel ist, dass der Inhalt ausserhalb des Unternehmens oder der Branche einfach nachvollziehbar ist. 

• Authentizität und Neutralität: Arbeitszeugnisse sollten weder übertrieben loben noch übermässig kritisieren. Ein Zeugnis mit übertriebenem Lob kann an Glaubwürdigkeit verlieren oder rechtlich anfechtbar sein, wenn es nicht den tatsächlichen Leistungen entspricht. Umgekehrt darf auch keine verletzende oder unnötig abwertende Sprache verwendet werden – selbst bei durchschnittlicher oder ungenügender Leistung ist eine sachliche Ausdrucksweise Pflicht. 

• Konsistenz: In grösseren Organisationen werden Zeugnisse von mehreren Personen erstellt oder gegengelesen werden (z. B. direkte Führungskraft und HR-Abteilung). Unterschiedliche Sprachstile, abweichende Bewertungsniveaus oder widersprüchliche Aussagen im gleichen Dokument können Verwirrung stiften. Deshalb ist es wichtig, dass alle Beteiligten auf eine einheitliche Tonalität, Terminologie und Bewertungslogik achten – sowohl innerhalb des einzelnen Zeugnisses als auch über verschiedene Zeugnisse hinweg, falls eine Person mehrere Stationen im Unternehmen durchlaufen hat.

8. In welchem Zeitraum kann die Berichtigung des Arbeitszeugnisses durch den Arbeitnehmer verlangt werden?

Die Verjährungsfrist für den Anspruch auf ein korrektes Arbeitszeugnis beträgt 10 Jahre. Korrekturen können innerhalb dieses Zeitraums gerichtlich eingefordert werden – sofern berechtigte Gründe vorliegen, wie beispielsweise falsche Angaben oder unzulässige Formulierungen.

9. Muss ein Arbeitszeugnis auf Papier ausgestellt werden oder reicht PDF?

Ein digitales Zeugnis ist rechtlich zulässig, sofern das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet wird. In der Praxis wird jedoch meist ein unterzeichneter Ausdruck verlangt. 

10. Wie gehe ich mit sehr kurzen Arbeitsverhältnissen um (z. B. unter 3 Monaten)?

Auch bei kürzeren Anstellungen besteht der rechtliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Bei kurzen Einsätzen ist eine fundierte Leistungsbeurteilung jedoch oft nicht möglich. Eine Arbeitsbestätigung ist in solchen Fällen die pragmatische Lösung. Der Inhalt ist beschränkt auf die Anstellungsdauer und eine nähere Beschreibung der Funktionen. Die Beurteilung wird ausgelassen. Falls eine fundierte Leistungsbeurteilung trotz der kurzen Anstellungsdauer möglich ist, kann ein qualifiziertes Arbeitszeugnis in der gewohnten Form ausgestellt werden.

11. Kann ein Zwischenzeugnis vom Schlusszeugnis inhaltlich abweichen?

Ja, insbesondere wenn sich Leistung oder Verhalten seither geändert haben. Inhaltliche Widersprüche müssen jedoch nachvollziehbar und belegbar sein. Es empfiehlt sich, bei der Ausstellung des Schlusszeugnisses allfällige Zwischenzeugnisse beizuziehen und diese inhaltlich zu vergleichen. Im Zweifelsfall sollten die beiden Zeugnisse gleichlautend formuliert werden. 

12. Wie können Arbeitszeugnisse effizient und gleichzeitig rechtssicher erstellt werden?

Mit Hilfe von digitalen Tools können Sie Arbeitszeugnisse effizient und gleichzeitig rechtssicher gestalten. Das Software-Modul «Arbeitszeugnis» von Abacus bietet unter anderem folgende Vorteile: 

• Automatisierte Texterstellung aufgrund Leistungsbeurteilung: Auf Basis vordefinierter Beurteilungskriterien (z. B. Fachkompetenz, Sozialverhalten, Zielerreichung) generiert das System automatisch passende Textbausteine für das Arbeitszeugnis. Dadurch entsteht ein objektiv, auf den Mitarbeitenden zugeschnittener Zeugnistext – ganz effizient.

• Geprüfte Textbausteine mit diversen Varianten: Die Software-Lösung bietet eine grosse Bibliothek an geprüften Textbausteinen, die für jede Leistungsstufe mehrere Varianten bietet.

• Abbildung von Freigabeprozessen: Vom Entwurf durch HR über die Freigabe durch Linienverantwortliche bis hin zur finalen Genehmigung: alle Schritte sind im System dokumentiert und nachvollziehbar. 

• Digitale Ablage im Personaldossier: Nach der Erstellung und Freigabe wird das fertige Arbeitszeugnis automatisch im digitalen Personaldossier des Mitarbeitenden archiviert. Dadurch ist eine zentralisierte Dokumentation aller Personalunterlagen gewährleistet – inklusive Zugriffsschutz.

• Digitale Signatur: Zeugnisse können auf Wunsch digital signiert werden. Das spart nicht nur Papier und Zeit, sondern erlaubt auch eine vollständig digitale Abwicklung des Austrittsprozesses – ideal für ortsunabhängige HR-Teams oder hybrid arbeitende Führungskräfte.