E-Rechnungspflicht in Deutschland: Abacus ist bereit – Sie auch?
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Was steckt hinter der gesetzlichen Verpflichtung zur E-Rechnung in Deutschland?
Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland der elektronische Rechnungsempfang im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend eingeführt. Im Kern verlangt die E-Rechnungspflicht, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, was eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Dazu zählen Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und ähnliche Standards, die mit der europäischen Norm EN 16931 kompatibel sind. Diese Norm stellt die Interoperabilität von Rechnungsdaten auf nationaler und europäischer Ebene sicher. Herkömmliche PDF-Rechnungen entsprechen dieser Norm nicht.
Bis zum 31. Dezember 2026 wird es weiterhin möglich sein, Papierrechnungen oder E-Rechnungen in verschiedenen Formaten zu versenden und zu empfangen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass Papierrechnungen nicht mehr bevorzugt werden und der Empfänger verpflichtet ist, eine E-Rechnung anzunehmen. Für elektronische Formate, die nicht EN 16931-konform sind, wie beispielsweise PDF-Dokumente, muss weiterhin die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers eingeholt werden. Bis zum 31. Dezember 2027 können Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800’000 Euro von einer Sonderregelung profitieren, die ihnen mehr Zeit für die Umsetzung der notwendigen Anpassungen einräumt. Electronic Data Interchange (EDI) ist auch nach 2027 erlaubt, sofern das Format EN 16931-konform und kompatibel ist. Dies ist beispielsweise bei dem Format EDIFACT der Fall. Unternehmen, die kein gesetzeskonformes EDI-Format verwenden, wird eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027 für entsprechende Anpassungen gewährt.
Die E-Rechnungspflicht schreibt keinen Übermittlungsweg vor. Der Versand kann auch per E-Mail erfolgen, sofern das Format normkonform ist.
Wer ist von dieser Verpflichtung betroffen?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen (Rechnungssteller und Rechnungsempfänger) mit Sitz oder Niederlassung in Deutschland, die im B2B-Bereich tätig sind. Eine rein umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne Niederlassung begründet keine Pflicht zur E-Rechnung. Dies betrifft sowohl Grossunternehmen als auch kleine und mittlere Unternehmen. Ausgenommen von der Pflicht sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sowie bestimmte steuerfreie Leistungen gemäss Umsatzsteuergesetz.
Was ändert sich für Schweizer Unternehmen?
Für Schweizer Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit deutschen Unternehmen unterhalten, ergeben sich folgende Änderungen:
Rechnungsstellung an deutsche Unternehmen
Die Pflicht zur E-Rechnung nach deutschem Recht gilt nur für Rechnungen, bei denen beide Parteien (Rechnungssteller und Rechnungsempfänger) in Deutschland ansässig sind. Für Rechnungen aus der Schweiz an ein deutsches Unternehmen gilt diese Pflicht nicht, da der Rechnungssteller nicht in Deutschland ansässig ist.
Trotz fehlender gesetzlicher Verpflichtung können der Schweizer Rechnungssteller und das deutsche Unternehmen die Verwendung elektronischer Rechnungen vertraglich vereinbaren. Abacus empfiehlt in diesem Fall, die Rechnung an die deutschen gesetzlichen Anforderungen anzupassen, wie die EN 16931-konformen Formate ZUGFeRD oder XRechnung, damit die Rechnung problemlos weiterverarbeitet werden kann.
Rechnungsempfang von deutschen Unternehmen
Schweizer Unternehmen sind nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen nach dem deutschen E-Rechnungsgesetz zu empfangen, da dieses nur für Unternehmen mit Sitz in Deutschland gilt. Rechnungen von deutschen Unternehmen an Schweizer Unternehmen können weiterhin in herkömmlichen Formaten wie PDF ausgestellt werden, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Beide Parteien können jedoch vereinbaren, elektronische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung zu verwenden, um die Effizienz zu steigern und die Prozesse zu automatisieren. Steuerrechtlich müssen solche Rechnungen jedoch weiterhin den Anforderungen des Schweizer Mehrwertsteuerrechts entsprechen.
Schweizer Unternehmen mit Niederlassungen in Deutschland wird daher empfohlen, ihre Rechnungsprozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden und einen reibungslosen Geschäftsverkehr mit deutschen Partnern zu gewährleisten.
Wie geht es in der EU und in der Schweiz weiter?
Die Europäische Union plant im Rahmen der Initiative «VAT in the Digital Age» (ViDA) die schrittweise Einführung eines grenzüberschreitenden elektronischen Meldesystems für Rechnungen innerhalb der EU. Dieses System betrifft die Schweiz als Nicht-EU-Mitglied jedoch nur indirekt.
Die Schweiz könnte in Zukunft eigene Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Geschäft einführen, um den grenzüberschreitenden Handel zu vereinfachen und den digitalen Binnenmarkt zu stärken. Aktuell besteht jedoch keine generelle Pflicht zur Annahme und zum Versand elektronischer Rechnungen.
Mit Abacus sind Sie bereit für die E-Rechnungspflicht
In der Abacus Business Software gibt es verschiedene Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu versenden oder zu empfangen.
E-Rechnungen mit dem Abacus E-Business verarbeiten
Der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen ist mit der Applikation E-Business uneingeschränkt möglich. Die empfangenen E-Rechnungen werden anschliessend in der Kreditorenbuchhaltung weiterverarbeitet. Unterstützt werden die E-Rechnungsformate ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X. Abacus unterstützt alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen und wird die Produktpalette zukunftsorientiert und den regulatorischen Anforderungen entsprechend weiterentwickeln.
E-Rechnungen mit DeepBox und AbaScan Pro verarbeiten
Der Empfang von Kreditorenrechnungen ist auch über DeepBox oder AbaScan Pro möglich. Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD wird bereits unterstützt, weitere Formate nach der Norm EN 16931 wie XRechnung werden folgen.
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