Digitale Zusammenarbeit neu gedacht: Das Abacus Treuhandportal bei SMAG

Herausforderungen im dynamischen Treuhandalltag

Wie haben Sie die Situation vor der Einführung des Treuhandportals erlebt, insbesondere im Hinblick auf Dokumentenverwaltung, Mandantenkommunikation und das Einhalten von Fristen und Aufgaben?

Der Arbeitsalltag in der Mandatsbetreuung ohne Treuhandportal war deutlich fragmentierter und wesentlich aufwändiger. Dokumente wurden je nach Mandanten über verschiedene Kanäle geteilt – sei es per E-Mail, über Dropbox, OneDrive oder sogar physisch in Papierform. Das führte nicht nur zu einem erhöhten Koordinationsaufwand, sondern erforderte auch intern einen zusätzlichen Dokumentationsaufwand, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind.

Erschwerend kam hinzu, dass auch die Kommunikation mit den Mandanten alles andere als einheitlich verlief: Während manche Mandanten E-Mails bevorzugten, nutzten andere WhatsApp oder griffen lieber direkt zum Telefonhörer. Dadurch gingen wichtige Informationen gelegentlich verloren oder mussten zeitaufwändig zusammengesucht werden. Besonders bei zeitkritischen Themen wie Steuererklärungen oder Jahresabschlüssen stellte dies ein erhebliches Risiko dar.

Zudem wurden Fristen und Aufgaben oft manuell in Outlook oder im Aktivitätenmanagement von Abacus gepflegt – eine zentrale Übersicht für Mandanten fehlte jedoch. Das machte es schwierig, stets im Blick zu behalten, wer welche Aufgabe bis wann zu erledigen hatte. Rückblickend war der gesamte Prozess somit ein Flickenteppich aus verschiedenen Tools und Abläufen, der stark von den jeweiligen Mandanten und Mitarbeitenden abhing.
 

Von der fragmentierten Kommunikation zur zentralen Plattform

Welche Veränderungen haben Sie im Team festgestellt und wie wirkt sich das Portal auf die tägliche Arbeit und die Servicequalität aus?

Seit der Einführung des Treuhandportals hat sich unsere Arbeitsweise spürbar und durchweg positiv verändert. Ein wesentlicher Vorteil ist die einheitliche Gestaltung der Prozesse: Früher hatte jeder Mandant und oft auch jeder Mitarbeitende unterschiedliche Wege, Dokumente zu teilen, Freigaben einzuholen oder Termine zu koordinieren. Heute erfolgt all dies über eine zentrale Plattform, was die Zusammenarbeit deutlich effizienter und transparenter macht.

Auch für unsere Mandanten bedeutet das einen klaren Mehrwert: Sie sind jederzeit über den aktuellen Stand ihrer Dossiers informiert, können Rechnungen und Dokumente einfach hochladen, einsehen und freigeben – ganz ohne das Warten auf E-Mails oder Rückrufe. Dadurch reduziert sich die Anzahl der Rückfragen deutlich und viele Abläufe werden spürbar beschleunigt.

Ein besonderer Vorteil ist die eindeutige Zuordnung der Ansprechpersonen: Mandanten erkennen sofort, wer im Team für sie zuständig ist und können sich bei Fragen direkt und unkompliziert an die richtige Person wenden. Gleichzeitig bleibt auch für das Team jederzeit klar ersichtlich, wer welches Thema betreut, sodass die Koordination und Abstimmung untereinander wesentlich einfacher und reibungsloser gelingen.

Insgesamt hat das Treuhandportal nicht nur die Qualität unseres Services gesteigert, sondern auch die Zufriedenheit im Team erhöht – weniger Unsicherheit, weniger Nachfragen und mehr Raum für die eigentliche Beratung.
 

Erfolgreiche Einführung dank einfacher Bedienungsoberfläche

Wie haben Sie die Einführung und das Einrichten des Treuhandportals erlebt?

Die Einführung des Treuhandportals haben wir als ausgesprochen intuitiv und benutzerfreundlich erlebt. Besonders positiv hervorzuheben ist der modulare Aufbau, der an moderne Website-Baukästen erinnert. So konnten wir die einzelnen Module wie die Dokumentenfreigabe, die Aufgabenverwaltung, die Fristenübersicht oder die verschiedenen Kommunikationskanäle gezielt aktivieren und flexibel an die Bedürfnisse unserer Dienstleistungen und Mandanten anpassen. 

Diese Struktur ermöglichte uns, das Portal Schritt für Schritt einzuführen, sodass weder das Team noch die Mandanten überfordert wurden. Jeder hatte die Möglichkeit, sich in seinem eigenen Tempo mit den neuen Funktionen vertraut zu machen. Die klare Struktur und die einfache Bedienungsoberfläche trugen massgeblich dazu bei, dass das Portal von Anfang an eine hohe Akzeptanz fand – sowohl intern im Team als auch extern bei unseren Kunden.
 

Fazit: Ein digitales Portal für mehr Transparenz und Servicequalität

Wie würden Sie das Produkt einem Berufskollegen oder einer -kollegin in einem Satz weiterempfehlen?

Das Treuhandportal hat unsere Mandatsarbeit spürbar optimiert. Als zentrales Tool vereint es Dokumente, Fristen, Aufgaben und die gesamte Kommunikation an einem Ort und sorgt gleichzeitig für maximale Transparenz gegenüber Mandanten. Wir können das Portal weiterempfehlen, besonders für alle, die ihre Prozesse effizient und kundenorientiert gestalten möchten.