«Das Abacus Spesenmanagement mit AbaCards ist ein Problemlöser.»

Was waren die Beweggründe für den Einsatz des Abacus Spesenmanagements bei Heidelberg Instruments Nano AG?

Matthias Bürke: Die wichtigsten Treiber waren unsere Mitarbeitenden. Die Mitarbeitenden im Verkauf und im Service sind viel unterwegs und haben eine hohe Reisetätigkeit. Um den mühsamen Spesenprozess mit Papierbelegen und Excel-Tabellen zu eliminieren, habe ich mir verschiedene Spesentools angeschaut – darunter auch Abacus. Entscheidend war dann, dass das Abacus Spesenmanagement nahtlos in die Abacus Finanzbuchhaltung integriert ist. Dies erspart uns eine Verarbeitung über mehrere Schnittstellen.

Wie unterstützt Sie das Abacus Spesenmanagement im Alltag?

MB: Ich habe heute fast gar nichts mehr mit dem Spesenmanagement zu tun. Wenn es richtig konfiguriert ist, läuft es automatisch. Zu diesem Erfolg hat auch unser Vertriebspartner Projekt7 beigetragen.

Warum haben Sie sich für die Kartenverwaltung «AbaCards» entschieden?

MB: Für AbaCards gibt es bei uns zwei wichtige Anwendungsfelder: Einerseits brauchen wir eine Übersicht über alle Firmenkarten, die unsere Mitarbeitenden im Einsatz haben. Wir müssen wissen, bei wem Kartenspesen anfallen und wer lediglich Barauslagen hat. Früher haben wir das in einer Excel-Tabelle geführt. Der grosse Nachteil war dabei, dass die Tabelle laufend aktualisiert werden musste. In AbaCards sind nun alle Karten immer aktuell.

Und das zweite Anwendungsfeld?

MB: Das zweite Anwendungsfeld ist die Kartenverwaltung selbst. Wir können damit einfach neue Karten bestellen oder verlorengegangene Karten sperren, ohne auf den Kartenanbieter zuzugehen. AbaCards ist ein willkommener Helfer im Alltag.

Wie funktioniert der Prozess von der Kartenbestellung bis zum Einsatz der Karte mit AbaCards?

MB: Der Prozess ist sehr schnell! Es dauert nur wenige Minuten, bis eine Karte bestellt und einsatzbereit ist. Wenn ein Mitarbeiter jetzt zu mir käme, könnte er in zehn Minuten bereits die erste Zahlung mit der virtuellen Karte tätigen. Die physische Karte trifft in ungefähr 10 Tagen ein – sofern überhaupt eine gewünscht ist.

Wie liefen Kartenbestellungen vor der Lösung mit AbaCards ab?

MB: Vorher mussten wir den Prozess beim Kartenanbieter eröffnen, dann die Mitarbeitenden bitten, die persönliche Informationen einzutragen. Anschliessend wurden diese Informationen dem Kartenanbieter übermittelt. Zusätzlich mussten die Informationen noch separat im Abacus geführt werden. Mit AbaCards erfolgt der Datenaustausch vollautomatisch.

Sind die Mitarbeitenden vom Abacus Spesenmanagement begeistert?

MB: Intern sind zwei Sichtweisen zum Abacus Spesenmanagement vorherrschend: Berufseinsteiger finden es lässig, betrachten es aber auch als State of the Art. Berufserfahrene, die bereits mit anderen Lösungen zur Spesenerfassung gearbeitet haben, finden das Abacus Spesenmanagement genial.

Empfehlen Sie das Abacus Spesenmanagement weiter?

MB: Klar! Ich glaube, dass das Spesenmanagement in vielen Unternehmen noch ein rotes Tuch ist. Ich bin aber davon überzeugt, dass man mit einem guten Spesentool nebst Prozessgeschwindigkeit auch Geld spart, zum Beispiel bei der korrekten Rückforderung der Mehrwertsteuer.

Mit welchen drei Begriffen beschreiben Sie das Abacus Spesenmanagement?

MB: Einfach, schnell & digital.