Die Entstehung von Treuhandportal und Treuhandcockpit

Welche Überlegungen führten zur Entstehung des Treuhandportals?

Gianreto Dorizzi: Wir dürfen auf einen breitgefächerten Kundenstamm in der Treuhandbranche zählen. Dabei ist es uns ein besonderes Anliegen, die Bedürfnisse und Anforderungen des Marktes aufzunehmen. So wurde auch der Wunsch nach einem Treuhandportal an uns herangetragen.

Wie ging es dann weiter? 

Alexander Vegh: Mit DeepBox und den DeepCloud-Technologien waren viele grundlegende Voraussetzungen bereits geschaffen. Mit dem Portaldesigner fehlte uns nur noch ein zentraler Baustein. Darüber hinaus galt es zusätzliche Datenquellen, wie die Projektverwaltung oder AbaPlato, zu integrieren und zu synchronisieren.

GD: Um die Anforderungen unserer Treuhandkunden bestmöglich umzusetzen, haben wir sie gezielt befragt, welche Prozesse für sie in einem Treuhandportal besonders relevant sind. Dabei wurde deutlich, dass ein Portal individuell im eigenen Corporate Design auftreten muss. Der Wunsch nach einem einfach bedienbaren Portaldesigner bestand demnach von Anfang an – so können Treuhandunternehmen ihr Portal flexibel und ohne externe Unterstützung mit eigenen Schriften, Logos und Farben gestalten. Die Entwicklung des Treuhandportals erfolgte schliesslich agil, um flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können.

Was waren die grössten Herausforderungen bei der Entwicklung?

GD: Eine Herausforderung war, dass wir das Treuhandportal wirklich so bauen, dass es im Alltag einen echten Mehrwert für die Zusammenarbeit zwischen Treuhandunternehmen und Endkunde bietet. Dafür müssen wir verstehen, wie Treuhandunternehmen wirklich arbeiten und welche Bedürfnisse in der Zusammenarbeit existieren. Nach der Evaluation tatsächlicher Use-Cases ging es darum, verschiedene Quellen wie Dokumente, Aktivitäten, oder Kreditorenrechnungen auf dem Portal zusammenzubringen. Eine weitere Herausforderung war der Onboarding-Prozess von externen Stakeholdern wie etwa Endkundinnen und Endkunden. Dort kommen nämlich die Technologien von Abacus und DeepCloud zusammen.

AV: Ein weiteres wichtiges Thema war der Zugriffsschutz. Die Anforderungen an Berechtigungen sind komplex. Diese Zugriffsschutzregeln konnten wir ebenfalls direkt aus den DeepCloud-Technologien übernehmen. Treuhandunternehmen können damit ihren Kundinnen und Kunden gezielt Zugriff gewähren und diese können den Zugriff auch an ihre Mitarbeitenden weiterleiten – ganz einfach und sicher. Darüber hinaus haben wir auch digitale Signaturen mit DeepSign und die automatische Dokumentenerkennung in das Portal integriert – Funktionen, die heute bei durchgängig digitalen Prozessen einfach dazugehören.

Für welche Aufgaben eignet sich das Treuhandportal besonders?

GD: Aus meiner Sicht ist das Treuhandportal vor allem für den sicheren und flexiblen Austausch von Dokumenten zwischen Treuhandunternehmen und deren Kundinnen und Kunden konzipiert. Treuhandunternehmen können Bilanzen oder Erfolgsrechnungen direkt aus der Abacus Software synchronisieren und gezielt teilen. Das macht den gesamten Prozess deutlich effizienter. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Aufgaben- und Aktivitätsmanagement. Treuhandunternehmen können ihren Kundinnen und Kunden im Portal direkt Aufgaben oder Aktivitäten zur Erledigung zuweisen. So behalten beide Seiten jederzeit den Überblick, was noch offen ist und was bereits erledigt wurde. Besonders praktisch sind auch die integrierten Freigabeprozesse. Zum Beispiel können Treuhandunternehmen Freigaben für Lohnzahlungen oder andere geschäftsrelevante Vorgänge direkt über das Portal anfordern. Das beschleunigt viele Abläufe und sorgt für mehr Transparenz. Durch die hier beschriebenen Funktionen und Vorteile entwickelt sich das Treuhandportal zu einer zentralen Kommunikationsplattform und zum Single Point of Contact. Die gesamte Kommunikation zwischen Treuhandunternehmen und Endkunden läuft strukturiert über das Portal – die Relevanz von E-Mails und anderen Kanälen gerät in den Hintergrund. 

Was ist aus Eurer Sicht der grösste Vorteil vom Treuhandportal? 

GD: Für mich liegt der grösste Vorteil des Treuhandportals in der nahtlosen Integration mit der Abacus Software. Alle relevanten Daten stehen direkt im Portal zur Verfügung, und Dossierinhalte lassen sich unkompliziert und sicher aus der Software heraus teilen. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm.

AV: Ein weiterer Pluspunkt ist, dass wir unseren Treuhandkunden eine Komplettlösung anbieten – von der Rechnungserstellung, über den Freigabeprozess bis zur finalen Verbuchung läuft alles durchgängig in einer Softwarelösung. Mit dem Treuhandportal möchten wir die Automatisierung weiter vorantreiben. So können wir nicht nur Prozesse beschleunigen, sondern auch Fehlerquellen minimieren und unseren Kundinnen und Kunden einen echten Mehrwert bieten.

Welche Weiterentwicklungen sind für das Treuhandportal geplant?

GD: Ein zentrales Ziel für die Weiterentwicklung des Treuhandportals ist die Möglichkeit, Kennzahlen zu visualisieren. Wir beobachten ein wachsendes Bedürfnis nach aktuellen und transparenten Auswertungen. Dadurch können Kundinnen und Kunden noch aktiver in Prozesse eingebunden werden und wir bieten ihnen einen Überblick über ihre wichtigsten Kennzahlen Darüber hinaus legen wir einen starken Fokus auf Automatisierung und Effizienzsteigerung.

Wechseln wir vom Treuhandportal zum Treuhandcockpit, welche Überlegungen standen dahinter? 

AV: Die Idee hinter dem Treuhandcockpit war, sämtliche für Treuhandunternehmen relevante Funktionen aus der Abacus Software zentral an einem Ort zu bündeln. So müssen unsere Treuhandkunden nicht länger verschiedene Abacus Applikationen durchsuchen, sondern finden alle wichtigen Werkzeuge zentral im Treuhandcockpit.

GD: Mit AbaPlato können wir auf einer soliden Basis für die Leistungserfassung und die Fakturierung aufbauen. Unsere Motivation war es, eine integrierte Plattform zu entwickeln, auf der sich Treuhandunternehmen selbst organisieren, kollaborativ zusammenarbeiten und ihre Aufgaben effizient managen können. Viele Aufgaben im Zusammenhang mit Treuhandmandaten wiederholen sich regelmässig. Das Treuhandcockpit bietet die Möglichkeit, solche Aufgaben zu automatisieren. Auch beim Treuhandcockpit haben wir von Anfang an ausgewählten Kundinnen und Kunden in die Konzeption eingebunden. Ihr Feedback ist für uns essenziell, um die Relevanz und Praxistauglichkeit der geplanten Funktionen sicherzustellen. Diese enge Zusammenarbeit setzen wir auch in der Weiterentwicklung fort.

Wie sicher sind Treuhandcockpit und Treuhandportal?

AV: Die Sicherheit unserer Lösungen hat für uns eine hohe Priorität. Wir setzen auf moderne Technologien und entwickeln unsere Systeme kontinuierlich weiter, um auch zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden. Ein streng geregelter Zugriffsschutz trägt ebenfalls zur Sicherheit der beiden Tools bei. Durch klar definierte Berechtigungen gewährleisten wir, dass die Daten unserer Kundinnen und Kunden jederzeit geschützt sind.

Wie wird sich das Thema Kollaboration in der Zukunft weiterentwickeln? 

AV: Kollaboration und Automatisierung werden in naher Zukunft eine noch stärkere Rolle spielen. Besonders wichtig wird ein zentraler Kommunikationskanal, der unabhängig vom verwendeten Gerät funktioniert und rund um die Uhr verfügbar ist. Mit dem Treuhandportal haben wir einen ersten Schritt gemacht, der sich aber in Zukunft nicht nur auf die Treuhandbranche beschränken soll. Das Portal lässt sich auch auf andere Branchen wie z. B. Immobilienverwaltungen oder Anwaltskanzleien übertragen. So schaffen wir die Grundlage für eine branchenunabhängige, digitale Zusammenarbeit. 

Wie wird sich der persönliche Kontakt zwischen Treuhandunternehmen und Kundinnen und Kunden in Zukunft entwickeln?

AV: Dieser wird künftig an Bedeutung gewinnen. Die Rolle des Treuhandunternehmen wandelt sich: Statt sich auf administrative Aufgaben wie das Nachfordern von Dokumenten oder das Erinnern an offene To-dos zu konzentrieren, kann er sich verstärkt auf die individuelle Beratung konzentrieren. In dieser neuen Rolle fokussiert das Treuhandunternehmen auf gemeinsame Gespräche, wo die Bilanz oder andere Finanzkennzahlen diskutiert werden können. Das Treuhandunternehmen entwickelt sich so immer mehr zum strategischen Partner und übernimmt zunehmend die Rolle eines externen CFO für seine Kundinnen und Kunden.

GD: Im Mittelpunkt stehen künftig die Kernkompetenzen des Treuhandunternehmens: persönliche Beratung und Controlling. Digitale Plattformen wie das Treuhandportal helfen dabei, Barrieren und Distanzen abzubauen und ermöglichen eine noch engere effizientere Zusammenarbeit.

Gibt es noch abschliessende Worte zum Treuhandportal und zum Treuhandcockpit?

GD: Abschliessend möchte ich betonen, dass wir mit AbaTreuhand next eine einzigartige Lösung am Markt geschaffen haben. Die Kombination aus digitalem Service und nahtloser Integration in die Abacus Software ist in dieser Form bislang unerreicht. Besonders erfreut bin ich darüber, dass wir mit dem Treuhandportal und dem Treuhandcockpit ein echtes Bedürfnis unserer Kundinnen und Kunden adressieren konnten und so einen spürbaren Mehrwert für die Branche bieten.