«Mit DeepBox profitieren unsere Treuhandkunden von unseren digitalen Dienstleistungen»

Sie nutzen in Ihrer Firma Confides AG als Alpha-Tester DeepBox nun seit etwas mehr als einem Jahr. Wie sind Ihre Erfahrungen damit?

Lukas Rudolf: Meine ursprüngliche Vision, dass in Zukunft sämtliche Belege nur noch elektronisch zwischen unseren Klienten und uns ausgetauscht werden, um dann digital verarbeitet zu werden, ist mit DeepBox endlich real geworden. Bei der Führung von Buchhaltungen im Auftrag unserer Kunden sind wir heute bedeutend schneller, effizienter und kostengünstiger.

Sie gaben vor gut zwei Jahren den Anstoss zur Entwicklung einer Sharing-Plattform für Treuhänder und Kunden. Wie kamen Sie auf diese Idee?

In den letzten Jahren hat die IT unsere Arbeit als Treuhänder stark verändert. In unserer Branche haben sich seitdem mehrere neue Technologien und Anwendungen wie webbasierte ERPLösungen, Smartphone-Apps und E-Banking etabliert. Abacus etwa hat bereits vor mehreren Jahren mit AbaWeb ein Instrument eingeführt, mit dem Kunden direkt auf unserer Plattform Buchungen erfassen und dazugehörige Auswertungen erstellen konnten. Wenn jemand das aber nicht selber machen, sondern diese Dienstleistung uns Treuhändern überlassen wollte, fehlte uns dazu nicht nur genügend Personal, sondern auch ein entscheidender Baustein der IT-Kette: ein elektronischer Briefkasten, der intelligent genug wäre, um Dokumente wie Belege, Steuerunterlagen, Rechnungen und Revisionsunterlagen automatisch korrekt zu erfassen, zu sortieren, zu verarbeiten und abzulegen. Diese Idee ist bei Abacus auf fruchtbaren Boden gefallen, so dass wir mit Stolz vermerken dürfen, dass wir einen nicht unwesentlichen Beitrag zur Entwicklung der DeepBox geleistet haben, die genau das beherrscht.

Die Initialzündung, die 2019 erfolgte, hat bei Abacus eine ungeahnte Dynamik in der Entwicklung ausgelöst. Selbst in den angestammten Finanzapplikationen wurde durch dieses Digitalisierungswerkzeug ein regelrechter Innovationsschub in Gang gesetzt. Wissen Sie, wohin die Entwicklung geht?

Unsere Antwort lautet nur: Wir befinden uns im Wandel. Einfache Prozesse werden digitalisiert. Der klassische Treuhänder ist «out». Im ersten Schritt werden Buchungen, sprich Belege, vollautomatisch bearbeitet. Längerfristiges Ziel soll es sein, wie man hört, dass DeepBox in der Schweiz zum Standard für das Benachrichtigen, Sammeln und die Weiterverarbeitung von Belegen jeglicher Art respektive die meistgenutzte Digitalisierungsplattform werden soll. Dazu gehört auch, dass sich dabei Drittanwendungen integrieren lassen.

Wie viele von Ihren Kunden respektive Mandanten haben heute bereits eine DeepBox im Einsatz?

Wir befinden uns damit ja noch ganz am Anfang. Bis heute nutzen erst 19 von unseren insgesamt knapp 1000 Kunden eine DeepBox. Durchschnittlich werden damit rund 600 Belege und Dokumente verarbeitet.

Wo sind die Daten und Belege Ihrer DeepBox-Anwender abgespeichert?

Sie befinden sich in einem Schweizer Rechenzentrum, was die Gewähr bietet, dass Daten und Dokumente in einem sicheren Umfeld abgelegt sind.

Wie kommen die Belege in die DeepBox?

Kunden können beispielsweise Restaurant-Quittungen direkt mit der DeepBox-App abfotografieren und so in der DeepBox ablegen. So erhalte ich als Treuhänder direkt Zugriff auf die Belege. Und falls ich die Belege per Mail erhalte, lege ich sie einfach per Drag & Drop in der DeepBox ab. Zudem haben wir Kunden, die beim Drucken einer Debitorenrechnung das erstellte PDF mittels Druckertreiber automatisch in der DeepBox speichern lassen.

Wie aufwendig ist das Einrichten von DeepBoxen?

Es nimmt praktisch keine Zeit in Anspruch. Denn durch den Automatismus, den DeepBox bietet, können wir im Handumdrehen für jeden unserer Mandanten eine DeepBox eröffnen. Ausserdem verlangt DeepBox keine grossen Investitionen: In unserem Falle mussten wir lediglich für die Lizenz eine Option von rund 200 Franken bezahlen. Wenn wir bei unseren Kunden DeepBox vorstellen, rennen wir jeweils offene Türen ein. Sie haben auf eine so einfach zu bedienende Lösung gewartet, um mit diesem Schritt in die Digitalisierung einzusteigen. Sehr zupass kommt uns, dass die preisliche und technische Hemmschwelle, die DeepBox einzurichten und in Betrieb zu nehmen, so klein ist.

Wie sieht es mit den Kosten für den laufenden Betrieb einer DeepBox aus?

Das hängt davon ab, wieviele Dokumente über die DeepBox ausgetauscht werden. Der Preis beginnt bei neun Franken pro Monat. Die Kosten für die DeepBox machen sich rasch bezahlt, denn auf der anderen Seite reduziert sich unser Aufwand, und damit wird die Buchführung für den Kunden unter dem Strich kostengünstiger, zumal er sich die internen Kosten für die Führung einer Kreditorenbuchhaltung sparen kann.

Welche Vorteile bietet DeepBox einem Treuhänder?

Als grösster Vorteil von DeepBox hat sich dank ihrer Verwendung die Eliminierung des «Papierbergs» erwiesen. Weil die Kunden ihre Kreditorenrechnungen selber scannen und diese uns nur noch als PDF in die DeepBox
«reinstellen» müssen, fällt für uns der zeitaufwendige Umgang mit Papierbelegen weg. Zusätzlich werden alle bei uns eingereichten Rechnungen automatisch analysiert, kontiert und direkt in der Kreditorenbuchhaltung respektive im Finanzbuchhaltungsmandaten verbucht. In Bälde soll auch die vollautomatische Verarbeitung folgen, die sich derzeit noch in Entwicklung befindet. Sie wird es gestatten, gewisse Kriterien wie Herkunft respektive Rechnungssteller, Höhe des Betrags zu definieren, so dass solche Rechnungen ohne Zutun des Treuhänders automatisch verbucht werden.

Was bleibt zu tun und was bringt es?

Wir brauchen uns nur noch um die Ausnahmen zu kümmern. Die Automatisierung der Prozesse führt zu einem deutlichen Effizienzgewinn. Die Digitalisierung mit DeepBox vereinfacht mehrere Schritte bei der Abwicklung administrativer Abläufe zur Buchführung. Davon profitieren unsere Kunden durch einen geringeren Administrationsaufwand. Sie erlaubt es uns zudem, mit unseren Mitarbeitenden mehr Kunden zu betreuen und zu bedienen als vorher. Das ist insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels von grossem Vorteil. So unterstützt uns DeepBox bei der Verbesserung der Servicequalität gegenüber den Kunden und auch beim Wachstum, da auch bei steigendem Belegaufkommen keine zusätzlichen manuellen Arbeiten anfallen. Unsere Mitarbeitenden können sich somit auf andere, höherwertige Aufgaben bei den Kunden konzentrieren.

Kann man diesen Effizienzgewinn für Confides quantifizieren?

Dies ist schwierig zu messen. Doch ich bin überzeugt, dass sich die frei werdenden Kapazitäten nutzen lassen, um erweiterte und vertiefte Beratungsleistungen zu erbringen oder um neue Kunden zu akquirieren und zu betreuen.

Wo sehen Sie weitere Vorteile für Treuhänder?

Alle elektronischen Rechnungen werden in der DeepBox des Mandanten gespeichert. Dort sind sie für den Kunden wie den Treuhänder leicht zu finden, was der Verschlagwortung aller gespeicherten Dokumente zuzuschreiben
ist, indem zuvor dazu passende Schlagwörter und Metadaten angelegt worden sind. So ist das Auffinden eines bestimmten Belegs oder einer Kategorie von gleichartigen Belegen wie zum Beispiel Unterhaltsrechnungen für Liegenschaften ein Kinderspiel. Nicht zuletzt ist eine DeepBox auch ein optimales Instrument zur Kundenbindung. Denn wer durch die digitalen Prozesse via DeepBox einmal ihren Mehrwert erfahren hat, dürfte diesen nicht mehr missen wollen.

Könnten Sie das näher erläutern?

Die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und Kunde wird durch die Nutzung von DeepBox intensiviert, da alle ständig via DeepBox miteinander in Kontakt bleiben. Und genau das fördert die Kundenbeziehung. Nicht zu unterschätzen ist auch, dass es damit für den Treuhandsachbearbeiter einfacher wird, alle notwendigen Daten für eine Steuererklärung innert Kürze zusammenzustellen, zu können, da alle relevanten Dokumente bereits
in der DeepBox vorhanden sind. Das lästige Nachfragen beim Kunden nach fehlenden Dokumenten entfällt dadurch.

Sehen Sie noch weitere Vorteile?

Durch den derzeit herrschenden chronischen Mangel an qualifizierten Mitarbeitenden kann DeepBox Treuhandunternehmen wenigstens dabei helfen, die bestehenden Kapazitäten effizienter einzusetzen. Ausserdem werden die geschäftsstellenübergreifenden Stellvertretungen einfacher, wenn alle Mandate, Daten und Belege zentral an einem Ort gespeichert sind. DeepBox kann auch einen Imagegewinn für ein Treuhandunternehmen darstellen, da es sich mit der DeepBox als integriertem Bestandteil der Treuhanddienstleistungen als innovativer, moderner Partner für seine Kunden positionieren kann.

Welche konkreten Vorteile können KMUs daraus ziehen?

Unsere Erfahrung lehrt uns, dass es KMU schätzen, dass sie Administrationsaufgaben an ihren Treuhänder auslagern können, um damit lästige Arbeiten loszuwerden. Dadurch können sie sich besser auf ihre eigentlichen Kernkompetenzen konzentrieren.

Was noch?

DeepBox kann auch helfen, Ordnung in ein Chaos zu bringen. Einmal eingerichtet, macht es das Leben in der Administration einfacher und transparenter, denn in der DeepBox sind die Informationen in einer logischen Struktur
von Ordnern abgelegt. Das sorgt dafür, dass sie zur eigentlichen Drehscheibe in der Zusammenarbeit mit den Treuhandkunden wird. Dazu kommt, dass durch die schnellere, digitale Verarbeitung der Belege via DeepBox – nach vorgängiger Kontrolle der Verbuchungsvorschläge durch den Treuhänder – die Buchhaltung stets tagesaktuell ist und sich das Management des KMU auf aktuelle Zahlen und Führungsinformationen stützen kann, was es ihm erlaubt, schneller zu reagieren und auch bessere Entscheide zu treffen.

Wollen und brauchen Kunden überhaupt eine tagesaktuelle Buchhaltung?

Ja, die Kunden erwarten sogar, dass sie auf aktuelle Zahlen zurückgreifen können, zumal eine Buchhaltung nicht nur als ein «historischer Rückblick» auf das vergangene Geschäftsjahr fungiert. Sie wollen schliesslich aus aktuellen Zahlen führungsrelevante Informationen gewinnen.

Gibt es eine Übersichtsliste oder ein Instrument, mit dem sich der Treuhänder einen Überblick verschafft, was in welchen DeepBoxen noch pendent respektive unverarbeitet ist?

Die Übersicht mit den Ordnern, die noch unverarbeitete Belege enthalten, genügt völlig. Ausserdem kann ein Nutzer bei den Dokumenten «Deadlines » hinterlegen, die eingehalten werden müssen. Sie werden übersichtlich
in einer Kachel angezeigt. Dasselbe gilt in der Inbox für alle Boxen, in denen sich noch pendente Dokumente befinden. Das garantiert, dass Treuhänder immer die Übersicht haben, wo es noch pendente Dokumente oder «Deadlines» gibt.

Wie lautet Ihr Fazit zur DeepBox?

DeepBox ist für ein Treuhandunternehmen das ideale Instrument für den Einstieg in die digital gestützte Kundenbeziehung. Unsere Rolle als Berater und Dienstleister im Auftrag von KMUs wird mit DeepBox eindeutig gestärkt. Sie wird zur zentralen Komponente in der zukünftigen Strategie jedes Treuhänders. Ausserdem sind wir damit in der Lage, für KMUs auf Wunsch die Rolle des ausgelagerten CFO zu übernehmen. Und über den eigenen Tellerrand hinausgeschaut, gehe ich sogar die Wette ein, dass DeepBox sich zu einer universellen Standardlösung entwickeln wird, wenn es um den generellen automatisierten Austausch von Dokumenten geht. Denn sicher ist: Wenn alle diesen elektronischen Briefkasten nutzen, lässt sich das tägliche Business viel effizienter und schneller erledigen.