Kunden haben das Wort
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Christian Kopp
Bereichsleiter Customer Service, GL, Vitodata AG
DeepSign
«Wir haben dank Abacus unseren Papierverbrauch bereits weitestgehend eliminiert. Auch Offerten versenden wir ausschliesslich digital. Ab einem gewissen Betrag genügt uns eine mündliche Zusage allein nicht mehr, so dass wir zur Offerte eine Unterschrift benötigen. Bisher war dieser Prozess aufwendig und mühsam: Der Kunde musste sie ausdrucken, unterschreiben und uns zurückschicken. Wir wiederum mussten sie einscannen und ins Abacus einpflegen. Mit DeepSign reduzieren wir diesen administrativen Aufwand markant: Unsere Kunden können die Unterlagen rasch und zeitsparend unterschreiben, zurückgesandt werden sie automatisch. Somit erhalten wir alles bereits elektronisch. Eine typische Win-Win-Situation: Beide Seiten können mit weniger Aufwand als zuvor vollständig digital arbeiten.
Was uns besonders am Konzept von DeepSign überzeugt, ist der minime Initialaufwand. Wir haben anfänglich befürchtet, dass der Kunde viel installieren muss, bis alles funktioniert, was aber – zum Glück – nicht der Fall
ist. Das ganze Prozedere läuft sehr einfach ab, so dass auch wenig technikaffine Personen in der Lage sind, ihre digitale Signatur selbstständig einzurichten. Wir haben ausserdem festgestellt, dass wir die Investition in DeepSign in nützlicher Frist gut amortisieren und sogar Geld sparen können. Ein Gewinn also in allen Belangen.»
Lara Bolliger
Produktverantwortliche DeepBox, KENDRIS AG
DeepBox (für Belegverarbeitung)
«Wir überprüfen stets für und gemeinsam mit unseren Kunden, wie wir Prozesse automatisieren, Redundanzen eliminieren und die Zusammenarbeit optimieren können. Dabei unterstützt uns die Deep-Technologie in vielerlei Hinsicht. Gemeinsame und sichere Nutzung von Dokumenten, intelligente Texterkennung und Organisation von Dokumenten, sicherer Schweizer Speicher und weniger Medienbrüche sind nur ein paar Vorzüge, welche die Zusammenarbeit mit dem Kunden vereinfachen und zu einem Erlebnis machen. Ein Beispiel: Bisher verwendeten wir für den Datenaustausch digitaler Rechnungen einen Online-Datenspeicher. Unsere Kunden waren angehalten, auf jeder Rechnung die Kontierung mitzugeben, das Dokument auf ihrem Server zwischenzuspeichern und im Online-Datenspeicher hochzuladen. Ich selbst lud anschliessend die Rechnung von der Plattform herunter, um sie wieder ins Abacus hochzuladen und zu verbuchen. Mit DeepBox gestaltet sich dieser Vorgang wesentlich einfacher: Der Kunde erhält die Rechnung per Mail, zieht das betreffende Dokument mittels Drag & Drop in die DeepBox, gibt die Kontierung an und in Echtzeit ist die Rechnung bei uns in der Abacus Buchhaltung mit der Buchung verknüpft. Nach der automatischen Erkennung aller buchungsrelevanten Informationen wie etwa der MWST-Nummer, Lieferantenadresse, Zahlungskonditionen und Zahlungsverbindungen müssen wir als Treuhänder nur noch überprüfen, ob Kontierung und Mehrwertsteuer korrekt sind.
DeepBox ermöglicht den Einsatz aktueller IT-Technologie und schafft ein gelungenes digitales Kundenerlebnis für administrative und zeitraubende Hausaufgaben. Unsere Kunden schätzen die bequeme und einfache Handhabung und den digitalen Dokumentenaustausch mit DeepBox. Für uns als Treuhänder führt dies zu Effizienzgewinnen, welche wir wiederum in nutzenstiftende Beratung für unsere Kundschaft einsetzen können.»
Roman Vorburger
Partner, dipl. Wirtschaftsinformatiker HF, ks datawerk ag
DeepBox und DeepO
«Für uns kam DeepBox genau zum richtigen Zeitpunkt: Wir waren auf der Suche nach einem System, über das Daten miteinander elektronisch ausgetauscht werden können. Das und noch viel mehr ermöglicht uns die DeepBox. Und es hat von Anfang an optimal funktioniert, der Nutzen ist klar ersichtlich, die Funktionen überzeugen. Auch die Handhabung ist extrem einfach und selbsterklärend: Jeder Sachbearbeiter kann eine DeepBox eröffnen und dem Kunden freigeben. Bei ks datawerk setzen wir DeepBox sowohl «ganz klassisch» für den Dokumentenaustausch als auch für die «neue Art» der Dokumentenerkennung ein. Die Dokumentenerkennung mittels DeepO erfolgt auf sehr hohem Niveau mit fantastischen Funktionen für die Anwender. Ein Beispiel: Wir arbeiten mit einem Kunden zusammen, der Quittungen und Rechnungen einlesen wollte. DeepO erkennt dank Künstlicher Intelligenz den
Dokumenttyp und die für die weitere Verarbeitung benötigten Metadaten. Das entsprechende Dokument kann so innerhalb weniger Sekunden automatisch verbucht werden. Was will man mehr?
Wir würden DeepBox und DeepO definitiv nicht mehr hergeben. Diese Komplettlösung findet man nirgendwo sonst.»
Jürg Sennhauser
Senior Partner, Külling Optik AG Gossau
DeepBox (aus Sicht eines Treuhandkunden)
«Wir verdienen unser Geld mit Brillen verkaufen, Kontaktlinsen anpassen und Sehtests durchführen – und nicht, in dem wir im Büro sitzen und Rechnungen abtippen. Genau darum hat mich die Idee und das Konzept der DeepBox von Anfang an überzeugt. Wir haben zusammen mit unserem Treuhänder Lukas Rudolf von der Confides AG im Januar 2021 das Projekt DeepBox gestartet. Damals befand sich DeepBox noch in der Beta-Phase. Je länger wir sie im Einsatz hatten, desto mehr Nutzen konnten wir daraus ziehen. Mittlerweile arbeiten wir nur noch mit DeepBox, ich bin richtig begeistert davon. Der Administrationsaufwand, gerade was den Kreditorenbereich anbelangt, ist markant reduziert worden. Alle Rechnungen, die bei uns eintreffen, werden gleich in die DeepBox übermittelt. Die Belege werden damit automatisch am richtigen Ort abgelegt, alles ist um einiges einfacher und transparenter geworden. Das merken wir auch beim Jahresabschluss und bei der Revision: Da fallen nun beispielsweise die zum Teil aufwendigen Sucharbeiten nach Belegen weg, da diese direkt bei jeder Buchung hinterlegt sind.
Künftig wollen wir auch unsere Debitoren via DeepBox verarbeiten. Dies wird uns nochmals eine zusätzliche Zeitersparnis bringen. Vor 30 Jahren habe ich noch mit dem Fax gearbeitet, heute sind wir vollständig digitalisiert. Abacus und DeepBox haben einen grossen Anteil daran.»
Patrick Ernst
CEO, Ernst + Partner AG
DeepBox (für Debitorenbuchhaltung)
«Wir sind bereits seit Beginn beim Beta-Programm der DeepBox dabei und komplett überzeugt davon. DeepBox bringt den Kunden und den Treuhänder noch näher zusammen. Man arbeitet schneller, digitaler und unkomplizierter als zuvor. Die herkömmlichen Schnittstellen werden je länger, je mehr durch die DeepBox abgelöst. Ein Beispiel aus der Debitorenbuchhaltung: Früher hat man jede Debitorenrechnung einzeln erfasst, musste den Beleg scannen und zur Rechnung hinzufügen. Jetzt erstellt DeepBox automatisch und direkt aus dem PDF den Beleg, so dass man ihn nicht mehr separat in die Hand nehmen muss. Die ganze Belegerfassung wird vereinfacht und digitaler, da die DeepBox beispielsweise Belegnummer und Kundennummer automatisch erkennt. Zudem reduziert sich durch die Künstliche Intelligenz die Fehlerquote. Bei der gesamten Belegerfassung spart man bestimmt 50 Prozent Zeit gegenüber dem früheren Prozess.
Einen klaren Pluspunkt sehe ich auch darin, dass der Aufwand und die Kosten zum Einrichten der DeepBox fast gleich null sind. Die Erklärvideos auf der Support-Website zeigen die einzelnen Schritte für eine Anbindung ans Abacus und helfen bei technischen Problemen weiter. Eine Schulung braucht es somit in der Regel nicht mehr. Grundsätzlich gesagt: Aus meiner Sicht stellt die DeepBox für jeden Treuhänder und jeden Kunden einen Mehrwert dar – es wird viel mehr Transparenz in die Buchhaltung gebracht.»
Kundenmagazin PAGES
PAGES, das Kundenmagazin der Abacus Research AG, stellt die neuesten Innovationen der Abacus und die aktuellen Trends der Software-Branche in den Fokus.