HR-Tools erleichtern die Arbeit – das schätzen Anwenderinnen und Anwender
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Stephanie Burri
Personalleiterin, Wyss Samen und Pflanzen AG
Bewerbermanagement
«Zwei Mitarbeitende im Personalwesen sind für rund 230 Angestellte zuständig, die an verschiedenen Standorten tätig sind. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse – von der Rekrutierung über die Administration bis hin zur Entwicklung im Bereich Human Resources – ist deshalb für unser Unternehmen von zentraler Bedeutung. Auf der Basis der aktuellen Abacus Lohnbuchhaltungslösung hat die Wyss Samen und Pflanzen AG ihre derzeitige HR-Strategie entwickelt und umgesetzt. In einem ersten Schritt wurde der Bewerberprozess für die Anwerbung neuer Arbeitskräfte in der Abacus Software abgebildet. Der Produktivstart der Lösung ist im Juli 2021 erfolgt. Seitdem wickelt das Personalwesen in enger Zusammenarbeit mit den Linienverantwortlichen die Rekrutierungen über MyAbacus elektronisch ab. Die ersten Erfahrungen sind sehr positiv ausgefallen. Das hat uns dazu bewogen, in Zukunft weitere HR-Prozesse zu digitalisieren.»
Niklaus Frey
Vizedirektor und Schulleiter, ibw - Höhere Fachschule Südostschweiz
Mitarbeiterdossiers in MyAbacus
«Unsere rund 100 festangestellten Mitarbeitenden schätzen es, dass sie mit dem Employee-Self-Service sowohl über ihre Notebook-Rechner als auch via Smartphone ortsunabhängig auf ihre elektronischen Personaldossiers zugreifen und ihre Arbeitszeiten, Leistungen, Absenzen und Spesen erfassen können. Auch die Vorgesetzten sind im MyAbacus in der Lage, die Personaldossiers der Mitarbeitenden und der rund 500 Dozierenden im Nebenamt, Prüfungsexperten etc. einzusehen. Sie werden zudem bei ihrer Führungsarbeit durch individualisierbare Reports unterstützt, so dass sie die erfassten Arbeitszeiten, Spesen und Absenzen ihrer Mitarbeitenden elektronisch genehmigen können. Das Bewerbermanagement im MyAbacus ermöglicht es uns zudem, Kandidatendossiers direkt mit den eingebundenen Vorgesetzten und Mitarbeitenden auszutauschen und den gesamten Prozess für die Personalauswahl schnell und vertraulich abzuwickeln. Unser strategischer Entscheid, Abacus Software nicht nur im Bereich Finanzen, sondern auch im HR als umfassendes Leadsystem zu implementieren, hat sich sehr bewährt. Dies nicht zuletzt auch deshalb, weil viele komplexe Systemschnittstellen entfallen.»
Manuel Wiesner
Co-Geschäftsführer, Familie Wiesner Gastronomie AG
Spesenmanagement
«Obwohl wir sehr technikaffin sind, haben sich bei uns immer sehr viele Spesenbelege angesammelt. Es hat uns lange Zeit gestört, dass wir sie nicht zeitgemäss verarbeiten konnten. Erst nach intensivem Suchen haben wir schliesslich mit der Smartphone-App AbaClik von Abacus die passende Lösung gefunden, um den aufwendigen Spesenprozess zu digitalisieren und somit zu automatisieren. Jetzt genügt ein Scan eines Belegs, damit dessen relevante Positionen wie Betrag, Mehrwertsteuer und Spesenkategorie erfasst und in der Buchhaltungssoftware entsprechend verbucht werden. Die wichtigsten Vorteile der automatischen Verarbeitung der Spesen für uns sind: Unsere Mitarbeitenden bekommen einerseits ihre Auslagen sehr schnell via ihr YAPEAL-Konto zurückvergütet. Zum anderen sind in der Finanzbuchhaltung die Prozesse im Backoffice schlanker geworden und gleichzeitig ist die Fehlerquote gesunken.»
Felix Kündig
Director of Internal Services and Member of the Executive Board, Data Quest AG – DQ Solutions
Mitarbeitereinsatzplanung und Zeiterfassung
«Für unsere rund 300 Mitarbeitenden verwenden wir seit Anfang November 2020 die Abacus Personaleinsatzplanung AbaPlan und die Zeiterfassung. Für die Erfassung der Kommen-/Gehen-Zeiten stehen ihnen AbaClik und MyAbacus zur Verfügung. Darüber hinaus können sie ihre Arbeitszeiten in den Retail Stores mit Token an AbaClock-Stationen registrieren lassen. Unsere System Engineers und unsere Mitarbeitenden des Service Desks vom Bereich Customer Operations benutzen dafür die Projektverwaltungssoftware. AbaPlan verwenden die Filialeiter unserer 13 Apple Retail Stores, um wöchentlich die Arbeitseinsätze des Verkaufspersonals zusammen mit den internen Aufgaben wie Telefondienst, Kasse und Reinigung einzuplanen. Damit das Arbeitszeitreglement mit den neuen Prozessen übereinstimmt, musste es zunächst überarbeitet werden. Die Umstellung auf die Abacus Standardsoftware von den zuvor händisch geführten Excel-Tabellen für die Negativ-Zeiterfassung und einer selbst entwickelten Intranetlösung war gross. Trotzdem wurden bei der Umsetzung sowohl die veranschlagten Projektkosten als auch die vorgesehene Implementierungszeit eingehalten. Bei der Schulung kam pro Bereich je ein Key-User zum Zug, zudem wurden Video-Anleitungen zur Verfügung gestellt. Den grössten Nutzen aus diesen Abacus Lösungen zieht unsere Firma ebenso wie die Vorgesetzten und Mitarbeitenden aus den standardisierten Prozessen, so dass jederzeit Online-Statusabfragen der Saldi wie Überstunden, Überzeiten, Ferien und erfasste Leistungen möglich sind.»
Sabrina Flück
HR Leiterin, swiss smile Schweiz AG
Zeiterfassung
«Gleichzeitig mit der Einführung der Abacus Software haben wir im Januar 2019 auch 20 AbaClock-Erfassungstablets für die Zeiterfassung installiert. Unser dezentral organisiertes Unternehmen mit rund 350 Mitarbeitenden benötigte eine adäquate Lösung, die einfach, klar und transparent sein sollte. Mit MyAbacus bekamen wir eine Plattform, mit der sich unsere jüngere Generation digital abgeholt fühlt und sich die älteren Semester einfach zurechtfinden. Die Mitarbeitenden schätzen die Transparenz durch die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf ihre Daten zuzugreifen.
Eine grosse Erleichterung für unser Führungsteam brachten digitale Workflows, die es den Mitarbeitenden erlauben, Absenzen und Stammdatenanpassungen selber vorzunehmen. Was früher mühsam auf Papier über verschiedene Stellen herumgereicht werden musste, ist nun im Nu mit wenigen Klicks erledigt, synchronisiert und jederzeit nachvollziehbar.
Die komplexen Strukturen und die individuellen Bedürfnisse hinsichtlich der Arbeitszeitmodelle der einzelnen Praxen lassen sich in der AbaClockSoftware «sauber» abbilden, wodurch das HR-Team stark entlastet wird. Mehr Transparenz, weniger Papier und der digitale Informationsfluss schaffen für unsere Mitarbeitenden, unsere Führungskräfte und unser Unternehmen einen echten Mehrwert.»
Peter Stöckli
Leiter Personal, Gemeinde Risch-Rotkreuz
Mitarbeitergespräche/Zielvereinbarungen, Arbeitszeugnis
«Unsere Gemeinde verfolgt seit etlichen Jahren eine zukunftsorientierte Strategie, die sich nicht nur in den attraktiven Angeboten für unsere 11'200 Einwohnerinnen und Einwohner manifestiert, sondern auch in einer auf Effizienz optimierten Verwaltung. Mit Abacus HR verfolgen wir den Ansatz eines integrierten Personalsystems. So setzen wir neben der Payroll auch auf diverse Optionen aus der HR Suite. Bei 280 festangestellten Mitarbeitenden ist es für uns eine grosse Erleichterung, dass wir die Mitarbeitergespräche nun mit Hilfe der Abacus HR-Software führen können. Dabei haben sowohl die Mitarbeitenden selber wie auch ihre Vorgesetzten jederzeit Einsicht in die erfassten Daten und Informationen und sind damit immer bestens über den aktuellen Stand und den Ablauf informiert.
Eine grosse Entlastung ist sowohl für den Personaldienst wie auch für die Linienverantwortlichen bei der HR-Arbeit auch das neue Zeugnistool. Die Standardformulierungen lassen sich flexibel mit stellenspezifischen Texten individualisieren. Damit sind unsere Leute sehr effizient und auch schnell bei der Erstellung von Zeugnissen.»
Kundenmagazin PAGES
PAGES, das Kundenmagazin der Abacus Research AG, stellt die neuesten Innovationen der Abacus und die aktuellen Trends der Software-Branche in den Fokus.