Die Herausforderung: Effiziente Kommunikation im Treuhandwesen

Im Arbeitsalltag sehen sich viele Treuhandunternehmen mit der Herausforderung konfrontiert, eine effiziente und zugleich sichere Kommunikation mit ihren Mandanten sicherzustellen. Der Austausch erfolgt häufig über eine Vielzahl nicht integrierter Kanäle wie E-Mail, SharePoint, Dropbox oder Messenger-Dienste wie WhatsApp. Diese Vielfalt führt zu einer Fragmentierung der Informationen. Wichtige Dokumente und Nachrichten werden an unterschiedlichen Orten abgelegt, sodass der Überblick über laufende Vorgänge schnell verloren gehen kann.

Darüber hinaus leidet das professionelle Erscheinungsbild unter den uneinheitlichen Kommunikationswegen. Unterschiedliche Systeme erschweren ein konsistentes Auftreten und machen es schwierig, die eigene Marke klar und einheitlich zu präsentieren. Auch für Mandanten ist es umständlich, wenn sie unterschiedliche Kanäle und Formate nutzen müssen, um mit ihrem Treuhandunternehmen zu kommunizieren oder Dokumente zu übermitteln.

Gerade in der Treuhandbranche, in der Präzision und Verlässlichkeit oberste Priorität haben, sind doppelte oder fehlerhafte Ablagen nicht nur ärgerlich, sondern sie bergen auch Risiken und führen zu Effizienzverlust. Missverständnisse und Rückfragen nehmen zu, während die Bearbeitung von Aufgaben ins Stocken gerät, da relevante Informationen erst zeitaufwändig zusammengesucht werden müssen.

Ein weiteres zentrales Problem ist die fehlende Standardisierung bei der Übermittlung sensibler Daten. Werden Rechnungen, Quittungen oder Kontoauszüge auf unterschiedlichen Wegen eingereicht, steigt die Fehleranfälligkeit erheblich. Gleichzeitig entstehen Compliance-Risiken, insbesondere im Hinblick auf den Schutz personenbezogener und finanzieller Kundendaten. Dies ist ein Bereich, in dem Treuhandunternehmen eine besondere Verantwortung tragen.

Auch Freigabeprozesse, die Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben sowie die Koordination von Terminen gestalten sich unter diesen Bedingungen oft ineffizient. Fristen und wichtige Abgabetermine können leicht übersehen werden, was den gesamten Ablauf verlangsamt und sowohl für Mandanten als auch für das Treuhandunternehmen zu zusätzlichem Aufwand führt.

Die Erfahrungen langjährig Treuhandunternehmen zeigen deutlich: Es fehlt eine zentrale, durchgängige Plattform, mit der sich sämtliche Mandanten und Dokumente gemeinsam mit einem integrierten Kommunikationskanal effizient verwalten lassen. Aus diesem Bedarf heraus entstand AbaTreuhand Next mit dem Treuhandcockpit zur Optimierung interner Abläufe und dem Treuhandportal für eine reibungslose, sichere und transparente Kommunikation mit dem Endkunden. Nur eine solche integrierte Gesamtlösung ermöglicht es, Prozesse konsequent zu automatisieren, den Informationsaustausch zu vereinheitlichen und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards kompromisslos einzuhalten.

Viele unserer Kundinnen und Kunden berichten uns, wie zeitaufwändig und unübersichtlich die Zusammenarbeit ohne ein zentrales Portal bislang war: Dokumente mussten mühsam zusammengesucht, Rückfragen telefonisch oder per E-Mail geklärt und wichtige Informationen oft mehrfach nachgereicht werden. Besonders im hektischen Tagesgeschäft führte das immer wieder zu Verzögerungen und zusätzlichem Aufwand.

Der Wunsch nach einer Lösung, die alle relevanten Informationen und Dokumente an einem Ort bündelt und den Austausch vereinfacht, ist daher gross. Unsere Mandanten möchten ihre Unterlagen unkompliziert bereitstellen, den Status von Aufgaben jederzeit einsehen und die Kommunikation übersichtlich und nachvollziehbar gestalten können. Mit dem neuen Treuhandportal werden wir diesen Bedarf künftig erfüllen: Unsere Kundinnen und Kunden haben alles Wichtige auf einen Blick, sparen wertvolle Zeit und erleben eine deutlich strukturiertere Zusammenarbeit.

So schaffen wir für unsere Kundinnen und Kunden mehr Übersicht und Effizienz – und ermöglichen ihnen die Freiräume, die sie sich schon lange gewünscht haben.

Yannick Fuchs, Partner, FilmAccounting AG

Unsere Kundinnen und Kunden haben uns immer wieder geschildert, wie zeitaufwändig und fehleranfällig die Zusammenarbeit über verschiedene Kanäle bislang war: Dokumente wurden per E-Mail hin- und hergeschickt, Fristen gingen im Posteingang unter und Rückfragen mussten telefonisch geklärt werden. Besonders bei zeitkritischen Aufgaben führte das häufig zu Verzögerungen und unnötigem Mehraufwand.

 Der Wunsch nach einer einheitlichen, sicheren Lösung, die Kommunikation und Zusammenarbeit zentral bündelt und unsere Mandanten aktiv in die Prozesse einbindet, wurde immer lauter. Mit dem Abacus Treuhandportal erfüllen wir dieses Bedürfnis: Unsere Mandanten laden ihre Unterlagen einfach und sicher hoch, erhalten automatische Erinnerungen an wichtige Fristen und kommunizieren direkt im Portal mit uns.

So profitieren unsere Kundinnen und Kunden von einer deutlich effizienteren, transparenteren und sichereren Zusammenarbeit und behalten jederzeit den Überblick über alle laufenden Aktivitäten.

Deniz Sengül, Chief Operating Officer, SWITRECO AG