Deep-Technologien eröffnen neue Möglichkeiten im Abacus ERP

Treuhänder kennen das nur zu gut: Die Rechnungen einiger Mandanten treffen selten termingerecht ein und sind oftmals in einem ziemlich ungeordneten Zustand. Ganz zu schweigen davon, dass diese Mandanten dann auch gleich noch nach der Bilanz fragen, sobald sie alle Zettel und Rechnungen an den Treuhänder verschickt haben. Diese Ausgangslage war nur einer der Gründe, warum wir im Austausch mit unseren Treuhandkunden auf die Idee der DeepBox kamen. Effizienzsteigerung und eine zeitnahe Buchhaltung waren weitere Beweggründe für unsere Neuentwicklung zum digitalen Dokumentenaustausch.

Die Inbetriebnahme einer DeepBox gestaltet sich dabei denkbar einfach: Ein Treuhandunternehmen registriert und identifiziert sich auf einer Deep- Box. Direkt aus dem Mandanten des Treuhandkunden lässt sich anschliessend mit wenigen Klicks eine Box eröffnen. Sobald diese freigegeben ist, erhält der Treuhandkunde einen Einladungslink. Nach der Bestätigung der Einladung ist die Box für den Dokumentenaustausch zwischen Treuhandunternehmen und Treuhandkunden bereit.

Die Vorteile der DeepBox: Der Treuhandkunde erhält einen sicheren und bequemen Kanal, um Rechnungen und andere Dokumente dem Treuhänder zur Verfügung zu stellen. Im Gegenzug hat ein Treuhandunternehmen ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente in der DeepBox abzulegen. Es profitiert zudem davon, dass sämtliche Dokumente eines Kunden über einen gesicherten Kanal versendet werden. Die Rechnungen – unabhängig davon, ob es sich um ein- oder ausgehende Rechnungen handelt – werden analysiert, auf Wunsch geprüft und automatisch ins Abacus verbucht. Dabei werden alle wichtigen Rechnungsinformationen übernommen. Sofern keine entsprechenden Stammdaten vorhanden sind, werden Angaben zu einem Kunden oder Lieferanten inklusive Angaben der Bankverbindung automatisch angelegt.

Gleichzeitig können auf Dokumenten Fristen gesetzt werden, die als Gedächtnisstützen auf der Einstiegsseite der DeepBox angezeigt werden. Bilanzen, OP-Listen und alle übrigen Abacus Auswertungen lassen sich direkt aus dem Abacus ERP in die DeepBox des Kunden ablegen. Dies führt zu einer markant effizienteren Buchhaltung – oder in anderen Worten – zu mehr Beratungszeit für den Kunden. Und das wiederum trägt zu einer höheren Kundenbindung respektive zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit bei.

Mit DeepV können Informationen Dritten zur Verfügung gestellt werden. Ist dabei ein mit dem Abacus Data Analyzer erstelltes Dashboard im Hintergrund aktiv, kann dieses einer bestimmten Personengruppe – beispielsweise den Mitgliedern eines Verwaltungsrats zur Unterstützung der strategischen Ausrichtung – zur Verfügung gestellt werden. Mit DeepV können die Empfänger zudem dank vielfältigen Filterfunktionen die Daten selbst analysieren und mit Kommentaren ergänzen.

Mit Hilfe von DeepO lässt sich das Einlesen von Rechnungen im Vergleich zur bisherigen Einlese-Lösung AbaScan markant verbessern und erweitern. Rechnungsinformationen wie Angaben zu Lieferanten, Datum, Rechnungsnummer, QR-Code und Bankverbindungen erkennt DeepO selbstständig respektive mittels Künstlicher Intelligenz. Totalbeträge und MWST-Beträge werden ebenfalls erkannt, und im Fall von mehreren MWST-Sätzen wird automatisch pro Satz eine Position erfasst. Ist ein Lieferant in den Stammdaten von Abacus nicht vorhanden, wird dieser zusammen mit seiner auf der Rechnung vorhandenen Bankverbindung automatisch angelegt. Im Abacus stehen zudem Regeln zur Verfügung, die darauf hinweisen, was im Fall eines neuen Lieferanten passieren soll. So kann etwa einer verantwortlichen Person gemeldet werden, zusätzliche Stammdaten nachzupflegen. Mit Hilfe der erweiterten Erkennungsfunktion können auch individuelle, buchungsrelevante Daten auf der Rechnung gesucht und ins Abacus ERP verbucht werden. So lassen sich Projekte, Kostenstellen, Freigabeverantwortliche und weitere Informationen extrahieren und verbuchen.

Um die Trefferquote bei der Suche zu erhöhen, können Schlagwörter in DeepO definiert werden, die auf das entsprechende Feld im ERP referenzieren. So lassen sich beispielsweise der Kostenstelle weitere Begriffe wie KST und KST-Nr. zuweisen. Dabei kann definiert werden, ob diese für alle oder nur für einzelne Lieferanten gelten sollen.

Technisch geschieht Folgendes: Die Dokumente werden vom Abacus ERP an den Analyse-Server gesendet. Dort werden sie untersucht und das Resultat wieder zurückübermittelt. Nach dem Download werden die Daten auf dem Analyse-Server gelöscht. Die Server befinden sich in einem Rechenzentrum innerhalb der Schweiz. Der grosse Vorteil eines externen Analyse-Servers ist, dass Verbesserungen unverzüglich allen Abacus Kunden zur Verfügung stehen, ohne dass ein Servicepack installiert werden muss. Zudem werden die lokalen Rechnerressourcen geschont, da die Analyse auf dem externen Server erfolgt.

DeepSign, die Technik zur digitalen Unterschrift, ist mit der Version 2022 bereits ins Abacus ERP integriert. Damit können direkt aus dem Abacus ERP beispielsweise Verträge, Offerten, Monatsrapporte und Bilanzen zum elektronischen Unterzeichnen versendet werden. Die Effizienzsteigerung ist gross, da keine Dokumente mehr ausgedruckt, von Hand unterschrieben, erneut gescannt und schliesslich im entsprechenden Dossier abgelegt werden müssen. Der DeepSign-Prozess versendet die Dokumente zum Unterzeichnen selbstständig. Sobald alle benötigten Unterschriften zusammen sind, wird das Dokument automatisch im definierten Dossier abgelegt. Ein Beispiel aus dem HR-Bereich belegt die markante Effizienzsteigerung dank DeepSign: Der Arbeitsvertrag wird einem zukünftigen Mitarbeitenden zur digitalen Unterschrift gesendet. Dieser kann im Mail direkt auf den Link klicken, um den besagten Vertrag zu unterzeichnen. Anschliessend signiert die verantwortliche Person aus dem HR den Vertrag, so dass dieser direkt im Personaldossier abgelegt werden kann. Damit ist der oft zeitraubende Versand des Vertrags mit Rücksendeumschlag und anschliessendem Scannen nicht mehr nötig.

Die Standardprozesse, welche Deep-Sign bereits enthält, sind mehrheitlich direkt einsatzbereit: Dazu gehören die Anbindung von Abacus an die Deep-Box, die Identifikation eines Unternehmens und die Aktivierung eines entsprechenden DeepSign-Abos. Mit der Business Process Engine lassen sich die Prozesse individualisieren. Es stehen drei unterschiedliche elektronische Signaturen zur Verfügung. Die qualifizierte Signatur entspricht dem Schweizer und dem EU-Standard.

Bei DeepD geht es darum, Adressen von neuen Kunden oder Lieferanten einfach und effizient zu erfassen. Zusammen mit DeepD wurde ein Service zur Online-Adresssuche ins Abacus integriert. Dieser offeriert Firmenadressen und ist in der Lage, diese über das Programm 11 «Adressen bearbeiten», das Programm 360 «Mein CRM» und das CRM von «MyAbacus» zu nutzen. Voraussetzung dafür ist ein DeepBox-Account, der im Programm Q908 «DeepCloud Verwaltung» hinterlegt werden muss.