Das Treuhandportal: Funktionen, Vorteile, Mehrwert
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Das Treuhandportal von Abacus ist eine innovative digitale Plattform, die speziell für die effiziente Zusammenarbeit zwischen Treuhandunternehmen und ihren Kundinnen und Kunden entwickelt wurde. Als zentraler Kommunikationskanal ermöglicht das Portal die Verwaltung sämtlicher Dokumente, Rechnungen, Termine, Fristen und Freigaben an einem einzigen, übersichtlichen Ort. Wichtige Unterlagen wie Lohnlisten, Bilanz- und Erfolgsrechnungen können direkt im Portal bereitgestellt werden, wo sie jederzeit und rund um die Uhr abrufbar sind. Kundinnen und Kunden können unkompliziert mit dem Treuhandunternehmen kommunizieren, Dokumente wie Rechnungen, Quittungen oder Kontoauszüge sicher hoch- und herunterladen sowie digitale Freigaben erteilen – und das ganz ohne den Umweg über verschiedene Medien oder zeitaufwändige Abstimmungen.
Die wichtigsten Funktionen
Individuelle Gestaltung und Onboarding
Das Treuhandportal lässt sich flexibel an das Corporate Design eines Unternehmens anpassen und nach den individuellen Bedürfnissen gestalten. Die zugrunde liegende Software basiert auf der DeepCloud-Technologie der Abacus Tochtergesellschaft DeepCloud und wird als Treuhandportal bereitgestellt. Die gesamte Bearbeitung und Verwaltung des Treuhandportals erfolgt direkt in der gewohnten Abacus Software, ohne dass externe Unterstützung nötig ist. Das Portal kann mit dem eigenen Logo, den eigenen Farben und Schriften an den Unternehmensauftritt angepasst werden. So wird das Vertrauen und die Kundenbindung durch einen professionellen, einheitlichen Auftritt gestärkt. Nach dem Aufsetzen des Treuhandportals kann das Onboarding mit Kundinnen und Kunden starten. Mit nur wenigen Klicks können Treuhandunternehmen externe Benutzer hinzufügen und somit ihre Kundinnen und Kunden ins Portal einladen. Sobald diese die Einladung per E-Mail annehmen und sich bei der DeepCloud anmelden, haben sie sofort Zugriff auf alle Funktionen im Portal.
Aktivitäten zuweisen und Fristen definieren
Aufgaben, wie das Einreichen fehlender Dokumente, können direkt den Kundinnen und Kunden delegiert und mit einer klaren Frist versehen werden. Sie erhalten automatisch eine Benachrichtigung per E‑Mail und können die benötigten Dokumente bequem im Portal hochladen.
Hochladen und Verwalten von Rechnungen
Die Verarbeitung von Rechnungen wird deutlich vereinfacht: Kundinnen und Kunden laden ihre Rechnungen direkt ins Portal hoch. Von dort werden sie gemäss den definierten DeepBox-Prozessen automatisch an Abacus übermittelt. Mit DeepO erfolgt anschliessend die automatische Erfassung, die Extraktion relevanter Informationen sowie die korrekte Klassifizierung und Verbuchung in die Finanzbuchhaltung.
Sicherer Dokumentenaustausch
Das Abacus Treuhandportal ist ein digitaler Kommunikationskanal für den sicheren Austausch von Informationen und Dokumenten. Es ermöglicht eine geschützte Datenübertragung sowie die individuelle Verwaltung von Zugriffsrechten. Das Treuhandportal dient als zentrale, strukturierte Dokumentenablage, in der Treuhänderinnen und Treuhänder für jedes Dokument individuell festlegen können, ob es für Kundinnen und Kunden sichtbar ist.
Der Mehrwert des Abacus Treuhandportals
Im Abacus Treuhandportal laufen sämtliche Kommunikations- und Arbeitsprozesse sicher und medienbruchfrei zusammen. Es fungiert als Single Point of Contact und integriert sämtliche Abacus Lösungen wie DeepBox und DeepSign. Informationen und Dokumente lassen sich direkt und sicher aus der Abacus Software heraus im Portal teilen und sind jederzeit und überall aktuell sowie in Echtzeit verfügbar. Durch den integrierten und einheitlichen Kommunikationskanal werden sämtliche Informationen, Dokumente und Unterhaltungen zwischen Treuhandunternehmen und Kundinnen und Kunden sauber und nachvollziehbar im Abacus System dokumentiert – inklusive der lückenlosen Nachverfolgung von Fristen und Aufgaben.
Der Mehrwert des Abacus Treuhandportals
Im Abacus Treuhandportal laufen sämtliche Kommunikations- und Arbeitsprozesse sicher und medienbruchfrei zusammen. Es fungiert als Single Point of Contact und integriert sämtliche Abacus Lösungen wie DeepBox und DeepSign. Informationen und Dokumente lassen sich direkt und sicher aus der Abacus Software heraus im Portal teilen und sind jederzeit und überall aktuell sowie in Echtzeit verfügbar. Durch den integrierten und einheitlichen Kommunikationskanal werden sämtliche Informationen, Dokumente und Unterhaltungen zwischen Treuhandunternehmen und Kundinnen und Kunden sauber und nachvollziehbar im Abacus System dokumentiert – inklusive der lückenlosen Nachverfolgung von Fristen und Aufgaben.
«Die Lösung ist modern, durchdacht und absolut praxisnah.»
Lukas Rudolf, Geschäftsleitung, Confides AG
Warum haben Sie sich für das Treuhandportal von Abacus entschieden?
Lukas Rudolf: Wir haben uns für das Treuhandportal von Abacus entschieden, weil wir eine vollintegrierte Lösung gesucht haben, die sich nahtlos in unser bestehendes ERP-System einfügt. Für uns war es entscheidend, nicht nur interne Prozesse mithilfe des Treuhandcockpits zu optimieren, sondern gleichzeitig eine zentrale Plattform für den Austausch mit unseren Kundinnen und Kunden zu schaffen.
Wie verliefen die Einführung und das Einrichten des Treuhandportals?
Die Einführung verlief aus unserer Sicht problemlos. Gemeinsam mit Abacus konnten wir das erste Portal zügig aufsetzen. Besonders positiv überrascht hat uns die Benutzerfreundlichkeit des Portaldesigners. Die Individualisierung ist einfach und intuitiv, sodass wir das Portal in weniger als 30 Minuten ohne grossen Aufwand an unser Corporate Design anpassen konnten.
Welche Erwartungen hatten Sie an das Treuhandportal, und inwiefern wurden diese erfüllt?
Unsere Erwartungen an das Treuhandportal waren hoch, insbesondere in Bezug auf Prozessoptimierung und Benutzerfreundlichkeit für unsere Kundinnen und Kunden. Wir wollten eine Lösung, die als einheitlicher Kommunikationskanal dient und einen medienbruchfreien Austausch von Informationen, Dokumenten und Nachrichten ermöglicht. Diese Erwartungen wurden nicht nur erfüllt, sondern in vielen Bereichen sogar übertroffen. Besonders die nahtlose Integration ins ERP-System sowie die Flexibilität bei der Gestaltung des Portals haben uns beeindruckt. Die Lösung ist modern, durchdacht und absolut praxisnah!
Wie verbessert das Treuhandportal die Zusammenarbeit mit Ihren Kundinnen und Kunden?
Das Treuhandportal revolutioniert unsere Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Kundinnen und Kunden grundlegend. Es ermöglicht einen strukturierten, einheitlichen und vollständig dokumentierten Austausch von Informationen, Dokumenten, Aufgaben oder Fristen. Da alle Prozesse über eine zentral integrierte Plattform laufen, ist der gesamte Datenaustausch jederzeit nachvollziehbar – sowohl für uns als Treuhandunternehmen als auch für unsere Kundinnen und Kunden.
Welchen Mehrwert bietet das Treuhandportal in Ihrem Arbeitsalltag?
Das Portal bringt einen spürbaren Mehrwert in unseren Arbeitsalltag. Mit Abacus haben wir eine kostengünstige und individuell anpassbare Lösung, wie sie im Finanzsektor, beispielsweise bei Banken, schon seit Langem Standard ist. Der strukturierte und dokumentierte Austausch von Informationen und Dokumenten macht das manuelle Nachverfolgen von Fristen und Freigaben überflüssig. Das reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und steigert die Effizienz.
Wie haben Ihre Kundinnen und Kunden auf das neue Portal reagiert?
Die Rückmeldungen unserer Pilotkunden sind durchweg positiv. Besonders geschätzt werden die Übersichtlichkeit, die Benutzerfreundlichkeit und der zentrale Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente. Auch der verbesserte Überblick über Fristen wird als echter Mehrwert wahrgenommen. Wir freuen uns darauf, das Portal in den kommenden Monaten schrittweise bei weiteren Kundinnen und Kunden einzuführen.
Wenn Sie das Treuhandportal in drei Worten beschreiben müssten, welche wären das?
Integriert, effizient und zukunftsweisend.
Kundenmagazin PAGES
PAGES, das Kundenmagazin der Abacus Research AG, stellt die neuesten Innovationen der Abacus und die aktuellen Trends der Software-Branche in den Fokus.