Das Treuhandcockpit: Mehr Überblick, weniger Komplexität

Treuhandunternehmen sehen sich nicht nur bei der externen Kommunikation und Zusammenarbeit mit ihren Kundinnen und Kunden, sondern auch bei internen Prozessen zahlreichen Herausforderungen gegenüber. Durch den Einsatz unterschiedlicher Tools und manueller Prozesse ist es oft schwierig, die zahlreichen Aufgaben für die Vielzahl unterschiedlicher Mandanten mit den meist engen Fristen zu koordinieren. Oft fehlt eine zentrale Übersicht, was die Transparenz erschwert, und das Risiko erhöht, Fristen oder Verantwortlichkeiten zu übersehen. Dies führt zu einer hohen Arbeitsbelastung und steigert die Gefahr von Fehlern im Mandatsmanagement.

Das Treuhandcockpit wurde gezielt entwickelt, um genau diesen aktuellen Herausforderungen von Treuhandunternehmen wirkungsvoll zu begegnen. Das Treuhandcockpit von Abacus bildet das digitale Herzstück für moderne Treuhandunternehmen und setzt neue Massstäbe in der effizienten Mandatsführung. Die vollständig integrierte Plattform ermöglicht die zentrale Verwaltung und Überwachung sämtlicher Mandanten, Aufgaben und Fristen. Das Treuhandcockpit vereinfacht und automatisiert zentrale Arbeitsabläufe, reduziert Fehlerquellen und verschafft Treuhandunternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Mit dem klaren Fokus auf Automatisierung, Standardisierung und Transparenz reduziert das Treuhandcockpit die Komplexität des Arbeitsalltags spürbar und schafft Freiräume für eine erstklassige Betreuung der Mandanten. 

Zentrales Mandantenmanagement

Das zentrale Mandantenmanagement des Treuhandcockpits ermöglicht es, sämtliche Kundinnen und Kunden und Aufgaben übersichtlich an einem Ort zu verwalten. Tägliche Aufgaben wie Fakturierung, Jahresabschlüsse oder Lohnläufe lassen sich direkt aus dem Cockpit starten, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Die mandantenübergreifende Ansicht lässt sich flexibel an individuelle Bedürfnisse anpassen. So wird ein optimaler Ressourceneinsatz sowohl auf persönlicher als auch auf Teamebene gewährleistet, indem Fristen und Aufgaben effizient koordiniert und überwacht werden. Alle Mitarbeitenden eines Treuhandunternehmens erhalten durch das zentrale Cockpit simultanen Zugriff auf sämtliche Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten und sehen den aktuellen Bearbeitungsstatus in Echtzeit. Diese nahtlose Kollaboration schafft klare Zuständigkeiten und verhindert Doppelspurigkeit oder Missverständnisse.

Strukturiertes Aufgabenmanagement

Das strukturierte Aufgabenmanagement gewährleistet eine standardisierte und effiziente Bearbeitung aller Aufgaben im Unternehmen. Aufgaben werden zentral erfasst und gezielt den zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen. So können Teams in Echtzeit gemeinsam an Projekten arbeiten, Fortschritte transparent nachverfolgen und bei Abwesenheiten nahtlos Vertretungen übernehmen. Komplexe Tätigkeiten wie Jahresabschlüsse werden mithilfe individuell vordefinierter Workflows und Checklisten von allen Mitarbeitenden einheitlich ausgeführt. Dies sichert eine konsistente Qualität bei der Bearbeitung von Aufgaben, vereinfacht die Übernahme von Vertretungen und stärkt die Teamzusammenarbeit. Ein weiterer Vorteil des Aufgabenmanagements besteht darin, dass sich regelmässig wiederkehrende Prozesse wie Buchhaltungsabschlüsse, Lohnabrechnungen oder das Einreichen von Steuererklärungen automatisieren, im Voraus planen und als To-dos hinterlegen lassen. Darüber hinaus bietet das Aufgabenmanagement eine transparente Übersicht über alle relevanten Kennzahlen, sodass Arbeitsabläufe kontinuierlich optimiert und Ressourcen gezielt eingesetzt werden können.

Intelligentes Fristenmanagement

Das intelligente Fristenmanagement ist ein weiteres Highlight und setzt neue Massstäbe in der Organisation von Aufgaben und Fristen. Das Treuhandcockpit unterstützt Treuhandunternehmen im Arbeitsalltag und ist ein effektives Tool für die proaktive Bearbeitung sämtlicher Aufgaben und Fristen. Auf Basis vordefinierter Mandatstypen erstellt das System gesetzliche Fristen für Aufgaben wie die MWST-Abrechnung automatisch. Zusätzlich generiert das Treuhandcockpit automatische Erinnerungen an bevorstehende Fristen und Aufgaben, beispielsweise für die Einreichung der Steuererklärung oder dem Quartalsabschluss, und stellt so sicher, dass keine Deadlines mehr verpasst werden. Insgesamt sorgt das intelligente Fristenmanagement für die termingerechte Erledigung aller Fristen und stellt eine spürbare Entlastung im oft stressigen Treuhandalltag dar.

Das Treuhandcockpit vereint zentrales Mandanten-, Aufgaben- und Fristenmanagement in einer vollständig integrierten Plattform und hebt damit die Effizienz und Transparenz in Treuhandunternehmen auf ein neues Niveau. Durch die Automatisierung und Standardisierung zentraler Prozesse werden Fehlerquellen minimiert und Ressourcen optimal eingesetzt. So ermöglicht das Treuhandcockpit eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag und schafft Freiräume für eine erstklassige Mandantenbetreuung.

Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag seit der Einführung des Treuhandcockpits verändert und welche Überlegungen haben letztlich zur Einführung des Treuhandcockpits geführt?

Roman Wey: Bevor das Treuhandcockpit eingeführt wurde, war die Aufgabenverwaltung bei uns eher dezentral organisiert. Jedes Team hatte seine eigene Lösung: Excel-Listen, E-Mails oder Papiernotizen. Gerade im Alltag mit mehreren Mandaten und wachsenden Teams wurde dies zu einer Herausforderung. Es fehlte an einer zentralen Übersicht und einer klaren Verantwortungsverteilung. Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Mandat arbeiten, muss es einen Ort geben, an dem Aufgaben und Fristen transparent und nachvollziehbar geführt werden.

Da wir bereits viele Module der Abacus Software – wie Buchhaltung, HR und AbaPlato zur Leistungserfassung und Fakturierung – erfolgreich im Einsatz haben, war für uns klar: Auch die Aufgabenverwaltung soll konsequent in diese Systemlandschaft integriert werden. Das Treuhandcockpit stellt für uns die logische Erweiterung dar und fügt sich nahtlos in das MyAbacus Portal ein. Der entscheidende Mehrwert: Sämtliche Funktionen stehen zentral an einem Ort zur Verfügung, ohne dass zusätzliche Schnittstellen oder Insellösungen erforderlich sind.

Wie verlief die Implementierung des Treuhandcockpits in Ihrem Unternehmen?

Dank des fundierten Abacus Know-hows unseres Aeberli Digital Teams konnten wir die Einführung des Treuhandcockpits vollständig in Eigenregie realisieren. Dadurch lassen sich Prozesse, die exakt auf unsere Arbeitsweise zugeschnitten sind, direkt im System abbilden. Wir haben bewusst mit einem klar definierten Pilotprojekt begonnen, bei dem unsere Auszubildenden mitwirkten. Unser Ziel war es, die Aufgaben unserer Auszubildenden zentral zu steuern und den Mandatsleitern jederzeit einen umfassenden Überblick zu ermöglichen. So konnten wir frühzeitig wertvolles Feedback gewinnen und Optimierungspotenziale gezielt identifizieren.

Nach der erfolgreichen Testphase werden wir die Lösung nun schrittweise auf weitere Mandate ausrollen. Dies bringt selbstverständlich auch Anforderungen an das Changemanagement mit sich, insbesondere bei erfahrenen Kolleginnen und Kollegen. Der grosse Vorteil liegt jedoch auf der Hand: Die Aufgabenverwaltung im Treuhandcockpit ist nicht nur intuitiv, sondern auch vollständig in die bestehenden Abacus Prozesse integriert. Dadurch wird die Hemmschwelle zur Nutzung erheblich gesenkt.

Welche Erwartungen hatten Sie an das Treuhandcockpit und inwiefern wurden diese erfüllt oder sogar übertroffen?

Wir hatten uns eine strukturierte Aufgabenverteilung, eine zentrale Fristenkontrolle und ein verbessertes Monitoring der Mandate erhofft – und genau das konnten wir erreichen. Besonders beim Pilotprojekt mit unseren Auszubildenden wurde der Mehrwert deutlich: Die Mandatsleiter haben jederzeit einen aktuellen Überblick über den Aufgabenstand, was insbesondere bei Teilzeitarbeitszeiten von grosser Bedeutung ist. Für die Auszubildenden bietet das System zudem eine wertvolle Schulung in Selbstorganisation und Prozessverantwortung. Mithilfe von Checklisten und klaren Dokumentationen konnten wir einheitliche Standards etablieren, die sowohl Qualität als auch Vollständigkeit sicherstellen.

Welche Herausforderungen im Aufgaben- und Fristenmanagement konnten Sie durch das Treuhandcockpit erfolgreich lösen und welche konkreten Verbesserungen konnten Sie dadurch erzielen?

Das Treuhandcockpit hat sich in unserem Arbeitsalltag als hilfreiches Werkzeug etabliert. Es unterstützt uns dabei, Aufgaben und Fristen innerhalb unserer Mandate strukturiert zu organisieren, Fristen konsequent einzuhalten und Aufgaben zuverlässig abzuschliessen. Dies ist insbesondere bei Mitarbeitenden mit Teilzeitpensen, wie unseren Auszubildenden, von Vorteil. Klar definierte Checklisten und begleitende Dokumentationen ermöglichen es uns zudem, die Qualität der Abläufe weiter zu standardisieren.

Der grösste Mehrwert liegt jedoch in der proaktiven Mandatsführung: Wir erkennen auf einen Blick, wie viele Aufgaben noch offen sind und wo sich Engpässe abzeichnen. Dadurch können wir unsere Ressourcen gezielter einsetzen. Das fördert nicht nur die Effizienz, sondern schafft zugleich Sicherheit – für uns und unsere Kunden.

Besonders geschätzt wird die Möglichkeit, sämtliche Informationen zentral zu erfassen und somit jederzeit den Überblick über offene Punkte und Zuständigkeiten zu behalten – unabhängig davon, ob jemand vor Ort oder im Homeoffice arbeitet. Gerade bei wachsender Teamgrösse ist diese Transparenz entscheidend, um Verantwortlichkeiten klar zu regeln und Doppelspurigkeit zu vermeiden.

Ein weiterer Vorteil ist die nahtlose Integration in unsere bestehende Abacus Umgebung. Die vertraute Bedienung sowie die Integration ins MyAbacus ersparen uns den Wechsel zwischen unterschiedlichen Tools. Dadurch konnten wir das Cockpit mit überschaubarem Aufwand einführen und laufend weiterentwickeln. Natürlich erforderte die Anfangsphase ein gewisses Umdenken im Team und Zeit für die saubere Definition von Prozessen, doch diese Investition hat sich gelohnt. Heute haben wir deutlich mehr Klarheit im Alltag und ein besseres Gefühl dafür, wo gerade welche Arbeiten anstehen.