Spesen richtig regeln
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Was ist ein Spesenreglement?
Ein Spesenreglement ist eine interne Richtlinie, die festlegt, welche Auslagen Mitarbeitenden im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit erstattet werden, wie diese abzurechnen und welche Nachweise dafür erforderlich sind. Es regelt insbesondere die Rückerstattung von Fahr-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie von Repräsentationsauslagen.
Das Ziel eines Spesenreglements ist es, Transparenz und Einheitlichkeit bei der Spesenabrechnung zu schaffen, Missverständnisse zu vermeiden und sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Unternehmen Rechtssicherheit zu bieten. Gleichzeitig dient es, sofern es von der kantonalen Steuerbehörde genehmigt wurde, als Nachweis, dass die vergüteten Spesen tatsächlich geschäftlich bedingt und nicht als steuer- oder sozialversicherungspflichtiger Lohn zu betrachten sind. Ein gut strukturiertes Spesenreglement ist für Schweizer KMU ein zentrales Instrument, um den administrativen Aufwand zu reduzieren, steuerliche Risiken zu minimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.
Welche Unternehmen brauchen ein Spesenreglement?
In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Pflicht dafür, ein Spesenreglement zu formulieren. Grundsätzlich empfiehlt sich ein Spesenreglement aber für alle Unternehmen, die Spesen vergüten. Besonders relevant ist es für Unternehmen mit einem hohen Spesenvolumen, viel Aussendienst- oder Reisetätigkeit oder wenn Pauschalspesen vergütet werden. Für kleinere Unternehmen mit wenig und selten anfallenden Spesen kann ein einfacher gestaltetes Reglement genügen. Sobald jedoch Pauschalspesen zur Anwendung kommen oder viele Mitarbeitende betroffen sind, ist ein detailliertes Spesenreglement ratsam.
«Grundsätzlich empfiehlt sich ein Spesenreglement für alle Unternehmen, die Spesen vergüten.»
Daniel Geisser Product Manager Spesenmanagement & Mobile Apps
Welche Aspekte werden in einem Spesenreglement festgelegt?
Ein Spesenreglement sollte folgende Aspekte beinhalten:
Geltungsbereich: Für welche Mitarbeitenden (bspw. Abteilung, Position im Unternehmen) gilt das Reglement?
Definition von Spesen für das Unternehmen: Welche Auslagen gelten als Spesen (z.B. Fahrten, Verpflegung, Übernachtung, Repräsentation, Telefonie, Schutzkleidung)?
Rückerstattungsmodalitäten: Werden Spesen effektiv (gegen Beleg) oder pauschal vergütet? Gibt es Höchstbeträge?
Nachweispflichten: Welche Belege sind einzureichen? Wie erfolgen die Kontrolle und Freigabe?
Ausschlüsse: Welche Auslagen werden ausdrücklich nicht als Spesen anerkannt (z.B. Arbeitsweg, private Auslagen, Luxusausgaben)?
Prozess: Wie ist der Ablauf der Spesenabrechnung, wer genehmigt sie, wie erfolgt die Auszahlung?
Änderungsregelung: Wie werden Anpassungen am Reglement vorgenommen?
Übrigens: Vorlagen und Muster-Reglemente der Schweizerischen Steuerkonferenz oder der kantonalen Steuerverwaltungen bieten eine gute Grundlage für individuell ausgestaltete Spesenreglemente von Unternehmen.
Sollen Unternehmen das Spesenreglement durch die zuständige kantonale Steuerbehörde genehmigen lassen?
Die Genehmigung eines Spesenreglements durch die kantonalen Steuerbehörden ist besonders bei Reglementen mit Pauschalspesen und/oder umfangreichen Spesenregelungen dringend zu empfehlen. Ein genehmigtes Reglement kann folgende Vorteile bieten:
Die Steuerbehörde akzeptiert die Spesen als solche und behandelt sie nicht als steuer- oder sozialversicherungspflichtigen Lohn. Das schafft Rechtssicherheit für Unternehmen und Mitarbeitende.
Die Regelung wird in der ganzen Schweiz anerkannt, wenn sie durch die Steuerbehörde im Sitzkanton genehmigt wurde.
Die Anforderungen an die Deklaration der Spesen im Lohnausweis werden vereinfacht. Sofern Pauschalspesen im Spesenreglement genehmigt wurden, sind nur diese anzugeben.
Mit der Genehmigung des Spesenreglements ergeben sich aber auch Verpflichtungen. Unternehmen mit einem genehmigten Spesenreglement verpflichten sich,
mit den im Spesenreglement festgelegten Vergütungen sämtliche Auslagen zu ersetzen, die den Mitarbeitenden nach Art. 327 ff. OR zustehen;
jede Änderung des Spesenreglements vor deren Anwendung von der zuständigen Steuerbehörde genehmigen zu lassen.
Für Unternehmen mit weniger als zehn Empfängern von Pauschalspesen ist eine Genehmigung meist nicht zwingend, aber auch hier kann eine sogenannte Spesenvereinbarung mit der Steuerbehörde sinnvoll sein. Bei rein effektiven Spesen (ohne Pauschalen) genügt oft ein internes, nicht durch die Steuerbehörden genehmigtes Reglement, sofern die Grundsätze der Wegleitung zum Lohnausweis eingehalten werden.
Wie kann die Einhaltung von Spesenreglementen im Arbeitsalltag sichergestellt werden?
Die konsequente Einhaltung eines Spesenreglements ist für Schweizer KMU entscheidend, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren. Folgende Massnahmen haben sich in der Praxis bewährt:
1. Klare und zugängliche Richtlinien
Formulieren Sie das Spesenreglement eindeutig und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden jederzeit darauf zugreifen können – idealerweise auch digital und mobil.
2. Belegpflicht und Nachweisdokumentation
Alle Spesen müssen durch Belege nachgewiesen werden. Stellen Sie den Mitarbeitenden eine nutzerfreundliche Lösung für die Spesenerfassung zur Verfügung. So werden Belege zeitnah und vollständig eingereicht. Dadurch kann eine reibungslose Abwicklung gewährleistet werden.
3. Digitale Tools und Automatisierung
Nutzen Sie digitale Spesenmanagement-Lösungen, die die Einreichung, Freigabe und Verarbeitung von Spesenbelegen mit Automatisierungen erleichtern. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Spesenanträge direkt auf Verstösse gegen Gesetze oder interne Richtlinien geprüft werden können. Das Abacus Spesenmanagement ermöglicht beispielweise die Anzeige von Warnhinweisen bei der Erfassung und Freigabe, sollte eine Vorgabe nicht erfüllt sein. Bei Bedarf kann auch die Einreichung von individuell definierten Spesen im Abacus (bspw. Spesen unter CHF 50, sofern der Mitarbeitende Pauschalspesen bezieht) eingeschränkt werden, so dass unzulässige Spesen gar nicht erst eingereicht werden können. So lässt sich viel Administrationsaufwand schon bei der Prüfung und Verarbeitung einsparen.
4. Mehrstufige Kontrolle und Freigabe
Führen Sie einen klaren Freigabeprozess ein, bei dem Vorgesetzte Speseneinreichungen auf ihre Angemessenheit und Übereinstimmung mit dem Reglement hin prüfen können. Mit der Abacus Business Software können Schwellenwerte für die Freigabe festgelegt oder der freizugebende Beleg auch flexibel an eine andere Person weitergeleitet werden.
5. Laufende Überwachung und Anpassung
Überwachen Sie die Einhaltung des Reglements kontinuierlich und passen Sie die Richtlinien bei Bedarf an veränderte gesetzliche oder betriebliche Anforderungen an.
Fazit
Ein klar formuliertes und – bei Bedarf – durch die kantonalen Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement ist für Schweizer KMU ein zentrales Instrument, um steuerliche Risiken zu minimieren, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen. Unternehmen mit häufig anfallenden Spesen oder Pauschalspesen sollten ihr Reglement unbedingt von den Steuerbehörden im Sitzkanton genehmigen lassen, um die Rechtssicherheit zu vergrössern. In Kombination mit dem Abacus Spesenmanagement können Sie Ihre Spesenprozesse optimal gestalten – effizient, modern und branchenunabhängig.
Über den Autor
Daniel Geisser ist Product Manager für Spesenmanagement und Mobile Apps bei der Abacus Research AG. Er kennt er die Herausforderungen von HR-, Lohn- und Finanzverantwortlichen in Schweizer KMUs. Mit seiner langjährigen Erfahrung prägt er die innovative Spesenlösung von Abacus für die Digitalisierung und Optimierung von Spesenprozessen.
Spesenmanagement leicht gemacht
Das Abacus Spesenmanagement deckt sämtliche Bedürfnisse von Unternehmen jeder Grösse ab – vom einzelnen Modul bis zur integrierten Gesamtlösung. Ihren Mitarbeitenden stehen unterschiedliche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, die alle miteinander vernetzt sind. So bieten Sie Ihren Führungskräften und Mitarbeitenden eine zeitgemässe Arbeitsumgebung mit intuitiven Tools und flexiblen Prozessen.
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