So gelingt Zeiterfassung in modernen Arbeitswelten
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Warum flexible Arbeitsmodelle boomen
Die Nachfrage nach Flexibilität steigt: Laut aktuellen Studien wünschen sich Schweizer Arbeitnehmende deutlich mehr Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit und des Arbeitsorts. Besonders die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben rückt in den Vordergrund. Aber auch Unternehmen profitieren: Flexible Modelle erhöhen die Arbeitgeberattraktivität, verbessern die Work-Life-Balance und ermöglichen eine bessere Auslastung der Personalressourcen. Sie sind zudem ein wichtiger Hebel im Kampf gegen den Fachkräftemangel.
Herausforderungen für die Zeiterfassung
Mit der Flexibilisierung der Arbeit steigen die Anforderungen an eine transparente, nachvollziehbare und rechtssichere Arbeitszeiterfassung.
Unterschiedliche Arbeitsorte und -zeiten erschweren die korrekte Erfassung sowie die Kontrolle: In modernen Arbeitsmodellen arbeiten viele Mitarbeitende nicht mehr ausschliesslich am selben Ort oder zur gleichen Zeit. Homeoffice, Aussendienst oder flexible Arbeitsplätze machen die Zeiterfassung komplexer. Auch die Kontrolle über die korrekte und vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten wird erschwert, da es keine zentrale Anwesenheit mehr gibt.
Verschiedene Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit, Teilzeit, 4-Tage-Woche) müssen korrekt abgebildet werden: Unternehmen bieten heute zahlreiche Arbeitszeitmodelle an, um individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Diese Vielfalt stellt hohe Anforderungen an die Zeiterfassungssysteme. Damit Arbeitszeiten und Überstunden nachvollziehbar bleiben, müssen unterschiedliche Regelungen, Kernzeiten und Sollstunden korrekt abgebildet werden.
| Modell | Anforderungen in der Zeiterfasssung |
| Teilzeitarbeit | Individuelle Sollzeiten pro Woche / Tag, automatische Anpassung von Ferienansprüchen |
| Flex Office | Mobile Zeiterfassung, ortsunabhängige Erfassung, Integration von Homeoffice- bzw. Remote-Tagen |
| 4-Tage-Woche | Wochenarbeitszeit auf vier Tage verteilt |
| Gleitzeit bzw. Jahresarbeitszeit | Arbeitszeitkonten, Übertrag von Gleitzeit, transparente Saldiverwaltung, Ausgleichsregelung |
Gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist verpflichtend. Diese regeln unter anderem Höchstarbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten und Dokumentationspflichten. Eine fehlerhafte oder unvollständige Erfassung kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Mitarbeitende und Behörden: Mitarbeitende haben ein berechtigtes Interesse daran, dass ihre Arbeitszeiten transparent und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Auch Behörden verlangen bei Kontrollen eine lückenlose und verständliche Dokumentation. Unklare oder intransparente Erfassung kann zu Misstrauen oder Beanstandungen führen.
Die Dokumentation darf nicht zur Bürokratiefalle werden: Die Zeiterfassung darf nicht zu unverhältnismässigem administrativen Aufwand für Mitarbeitende und Unternehmen führen. Zu viele oder zu komplexe Dokumentationspflichten können die Produktivität beeinträchtigen und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden senken. Ziel ist eine effiziente, aber dennoch vollständige Dokumentation.
«Das Ziel ist eine effiziente, vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten.»
Rahel Kleinhans Product Manager Zeiterfassung bei Abacus Research AG
Moderne Ansätze für die Zeiterfassung
Digitale Tools sind die Basis für eine effiziente und rechtssichere Zeiterfassung in flexiblen Arbeitsmodellen. Moderne Zeiterfassungssysteme sind heute weit mehr als digitale Stempeluhren. Sie bieten unter anderem folgende Vorteile:
Ortsunabhängige Erfassung: Mitarbeitende erfassen Zeiten per App, am PC oder an Terminals – egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs. Bei Abacus sind die Zeiterfassungsinstrumente beliebig kombinierbar
Automatisierte Berechnungen: Überstunden, Ferienansprüche und Zuschläge werden automatisch berechnet. Arbeitszeitkonten ermöglichen es, Über- und Minusstunden flexibel zu verwalten. Mitarbeitende können ihr Zeitkonto ausgleichen, ohne dass die Übersicht verloren geht.
Integration: Mit einer Zeiterfassungssoftware wird die nahtlose Anbindung an Lohnbuchhaltung, Projektverwaltung und HR-Software gewährleistet. So können Sie die erfassten Daten effizient in relevante Geschäftsprozesse einbinden und diese gewinnbringend optimieren.
Transparenz durch Self-Service: In Web-Portalen und Apps haben Mitarbeitende und Führungskräfte jederzeit Zugriff auf ihre Daten, können Ferienanträge stellen und ihre Saldi einsehen. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten eigenständig, Führungskräfte haben jederzeit Einblick. Das senkt den administrativen Aufwand und schafft Vertrauen durch Transparenz.
Gesetzeskonformität wird automatisch geprüft: Anforderungen aus dem Arbeitsgesetz können automatisiert geprüft und ausgewertet werden. Bei der Eingabe von Arbeitszeiten prüft die Software automatisch, ob die Vorgaben des Arbeitsgesetzes oder eines GAVs eingehalten werden.
Praxistipps für die Einführung
Sie denken über eine Einführung einer digitalen Zeiterfassungslösung nach? Diese fünf Tipps helfen Ihnen, die passende Lösung zu finden und zielführend umzusetzen. So steht einer modernen Zeiterfassung nichts mehr im Weg.
Tipp 1: Anforderungen und Zielgruppen frühzeitig analysieren
Klären Sie zunächst, welche Mitarbeitergruppen die Zeiterfassung nutzen werden, welche Arbeitszeitmodelle und Einsatzorte es gibt und welche Anforderungen sich dadurch ergeben. Binden Sie alle relevanten Stakeholder (z.B. HR, IT, Teamleitungen) frühzeitig ein, um passgenaue Lösungen und deren Akzeptanz sicherzustellen.
Tipp 2: Passende Software auswählen und auf Integration achten
Wählen Sie eine Zeiterfassungslösung, die zu Ihren Prozessen, bestehenden Systemen und Arbeitsmodellen passt. Achten Sie insbesondere auch auf Integrationsmöglichkeiten mit anderen Software-Tools (z.B. Lohnbuchhaltung oder Projektmanagement).
Tipp 3: Rechtliche Vorgaben und Datenschutz beachten
Stellen Sie sicher, dass die Zeiterfassung alle relevanten gesetzlichen Anforderungen (z.B. Arbeitszeitgesetz, Pausenregelungen, Dokumentationspflichten) abdeckt. Die Lösung sollte Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Mitarbeitende und Behörden bieten, ohne zur Bürokratiefalle zu werden.
Tipp 4: Transparente Kommunikation und Schulungen
Gute Kommunikation ist die halbe Miete. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um allen Mitarbeitenden die Ziele und Vorteile der neuen Lösung zu erklären. An gezielten Schulungen lernen alle Nutzenden den Umgang mit der Software. Nach der Einführung können interne Kanäle für Fragen und Hilfestellungen im Arbeitsalltag weiterhin unterstützen.
Tipp 5: Pilotphase und Feedback einplanen
Starten Sie mit einer Pilotgruppe, um die Software im Alltag zu testen und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen. Holen Sie aktiv Feedback ein und passen Sie Prozesse oder Einstellungen vor dem Rollout für das gesamte Unternehmen an.
Fazit: Zukunftsfähige Zeiterfassung ohne Bürokratie
Flexible Arbeitsmodelle sind gekommen, um zu bleiben. Mit modernen, digitalen Zeiterfassungslösungen gelingt es Ihnen, die Vorteile flexibler Arbeitszeiten voll auszuschöpfen – und dabei alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. So schaffen Sie als HR-Leitung oder Geschäftsführung die Basis für eine zukunftsfähige, attraktive und effiziente Arbeitswelt.
Über die Autorin
Rahel Kleinhans ist Product Manager Zeiterfassung bei der Abacus Research AG. Seit April 2021 verantwortet sie die Weiterentwicklung und Umsetzung moderner Zeiterfassungslösungen. Zuvor war sie mehrere Jahre als Business Analystin und Beraterin mit Fokus auf die Abacus Personallösung tätig. Mit ihrer langjährigen Erfahrung unterstützt sie Schweizer KMUs in der Implementierung benutzerfreundlicher und gesetzeskonformer Zeiterfassungslösungen.
Abacus Zeiterfassung
Die Abacus Zeiterfassung ist so konzipiert, dass sie auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens abgestimmt werden kann – vom einzelnen Modul bis zur integrierten Gesamtlösung. Den Mitarbeitenden stehen unterschiedliche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, die alle miteinander vernetzt sind.
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