«Abacus ist unser digitales Werkzeug für einfachere Prozesse.»
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Was war bei Rotor Lips AG ausschlaggebend für den Einsatz der Abacus Software?
Manuel Hartmann: Unsere bisherige Software erfüllte unsere Anforderungen nicht mehr, sodass wir unsere Prozesse nicht weiterentwickeln konnten. Abacus war für uns bereits ein bekannter Name, wurde intern wie extern empfohlen und war auch bei einer unserer Schwesterfirmen bereits erfolgreich im Einsatz. Bei der Evaluation hat Abacus am besten zu unseren Anforderungen gepasst.
Welche Abacus Module setzen Sie heute ein?
MH: Wir arbeiten heute mit einer breiten Palette: von Auftragsbearbeitung, Einkauf, Lager, Produktionsplanung und -steuerung, CRM, E-Business über Debitoren, Kreditoren, Finanzbuchhaltung bis hin zum Servicemanagement. Die Lohnbuchhaltung führen wir extern, basiert aber ebenfalls auf Abacus.
Welche Prozesse optimiert die Abacus Software spürbar?
MH: Ein grosser Schritt war die Digitalisierung von Prozessen. Dazu gehören die Rechnungsfreigabe, der Wareneingang und die Rückverfolgbarkeit. Das spart uns enorm Zeit, reduziert den Papierverbrauch und erhöht die Transparenz, besonders im Lager, in der Logistik und in der Buchhaltung.
«Transparente Prozesse vom Lager bis zum Serviceeinsatz sind ein riesiger Gewinn.»
Manuel Hartmann, Vorsitzender der Geschäftsleitung, Rotor Lips AG
Gibt es ein Beispiel, an dem Sie den Nutzen der Abacus Lösung besonders spüren?
MH: Der Rüstprozess ist ein gutes Beispiel: Früher arbeiteten wir mit Listen und mehrfachen Rückmeldeschleifen, was zu langen Durchlaufzeiten und einer hohen Fehleranfälligkeit führte. Heute läuft dieser Prozess digital über mobile Geräte. Das hat nicht nur die Durchlaufzeiten deutlich verkürzt, sondern auch die Fehlerquote gesenkt und sorgt für mehr Übersicht im gesamten Ablauf.
Auch unser Servicegeschäft ist inzwischen vollständig digitalisiert. Während früher vieles per Telefon oder auf Papier organisiert wurde, werden Reparaturgeräte heute direkt im Abacus Servicemanagement erfasst. Die Aufträge werden automatisch den zuständigen Technikern zugewiesen und priorisiert. Alle relevanten Informationen sind zentral verfügbar. Sowohl für interne Reparaturen als auch für Einsätze vor Ort bei Kunden. So haben wir jederzeit den Überblick über mehrere Tausend Servicefälle.
Welche Rolle spielt Abacus bei Ihrer Lagerbewirtschaftung?
MH: Wir haben das gesamte Lager neu strukturiert. Jedes Tablar wurde nummeriert und mit QR-Codes versehen. Wir haben die Lagerstruktur mit Haupt- und Nebenlagern digital abgebildet. Seither sind alle Lagerbewegungen nachvollziehbar, die Inventur kann rollierend durchgeführt werden und die Transparenz hat sich deutlich erhöht. Auch der Rüstprozess profitiert direkt davon, da wir nun klare Prioritäten setzen können, kürzere Wege haben und deutlich weniger Fehler passieren.
Wie verlief die Einführung der Software?
MH: Die Einführung verlief sehr gut. Unser Partner InterBit AG hat uns eng begleitet und hervorragend unterstützt.
Zunächst haben wir die bestehenden Prozesse übernommen, um die Mitarbeitenden mitzunehmen. Danach haben wir diese gezielt weiterentwickelt. Rückblickend war die Einführung im Januar 2022 ein voller Erfolg, insbesondere durch die starke Projektbegleitung.
«Abacus ist für uns das, was unsere Küchengeräte für die Profis in der Küche sind – ein wichtiges Werkzeug, um effizienter zu arbeiten.»
Was schätzen Sie an der täglichen Arbeit mit Abacus besonders?
MH: Die Flexibilität und Tiefe der Lösung. Abacus begleitet uns durch den gesamten Geschäftsprozess – von der Bestellung über Lager, Produktion, Versand bis zum Service. Wir profitieren von klaren Strukturen, automatisierten Abläufen und einer hohen Transparenz. Auch unterwegs, zum Beispiel an Messen, können wir neu direkt Aufträge erfassen. Das wäre vorher nicht denkbar gewesen.
Welche Entwicklungen sind bei Ihnen aktuell in Planung?
MH: Wir möchten im Servicemanagement die automatische Nachbestellung basierend auf Verkaufsdaten implementieren.Auch digitale Wartungsverträge sind in Vorbereitung. Weitere Themen sind die Einführung der Zeiterfassung sowie Erweiterungen im CRM mit dem Aktivitätsmanagement.
Würden Sie Abacus als Gesamtlösung für einen Produktions- und Handelsbetrieb weiterempfehlen?
MH: Ganz klar ja. Abacus ist eine integrierte und unterstützende Lösung, mit der wir viel effizienter arbeiten können.
Über Manuel Hartmann
Manuel Hartmann begann seine Laufbahn vor über 20 Jahren bei der Rotor Lips AG als Konstrukteur und ist heute Vorsitzender der Geschäftsleitung sowie Leiter Betrieb. Im Rahmen der ERP-Umstellung auf Abacus im Jahr 2022 war er Teil des Kernteams. Mit seiner Begeisterung für Technik, Prozesse und Menschen sowie seiner Weiterbildung zum Dipl. Techniker HF Unternehmensprozesse treibt er die Digitalisierung im Unternehmen gezielt voran.
Über die Rotor Lips AG
Die Rotor Lips AG mit Sitz in Uetendorf bei Thun ist ein Schweizer Unternehmen, das seit vielen Jahren Maschinen für die gewerbliche Lebensmittelverarbeitung entwickelt, produziert und vertreibt. Die robusten Geräte kommen in Gastronomiebetrieben, Grossküchen, Spitälern und Bäckereien zum Einsatz. Rotor Lips, mit rund 40 Mitarbeitenden, gehört zur familiengeführten Rotag Gruppe. Zusammen mit ihren internationalen Schwesterfirmen beliefert das Unternehmen Kunden in über 40 Ländern weltweit.
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