«Das Electronic Banking führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung.»

Wie lange ist die Abacus Software bereits bei Helvetica Property Investors AG im Einsatz?

Joel Cox: Wir arbeiten mit Abacus seit unserer Gründung im Jahr 2006. Die Softwarelandschaft haben wir step-by-step ausgebaut. So setzten wir die Abacus Anlagenbuchhaltung beispielsweise erst seit drei bis vier Jahren ein.

Wie viele Mitarbeitende arbeiten mit Abacus?

JC: In unserer Finanzabteilung arbeiten vier Personen täglich mit Abacus. Weitere Mitarbeitende kommen punktuell mit Abacus in Berührung, zum Beispiel bei der Spesen- oder Kreditorenfreigabe und bei der Zeiterfassung.

Was schätzen Sie besonders an der Software?

JC: Abacus ist in vielen Unternehmen im Einsatz, weshalb einige Mitarbeitende die Software bereits aus früheren Tätigkeiten kennen. Zudem ist sie einfach in der Benutzung und well researched.

Welche Ziele verfolgen Sie mit Abacus?

JC: Unser Hauptziel ist es, die Automatisierung so weit auszureizen, wie es sicher ist. Der Automatisierungsgrad wird laufend erhöht. Wir arbeiten beispielsweise vermehrt mit Buchungsvorschlägen, haben effiziente Freigabestrukturen eingerichtet und EBICS-Verträge direkt in der Abacus Software eingerichtet.

Warum haben Sie sich für EBICS als Bankenschnittstelle entschieden?

JC: Ein grosser Vorteil von EBICS ist, dass ich nur einen Vertrag für verschiedene Mandanten benötige. Im Electronic Banking definieren wir, wann wir die camt-Dateien erhalten möchten und bekommen diese dann gesammelt für alle Mandanten.

Wie funktioniert der Kreditorenprozess bei Helvetica Property Investors AG?

JC: Die Rechnungen werden per E-Mail an unser Rechnungspostfach weitergeleitet und von AbaScan Pro analysiert. Im Abacus ERP werden die Belege weiterbearbeitet: Lieferant, Betrag, Fälligkeit, Kostenstelle, Zahlungskonditionen und weitere Informationen sind in der Regel bereits korrekt abgefüllt. In der Buchhaltung erfolgt anschliessend die Kontrolle. Ist alles korrekt, wird der Freigabeprozess gestartet und schliesslich der Zahlungslauf durchgeführt. Sobald die Zahlungen erfolgt sind, werden die Kontobewegungen automatisch abgeholt und mit den Kreditorenbelegen verknüpft.

Welche Funktionen schätzen Sie in diesem Prozess besonders?

JC: Die Belegerkennung durch AbaScan Pro ist wirklich sehr zuverlässig, wenn man mit den Vorschlägen arbeitet und diese laufend pflegt. Ich spare so viel Zeit. Manchmal habe ich das Gefühl, das kann doch nicht wahr sein (lacht). Ich muss die Belegerfassung nur noch kontrollieren und speichern.

Welche Rolle spielt die automatische Verbuchung der Kontobewegungen im täglichen Betrieb?

JC: Die automatische Verbuchung der Kontobewegungen unterstützt unser Vorhaben, den Prozess so weit sinnvoll zu automatisieren. Sobald eine Zahlung ausgeführt wurde, erhalten wir die Kontoauszüge. Diese werden im Abacus aufgrund von Standardbuchungsregeln automatisch mit dem Kreditorenbeleg verknüpft. Neu haben wir eingeführt, dass wir auch E-Dokumente automatisiert erhalten. So sind diese immer aktuell und direkt im Abacus verfügbar.

Für die Zahlungsausführung nutzen Sie das Abacus Electronic Banking. Warum ist das ein Mehrwert für Ihre Buchhaltung?

JC: Mit dem Electronic Banking lässt sich die Effizienzsteigerung in real-time beobachten. Ich kann praktisch alles einstellen und automatisieren. Jedes Mal, wenn ich mit unserem Vertriebspartner Customize spreche, lerne ich wieder etwas dazu und erlebe eine Effizienzsteigerung. Ich könnte mich stundenlang mit dem Electronic Banking beschäftigen.

Warum empfehlen Sie das Electronic Banking anderen Unternehmen?

JC: Ich verstehe nicht, warum man das Electronic Banking nicht einsetzen sollte. Vor allem in Kombination mit der Kreditorenbuchhaltung führt das Electronic Banking zu einer deutlichen Effizienzsteigerung. Der Beleg wird einmalig erfasst, freigegeben und schon erfolgt die Zahlung. Auch IKS-seitig gibt es viele Vorteile: Ich brauche nicht noch eine zweite Person, die die Zahlungen im Electronic Banking überprüft. Die Kontrolle erfolgt durch die Belegfreigabe und muss nicht nochmals erfolgen. Das spart uns enorm viel Zeit.

Welche Abacus Projekte laufen aktuell?

JC: Wir führen die Kreditorenfreigabe in der mobile App AbaClik ein. So können wir sicherstellen, dass die Fälligkeiten eingehalten werden können, auch wenn die Mitarbeitenden nicht im Office sind. Für mich als Verantwortlicher der Kreditoren ist es wichtig zu sehen, wo die Belege sind und das sehe ich transparent im Umlaufprotokoll.