«Mit Abacus bin ich ziemlich wunschlos glücklich.»

Herr Büchler, Sie schreiben in Ihrer Signatur «Sparringpartner und Zukunftsstratege», was ist die Geschichte hinter diesen beiden Begriffen?

Roman P. Büchler: Sparringpartner deshalb, weil ich Themen wie Organisationsentwicklung, Führung, Führungsverhalten, Werte und Kultur mit der Geschäftsleitung auf Augenhöhe diskutiere und reflektiere. Der Zukunftsstratege ist aus einem Gespräch mit meinem Coach entstanden. Ich habe mich selber immer als Stratege beschrieben und weil ich mich schon immer gerne mit fortschrittlichen Technologien und Innovationen in der Zukunft befasst habe, ist daraus der Zukunftsstratege entstanden.

Wann haben Sie FORAN gegründet?

RB: Ich habe FORAN 2019 mit meinem Gründungspartner gegründet. Seit gut einem Jahr bin ich jetzt alleine unterwegs. Aktuell beschäftige ich drei Mitarbeitende und vier weitere Personen arbeiten im Netzwerk mit mir zusammen.

Weshalb haben Sie sich für die Abacus Projektverwaltung entschieden?

RB: Bei der Gründung haben wir uns für drei verschiedene IT-Tools entschieden: eines für das Projektmanagement, eines für die Zeiterfassung und ein weiteres für die Fakturierung und Finanzbuchhaltung. Nach einem Jahr hat sich gezeigt, wie aufwändig es mit drei verschiedenen Systemen ist. Das Backoffice war mehrheitlich mit dem Transfer verschiedener Excel-Tabellen beschäftigt. Unter Digitalisierung verstehe ich etwas anderes! Meine Finanzbuchhalterin hat mich dann auf Abacus gebracht.

Welche Vorteile ergeben sich mit der Abacus Software?

RB: Mit Abacus haben wir alles aus einem Guss! Vor allem in der Administration bewirkt die Abacus Software erhebliche Zeitersparnisse.

Wie wickeln Sie ein Projekt in der Abacus Projektverwaltung ab?

RB: Zuerst wird der Kunde und das Projekt erfasst. Anschliessend wird eine Offerte erstellt und zum Projekt abgelegt. Sobald wir die Zusage für das Projekt haben, wird der Offertbetrag auf dem Projekt als Budget hinterlegt. Mitarbeitende können Leistungen und Spesen direkt auf das Projekt rapportieren. So habe ich jederzeit den Überblick über das Budget. Anfang Monat erstelle ich den Rechnungsvorschlag und verschicke die Rechnungen anschliessend mit beigelegtem Stundenrapport per E-Mail. Früher mussten wir die Fakturierung mühsam via Excel abwickeln - jetzt sind wir viel effizienter.

Welchen Stellenwert haben mobile Erfassungsmöglichkeiten in Ihrer Branche?

RB: Mobile Erfassungsmöglichkeiten sind das A und O - wir sind primär bei Kunden unterwegs. Früher war ich manchmal nachlässig beim Erfassen der Leistungen und Spesen. Mit Abacus kann ich die Stunden und Spesen erfassen kurz bevor ich beim Kunden wegfahre. Mit der Abacus Projektverwaltung bin ich tagesaktuell. Auch Freelancer können ihre Stunden direkt im MyAbacus Portal rapportieren und müssen anschliessend nur noch die Rechnung zukommen lassen.

Haben Sie weitere Abacus Module im Einsatz?

RB: Ja, ich möchte den ganzen Prozess von der Offertstellung bis zum Projektabschluss in einem Tool abbilden. Neben der Projektverwaltung haben wir die Finanzbuchhaltung mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und das Spesenmanagement im Einsatz. Für Offerten nutzen wir die Auftragsbearbeitung.

Wie werten Sie Ihre Projekte aus?

RB: Neu haben wir auch den Abacus Data Analyzer im Einsatz. Die Auswertungen zu offenen Kreditoren- oder Debitorenrechnungen oder zu den einzelen Projekten sind auf Knopfdruck verfügbar.

Würden Sie die Abacus Projektverwaltung weiterempfehlen?

RB: Ja, ich empfehle die Projektverwaltung weiter. In meiner Branche müssen Leistungen und Spesen möglichst schnell und schlank erfasst werden können. Mit der Abacus Projektverwaltung ist das gegeben. Viel mehr kann man uns das Leben gar nicht erleichtern.

Wie verlief der Einführungsprozess mit der ks datawerk?

RB: Ich habe den Vertrag Ende 2021 unterschrieben und wir haben Abacus auf Ende Februar eingeführt. Der Einführungsprozess verlief reibungslos - ich würde jederzeit wieder ein Projekt mit ks datawerk umsetzen.