Gute HR-Daten sind der Motor der Veränderung

Digitalisierung, Automatisierung, Künstliche Intelligenz – die Schlagworte klingen verheissungsvoll. Doch so wie kein Rennen auf einer Schotterpiste gewonnen wird, gilt auch im Personalmanagement: Ohne solide Datenbasis bleibt Innovation ein Wunschtraum. Es ist wie bei einer guten Strasse: Bevor wir Tempo aufnehmen können, muss der Untergrund stimmen. In diesem Beitrag möchte ich zeigen, warum die Qualität und Struktur Ihrer Personaldaten den entscheidenden Unterschied machen – und wie Sie Ihr HR damit fit für die Zukunft machen.

Vier Stationen auf dem Weg zur soliden Datenbasis

Station 1: Das Herzstück: Zentraler Personalstamm

Ein zentraler Personalstamm ist das Herzstück Ihrer Personaldaten, weil er alle relevanten Informationen an einem Ort bündelt und so als „Single Point of Truth“ dient. Wenn Stammdaten wie Eintrittsdatum, Lohninformationen, Abwesenheiten oder Weiterbildungen zentral gepflegt werden, entfallen fehleranfällige Doppelspurigkeit und widersprüchliche Versionen in unterschiedlichen Systemen. 

Für die HR-Abteilung schafft das Transparenz und eine stabile Grundlage, um Prozesse zu automatisieren, Reports zu erstellen oder Mitarbeitende individuell zu begleiten. Gleichzeitig erhöht ein sauber geführter Personalstamm das Vertrauen der Mitarbeitenden in die HR-Systeme – denn sie können sich darauf verlassen, dass ihre Daten korrekt und aktuell sind. Kurz gesagt: Nur wer Ordnung im Kern hat, kann darauf aufbauend sichere und zukunftsfähige HR-Prozesse entwickeln.

Station 2: Strukturierte Organisation für die Zukunft

Wer sein Organisationsmodell klar strukturiert, schafft die Basis für flexible und zukunftsfähige Weiterentwicklung. Das Organisationsmodell bzw. Organigramm bildet die Grundlage, um Zugriffsschutz, Rollen und Teams strukturiert abzubilden. Dadurch lassen sich künftige HR-Prozesse effizienter implementieren. Gleichzeitig wird gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Daten erhalten. Im HR bedeutet das:

• Lohninformationen sind nur für befugte Personen sichtbar.

• Führungskräfte sehen die Daten ihrer Teams, aber nicht jene von anderen Abteilungen.

• Mitarbeitende greifen nur auf ihre eigenen Daten zu.

So werden Datenschutz und gesetzliche Vorgaben eingehalten – ein Muss, wenn Prozesse digitalisiert werden. Eine gut strukturierte Organisation passt sich auch Veränderungen im Unternehmen flexibel an – sei es durch Wachstum oder Umstrukturierungen. Mitarbeitende oder Abteilungen lassen sich unkompliziert integrieren, Reorganisationen erfordern keine komplette „Neuerfindung“ des Systems und Ihre HR-Prozesse bleiben auch in Wachstumsphasen stabil.

Station 3: Hürdenfreier Zugang zu Daten – für alle Mitarbeitenden

Moderne HR-Systeme leben vom Prinzip «Self Service». Das bedeutet: Mitarbeitende können ihre persönlichen Daten, Absenzen oder Lohnabrechnungen jederzeit selbst einsehen und verwalten – ohne Umwege über die HR-Abteilung. Dadurch entsteht Transparenz und Vertrauen. Gleichzeitig entlastet es die HR-Abteilung von zahlreichen administrativen Anfragen und schafft so Freiraum für strategische Aufgaben.

Noch wichtiger: Durch Self Service bleiben die Daten laufend aktuell und korrekt, was die Grundlage für automatisierte Prozesse und verlässliche Auswertungen schafft. Damit wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch ein kultureller Wandel angestossen – Mitarbeitende übernehmen Verantwortung für ihre Daten und entwickeln eine digitale Selbstverständlichkeit, die weitere Stufen der Digitalisierung erleichtert. 

Station 4: Stakeholder kennen und ins Boot holen

Personalmanagement betrifft nicht nur die HR-Abteilung, sondern sämtliche Mitarbeitende. Führungskräfte, Mitarbeitende, Geschäftsleitung – alle Stakeholder haben unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen:

• Die Geschäftsleitung will verlässliche Kennzahlen.

• Führungskräfte brauchen transparente Zugriffe und zielgerichtete Führungsinstrumente.

• Mitarbeitende erwarten einfache und nutzerfreundliche Prozesse.
• Die IT legt Wert auf Datenschutz und -sicherheit.

Mit Einbezug dieser Bedürfnisse verhindern Sie, dass Ihr HR-Digitalisierungsprojekt in der Seitenstrasse endet. Wer die Zielgruppen innerhalb des Unternehmens kennt und als Partner frühzeitig einbindet, sorgt dafür, dass die entwickelten Lösungen auch wirklich gelebt werden. So entsteht eine Datenbasis, die nicht nur technisch sauber, sondern auch organisatorisch breit getragen ist – und genau das ist die Voraussetzung für jede weitere Digitalisierung im HR. 

Fazit: Erst die Strasse bauen, dann das Rennen fahren

Eine gute Strasse ist die Voraussetzung für jedes Rennen – niemand würde auf einem Schotterweg ein Formel-1-Auto starten lassen. Genauso verhält es sich im HR. Wer seine Personaldaten sorgfältig strukturiert, schafft Ordnung und legt den Grundstein für nachhaltige Weiterentwicklung – ob bei der Automatisierung, der Einführung neuer HR-Prozesse oder beim Einsatz von KI. Mein Appell an Sie: Prüfen Sie, wie solide Ihr HR-Fundament heute ist. Denn nur auf einer starken Basis können Sie im HR die Geschwindigkeit aufnehmen, die Ihr Unternehmen in Zukunft braucht.